Årsager og konsekvenser af kommunikationsbrud i organisationer

Hvad er kommunikationsbrud?

Kommunikationsbrud i en organisation refererer til en forstyrrelse i informationsstrømmen, der fører til en række vanskeligheder. Det kan forekomme mellem forskellige hierarkiske niveauer, afdelinger, teams eller endda enheder, der arbejder sammen – i stort set enhver virksomhed, uanset hvilken branche den opererer i. Oftest tager det form af forvrængning, unøjagtighed eller mangel på klarhed i de formidlede budskaber, hvilket i høj grad hæmmer kommunikationen. Som et resultat kan alle former for fejl og misforståelser opstå – både enklere at løse og med potentiale til at udvikle sig til alvorlige konflikter både internt og eksternt.

Årsager til kommunikationsbrud

Kommunikationsbrud kan forekomme mellem forskellige personer (kolleger, medarbejder-leder eller organisation-ekstern partner), inden for ethvert muligt emne eller på alle niveauer. Oftest er der 3 grunde bag det, som vi lister nedenfor.

1. Mangel på tilstrækkelige kommunikationsevner

Miscommunication opstår primært i situationer, hvor der er huller i kommunikationsevnerne blandt medarbejderne. Hvis afsenderen ikke er i stand til at udtrykke sine tanker eller formidle information eller forventninger på en måde, som modtageren kan forstå, kan dette føre til misforståelser og fejl. Uklare instruktioner, vage mål eller mangel på klarhed får medarbejdere til at udføre opgaver, der ikke stemmer overens med deres intentioner, eller endda – ude af stand til at forstå organisationens forventninger og behov. Hvis en sådan situation har varet længe, kan det skabe kaos i virksomheden.

2. Utilstrækkelige kommunikationskanaler

Kommunikationsproblemer kan også opstå, når en organisation mangler tilstrækkelige kommunikationsmidler, eller de eksisterende er ineffektive og ikke giver en fuld informationsstrøm. Hvis en organisation ikke har en veludviklet kommunikationsstruktur, hvor informationsoverførslen sker effektivt og uden hindringer, kan der uden tvivl opstå flaskehalse i informationsstrømmen. Mangel på regelmæssige møder, utilstrækkelige kommunikationsværktøjer eller overdreven papirarbejde kan resultere i, at vigtig information ikke når de personer, der har brug for den, rettidigt.

3. Kulturelle forskelle

Denne årsag er blevet særligt vigtig i de senere år, hvor vi i stigende grad arbejder med multikulturelle teams i organisationer. Lederen af et team bestående af personer fra forskellige kulturer eller nationaliteter skal være opmærksom på forskellene mellem dem og sikre, at kommunikationen forstås af alle på samme måde. Derudover kan effektiv forståelse mellem medarbejdere også hindres af psykologiske forskelle såsom kommunikationsstile eller kommunikationspræferencer (verbal, skriftlig osv.) – denne kendsgerning bør også tages i betragtning.

Konsekvenser af kommunikationsbrud

De mest alvorlige negative resultater af kommunikationsbrud i organisationer bør betragtes som forsinkelser i opgaveløsningen – især dem, der er knyttet til eksterne forretningspartnere og endda kan føre til brud på samarbejdet (hvis overordnede ikke formår at afværge situationen) eller som er knyttet til kunder og får negative konsekvenser for dem. Tilsvarende kan en ekstremt hård konsekvens være uretmæssig afskedigelse af en medarbejder for at have begået en fejl som følge af forkert kommunikation. Andre konsekvenser af kommunikationsbrud er:

• Interpersonelle konflikter, der oversættes til mangel på tillid i teamet eller en voksende modvilje mod samarbejde,
• En stigning i stressniveauet hos enkelte medarbejdere,
• En reduktion i motivationen til at arbejde, der oversættes til lavere produktivitet,
• Mulige økonomiske tab (også spild af de ressourcer, man har, og fremkomsten af yderligere omkostninger, der kunne være undgået),
• Negativt eksternt image, hvis virksomhedens problemer når offentligheden.

Kommunikationsbrud – opsummering

På baggrund af de forskellige typer konsekvenser af kommunikationsbrud i en organisation, der er angivet ovenfor, er det nødvendigt for virksomheder i forskellige brancher at investere i effektiv kommunikation. De bør gøre det inden for to områder i særdeleshed: både med hensyn til at implementere en passende kommunikationsinfrastruktur og udvikle kommunikationsevnerne hos deres medarbejdere (f.eks. ved hjælp af forskellige typer træning, herunder klart sprog). Dette er den eneste måde at sikre, at information kommunikeres på den rigtige måde – uanset om det er mellem medlemmer af det samme team eller mellem afdelinger eller forskellige niveauer i hierarkiet.

Læs også: Forhandling af fjernarbejde med en medarbejder, hvordan gør man det?

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.