Ishikawa-diagram – årsag og virkning problemanalyse

Har du bemærket, at du har haft mindre overskud på det seneste, at din kundebase ikke vokser, og at dine medarbejdere siger op? Måske kan du spotte andre vanskeligheder i din virksomhed? Årsagerne til den dårlige tilstand i en virksomhed er ikke altid åbenlyse, hvilket er grunden til, at Ishikawa-diagrammet blev oprettet for at hjælpe med at identificere dem. I den følgende artikel vil vi forklare, hvordan man udfører en årsag- og virkningsanalyse af en virksomheds problemer!

Ishikawa-diagram – indholdsfortegnelse:

1. Hvad er et Ishikawa-diagram?
2. Typer af Ishikawa-diagrammer
3. Ishikawa-diagram – årsag- og virkningsanalyse
4. Fordele og ulemper ved Ishikawa-diagrammet
5. Sammenfatning

Hvad er et Ishikawa-diagram?

Et Ishikawa-diagram er et værktøj, der billedligt angiver årsagerne og virkningerne af en given vanskelighed. Som et resultat gør det det lettere at analysere processerne i en virksomhed, hvad enten det handler om produktion, markedsføringsaktiviteter, fremtidige aktiviteter eller enhver udfordring, som iværksættere står overfor.

Typer af Ishikawa-diagrammer

Der er flere måder at udføre en årsag- og virkningsanalyse på. Den mest populære er uden tvivl den såkaldte 6M, men 3M, 8P, 4S-diagrammer er også anvendelige. Valget af en bestemt type afhænger af det problem, vi adresserer, eller den branche, vi opererer i.

6M-metoden

6M står for de seks faktorer, den er designet til at analysere. Disse inkluderer følgende:

• Arbejdskraft (mennesker) – refererer til de personer, der er involveret i processen, deres holdninger og kompetencer;
• Materialer – inkluderer alle værktøjer, ressourcer, der er nødvendige for gennemførelsen af processer, uanset om de er af tilstrækkelig kvalitet;
• Maskiner (maskiner) – er forbundet med teknologiske faciliteter og udstyr, gennem hvilke produkter skabes og tjenester udføres, hvilket bestemmer deres effektivitet og udfører reparationer;
• Metoder (anvendte metoder) – refererer til procedurerne og metoderne for produktion, implementering af tjenester, om metoderne til præstationsmåling giver pålidelig og korrekt information om processerne, om der er såkaldte flaskehalse ?;
• Ledelse (ledelsesstil) – det vil sige beslutning om kommunikationsstil, delegation af opgaver og planlægning af aktiviteter inden for virksomheden;
• Moder Natur eller Miljø – inkluderer alle eksterne faktorer, der påvirker virksomheden, f.eks. reguleringer, geografisk placering, tilfældige hændelser osv.

3M-metoden

En forenklet version af ovenstående metode er 3M. Den er begrænset til kun 3 aspekter:

• Arbejdskraft (mennesker);
• Maskiner (maskiner);
• Materialer.

Den er nyttig til mindre komplekse processer, der ikke behøver at blive inspiceret og forfinet så ofte.

8P-metoden

Dette model er den mest omfattende af alle dem, der præsenteres her. 8P står for:

• Mennesker – hvem bliver involveret i processen, og hvordan er de involveret?
• Procedurer (procedurer) – hvad er anbefalingerne, reglerne for virksomhedens processer? Opfylder de deres funktion?
• Steder (lokation) – hvor finder virksomhedens aktiviteter sted, er der bedre steder at udføre dem?
• Politikker (regler) – hvilke standarder er der i virksomheden eller faciliteterne? Bliver de overholdt?
• Processer (processer) – hvad er trinene i processen, og sikrer de produktivitet?
• Pris (pris) – hvad er forholdet mellem virksomhedens udgifter og de opnåede overskud?
• Promotion (markedsføring) – hvad er virksomhedens markedsføringsstrategi? Hvordan markedsføres produkter eller tjenester?
• Produkt (produkt) – hvilke varer produceres/hvilke tjenester tilbydes? Hvordan kan de forbedres?

