Hvordan definerer man omfanget af et projekt og undgår omfangsudvidelse? | #36 Kom godt i gang med projektledelse

Før projektlivscyklussen overhovedet begynder, tænker projektlederen på projektets omfang. Han analyserer kundens krav og forventninger, sammenligner dem med de tilgængelige ressourcer og konfronterer dem med tidsbegrænsninger. Som et resultat kan han definere projektets omfang godt. Men selv en eksemplarisk udførelse af denne opgave er ikke en garanti for, at projektets omfang vil vokse overdrevent under implementeringen. Så hvordan definerer man projektomfanget godt og undgår omfangsudvidelse?

Hvordan definerer man omfanget af et projekt og undgår omfangsudvidelse? – indholdsfortegnelse:

1. Introduktion
2. Definere projektets omfang
3. Forståelse af krav
4. Arbejdsnedbrydningsstruktur (WBS)
5. Prioriteter for risikable opgaver
6. Det sidste ansvarlige øjeblik (LRM)
7. Hvordan undgår man omfangsudvidelse?
8. Sammenfatning

Introduktion

Ifølge PMBOK er projektomfanget “det arbejde, der skal udføres for at levere et produkt, en service eller et resultat med de specificerede funktioner og egenskaber.” For at projektresultatet skal opfylde interessenternes forventninger, og for at projektet i sig selv skal være en succes, skal du definere omfanget så præcist som muligt.

Definere projektets omfang

Projektlederen bør i starten sikre, at det planlagte projekt klart har defineret følgende områder:

• forretnings- og tekniske krav fra interessenter,
• arbejdsfordelingsstruktur,
• prioriteter for de opgaver med den højeste risiko, dvs. dem, der er mest innovative eller finder sted for første gang,
• aftalt med interessenterne om en “sidste ansvarlige øjeblik” (LRM, Last Responsible Moment) tilgang.

Lad os se på, hvilke spørgsmål en projektleder bør besvare, når han definerer hver af dem.

Forståelse af kravene

Projektlederen bør besvare følgende spørgsmål ved at spille rollen som interessent i et øjeblik:

1. Hvad er de finansielle og ikke-finansielle fordele ved dette projekt? – Finansielle fordele kan referere til salg af det produkt eller den service, der er skabt i projektet. Men fordelen kan også være forbedringen af virksomhedens image, effektiviteten af onboarding eller implementeringen af ny software til at lette projektledelsen, såsom Firmbee.
2. Hvem vil blive påvirket af implementeringen af projektet? – Projektimplementering indebærer ændringer inden for og uden for organisationen. Derfor er det værd at stille mere specifikke spørgsmål:

a. Vil implementeringen af projektopgaverne kræve omorganisering inden for virksomheden, ændring af medarbejdernes ansvar, ansættelse af nye personer eller arbejde med freelancere?

b. Vil resultaterne af projektet være synlige i det offentlige rum og have indflydelse på lokalsamfundet?

c. Hvem vil drage fordel af implementeringen?

3. Hvilke behov skal projektresultaterne opfylde?
4. Hvilke tekniske specifikationer skal projektresultaterne have?

Arbejdsnedbrydningsstruktur (WBS)

At skabe en struktur for arbejdsdelingen i et projekt indebærer at besvare hierarkisk arrangerede spørgsmål:

1. Hvad er det primære formål med at implementere projektet?
2. Hvad er de specifikke mål?
3. I hvilken opgave er de specifikke mål opdelt?
4. Hvornår skal målene og målsætningerne være opfyldt?
5. Hvilke specialister vil blive betroet hver af dem?

Kun det overordnede mål bør forblive helt uændret. På den anden side er svarene på spørgsmål 2 til 5 detaljerede og præciseres i løbet af projektet.

Prioriteter for risikable opgaver

De vigtigste spørgsmål om risikable opgaver er relateret til deres nøjagtige identifikation og bestemmelse af, hvordan risikoområder kan påvirke projektets omfang.

1. Hvilke opgaver har den højeste risiko for fiasko?
2. Hvilke faktorer afhænger succesen af hver af disse opgaver af? Det kan være tilgængeligheden af materialer, specialister eller, i tilfælde af F&U-projekter, de svære at forudsige resultater af forskning og eksperimenter, såsom kurven for forbedring af nøjagtigheden af en kunstig intelligensmodel under maskinlæring.
3. Hvilken indflydelse vil fiaskoen af denne opgave have på resten af projektet?
4. Hvordan vil den forlængede udførelse af denne opgave påvirke evnen til at nå projektmålet?
5. Hvor meget kan vi øge projektets omfang for at gennemføre denne opgave?

Det sidste ansvarlige øjeblik (LRM)

Prioritering af opgaver er nært relateret til princippet om det sidste ansvarlige øjeblik (LRM), også kendt som princippet om det mindst gunstige øjeblik.

Det er en risikominimeringsstrategi at udsætte opgaver, indtil det er mere risikabelt at fortsætte med at udsætte dem end at fuldføre dem med det samme. Det undgår spild af indsats, når en opgave viser sig at være unødvendig, eller der foretages ændringer i projektmålene eller kravene.

Dette princip, der stammer fra Lean-metodologien, anvendes også på beslutninger, der er afgørende for projektet og svære at ændre, såsom:

• Indkøb af specialiseret udstyr, der vil være nødvendigt for de videre faser af projektimplementeringen,
• Design af strukturen for de mål, der skal opfyldes af de opgaver, der skal udføres.

De spørgsmål, som en leder, der arbejder i henhold til LRM-princippet, bør stille sig selv, kan formuleres som følger:

• Er det nødvendigt at begynde at arbejde på opgaven allerede nu?
• Hvad sker der, hvis jeg udsætter opgaven?
• Hvad vil konsekvenserne være af at træffe en beslutning for sent?
• Hvad kunne konsekvenserne være af at træffe en beslutning for tidligt? For eksempel at opdage senere, at det er unødvendigt, eller at kravene er ændret, løsningen ikke bruges, eller at forretningsværdien er blevet forældet.

Hvordan undgår man omfangsudvidelse?

Selv de bedst planlagte projekter har tendens til at vokse (omfangsudvidelse) under deres implementering, f.eks. et produkt, der oprindeligt skulle have to funktioner, pludselig nu skal have seks. For at undgå dette bør projektlederen etablere en sikker omfangsudvidelse med interessenterne. Grundlaget for at minimere projektomfangsudvidelse er – udover at definere omfanget af opgaver og forretningsforventninger – løbende kommunikation med teamet og interessenterne. Men de vigtigste forsvar mod omfangsudvidelse er:

• En veludarbejdet tidsplan,
• Effektiv brug af opgavestyringssoftware og kommunikation med teamet,
• Informere alle interesserede parter om nøgleændringer i projektet.

Det er også værd at huske, at undgåelse af omfangsudvidelse er en løbende proces. Derfor kræver projektets omfang regelmæssig overvågning og kontrol, og projektlederen bør være parat til hurtigt at reagere og træffe beslutninger, når situationer opstår, der kan føre til omfangsudvidelse.

Sammenfatning

Projektomfanget er et nøgleelement i et velplanlagt projekt, da det klart definerer, hvad der skal implementeres, og hvad der ikke er inkluderet i projektet.

Projektlederens opgave er derfor at definere projektets omfang, før arbejdet begynder ved at:

• Analysere kundens krav og forventninger,
• Sammenligne dem med de tilgængelige ressourcer, og
• Konfrontere tidsbegrænsninger.

Men selv et veldefineret projektomfang kan ændre sig under implementeringen. For at undgå projektomfangsudvidelse, kendt som omfangsudvidelse, skal man holde sig til en arbejdsnedbrydningsstruktur, omhyggeligt prioritere risikable opgaver og bruge en “sidste ansvarlige øjeblik” tilgang.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.