4S-metoden

Den bruges typisk i serviceindustrier. Den inkluderer 4 elementer:

• Leverandører (leverandører) – fra hvem får vi varer?
• Systemer (systemer) – hvilke processer finder sted i virksomheden, og hvad kan forbedres i dem?
• Færdigheder – hvilke færdigheder i teamet er værdifulde for os, og hvilke færdigheder bør vi udvikle?
• Omgivelser – hvad er kundens oplevelse med vores virksomhed, hvad skal ændres for at forbedre servicen?

Ishikawa-diagram – årsag- og virkningsanalyse

For at oprette et Ishikawa-diagram skal du følge de trin, der er skitseret nedenfor. Vi vil illustrere det med et eksempel fra e-handelsindustrien (vores online butik).

1. Identificer problemet

Eller – hvad er de mærkbare konsekvenser af virksomhedens funktionsfejl? Disse kunne være problemer relateret til dårlig produktionskvalitet, faldende overskud, lav rentabilitet osv. At bestemme problemet vil ikke altid være let, så det er værd at analysere individuelle elementer af processerne (f.eks. salg) fra tid til anden og lytte til kundernes feedback og opfordre medarbejdere til at rapportere fejl, brainstorme.

2. Bestem årsagskategorier

Disse er de områder, vi analyserer. Anvend en af de ovenstående klassifikationer – 6M, 3M, 8P eller 4S – til dette formål. Tilpas dem til dine behov og den branche, du opererer i. I dette eksempel har vi valgt 6M-modellen:

• Mennesker – hvilke vanskeligheder bemærker du blandt dit personale?
• Ledelse – hvilke fejl begås på ledelsesniveau (kan inkludere hvordan man kommunikerer med medarbejdere, kontrollerer individuelle processer)?
• Miljø – overholder virksomheden reguleringer? Har nogen nylige eksterne hændelser uden for vores kontrol skadet driften af onlinebutikken?
• Metoder – hvilke mangler bemærkes under kundens købsproces?
• Maskiner – fungerer hjemmesiden glat, og er den sikker for brugernes personlige data?
• Materialer – har virksomheden flere kommunikationskanaler med kunden? Er platformen integreret med andre portaler?

Identificer de specifikke årsager til problemet

På dette stadium skal du erkende, hvilke aspekter du skal være opmærksom på, og bestemme årsagerne til virksomhedens lave rentabilitet. Overvej hvert element af 6M-modellen. Årsagen vil ikke altid være åbenbar ved første øjekast – brug teknikken med at spørge “hvorfor” et problem opstår fem gange for at finde den primære årsag.

Lav et Ishikawa-diagram

Det skal mere eller mindre se ud som det nedenfor. At forstå forbindelserne mellem virkninger og årsager bør give dig mulighed for at anvende passende løsninger på problemet. Dette kan inkludere brugen af værktøjer, der er specifikke for strategien for lean management.

Figur 1. Et eksempel på et Ishikawa-diagram for en online butik

Fordele og ulemper ved Ishikawa-diagrammet

Som enhver analysemetode har den sine styrker og svagheder. I dette tilfælde skelner vi blandt andet:

FORDELE

• Det letter opdagelsen af årsagerne til eksisterende problemer og svagheder i virksomheden;
• Det er nyttigt under teammøder, brainstorming;
• Det forbedrer kommunikationen med teamet;
• Det hjælper ved formuleringen af en ny virksomhedsstrategi eller ved justeringer;
• Det er gennemsigtigt og enkelt at udføre.

ULEMPER

• Det kræver fuld engagement og ærlighed fra teammedlemmernes side;
• For meget fokus på de forkerte områder, hvilket overser de centrale;
• Det kan nogle gange være tidskrævende – det kan tage tid at finde årsagerne til en given situation;
• Ved mere komplekse problemer kan årsag- og virkningsanalysen være utilstrækkelig.

Sammenfatning

Ishikawa-diagrammet er et universelt analyseværktøj, der kan anvendes i forskellige brancher. Med det vil du minimere risikoen for at pådrage omkostninger og tab inden for processerne, og hvis du tager forebyggende foranstaltninger – vil du eliminere fejl og øge effektiviteten og overskuddet i virksomheden.

Læs også: Hvordan implementerer man Agile i sin virksomhed?

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.