Risikoanalyse i projekter og værktøjer til at lette det | #38 Kom godt i gang med projektledelse

Risikoanalyse hjælper med at øge chancerne for en vellykket gennemførelse af et projekt. Men hvilke typer risici kan true et projekt? Hvilke værktøjer skal anvendes for at identificere dem i tide?

Risikoanalyse – indholdsfortegnelse:

1. Introduktion
2. Typer af risici i projekter
3. Tekniske risici
4. Ressourcerisiko
5. Risici i forretningsmiljøet
6. Værktøjer til risikoanalyse
7. Ishikawa-diagram
8. Risikomatrix
9. Sammenfatning

Introduktion

Risikoanalyse er en nøglekomponent i projektledelse, fordi det muliggør:

• identifikation,
• vurdering og
• reaktion på potentielle risici, hvis overset kan føre til, at hele projektet fejler.

Ifølge Project Management Institute’s (PMI) rapport fra 2021, mislykkes næsten halvdelen af projekterne med at nå deres mål, og mere end halvdelen er bagud i tidsplanen eller overskrider budgettet.

Typer af risici i projekter

De tre mest almindelige risici, der påvirker de fleste virksomheders projekter, er:

• Teknisk risiko – refererer til problemer relateret til software, hardware eller processer, der kan forhindre implementeringen af projektet
• Ressourcerisiko – inkluderer problemer relateret til tilgængeligheden af ressourcer, såsom medarbejdere, budget eller tid
• Risiko i forretningsmiljøet – vedrører problemer som ændringer i reguleringer eller konkurrence.

Lad os se nærmere på hver af dem for at se, hvordan man identificerer, analyserer og reagerer på hver type risiko.

Tekniske risici

For effektivt at identificere og analysere tekniske risici, skal du udføre en detaljeret analyse af de tekniske specifikationer for projektet ved at besvare disse spørgsmål:

• Hvilke opgaver vil kræve brug af innovativ teknologi?
• Har organisationen et team til at udvikle, implementere og drive den teknologiske side af projektet? Hvis ikke,
• Hvilken løsningsudbyder skal vælges, og hvordan skal en kontrakt med entreprenører formuleres?

Du bør også udføre en scenariebaseret risikoanalyse for at opdage potentielle problemer og deres konsekvenser. For at minimere tekniske risici, skal der lægges særlig vægt på kvalitetskontrol i projektet og sørge for regelmæssig testning og vedligeholdelse. En beredskabsplan kan også overvejes. Projektlederen bør også holde sig ajour med teknologiske innovationer og konsultere eksperter inden for det område, hvor projektet implementeres.

Ressourcerisici

Minimering af ressourcerisici kræver en analyse af tilgængeligheden af specialister og kvalificerede arbejdere, den realistiske tilgængelighed af budget og tid til uafbrudt udførelse af opgaver.

Når man analyserer denne type risiko, bør projektlederen stille følgende spørgsmål:

1. Har organisationen nok specialister inden for nøgleområderne i projektet, såsom programmering, design eller finansiering, for eksempel?
2. Er der tilstrækkelige procedurer og værktøjer til ressourcestyring, såsom ressourceplanlægning eller rapportering?
3. Inkluderer projektbudgettet tilstrækkelige midler til at rekruttere eller outsource ressourcer efter behov?

Risici relateret til forretningsmiljøet

Forretningsrisici er primært relateret til fremkomsten af den dynamiske udvikling af konkurrence. De kan også referere til nye reguleringer, der påvirker budgettet eller tidsplanen for projektet. Gode eksempler er behovet for certificering af løsninger eller officielle procedurer, der går forud for introduktionen af resultatet til markedet eller nødvendigheden af at fortsætte projektet.

Eksempler på spørgsmål, der kan hjælpe projektlederen med at analysere forretningsrisici, er som følger:

1. Er vi opmærksomme på potentielle reguleringsændringer i den branche, hvor vores projekt opererer?
2. Har vi analyseret potentielle trusler fra konkurrenter, såsom nye produkter eller tjenester?
3. Har vi en beredskabsplan i tilfælde af ugunstige ændringer i forretningsmiljøet, såsom et fald i efterspørgslen efter vores produkt eller service?

Værktøjer til risikoanalyse

Til indledende risikoanalyse vil en bredt anvendt SWOT fungere godt. Men når man udfører en grundig diagnose af teknologiske, ressourcemæssige og forretningsrisici, er det bedre at vælge dedikerede specialiserede værktøjer. Følgende er kendt for deres effektivitet:

• Ishikawa-diagram, også kaldet et fiske-diagram på grund af sin karakteristiske form, og
• Risikomatrix.

Ishikawa-diagram

Ishikawa-diagrammet er et værktøj til at identificere og analysere årsagerne til problemer og potentielle risici. Det blev udviklet af Dr. Kaoru Ishikawa, en japansk ingeniør og kvalitetskonsulent. Ishikawa var en velkendt foredragsholder og ekspert i kvalitetsledelse og skaberen af mange andre kvalitetsrelaterede værktøjer og metoder, såsom Pareto-diagrammet og histogram-diagrammet. Ishikawa arbejdede primært i industrien, men hans værktøjer og metoder fandt også anvendelse i andre områder, herunder projektledelse.

Ishikawa-diagrammet præsenterer et problem i form af et årsags- og virkningsdiagram, hvorfra du kan udtrække de vigtigste årsager til problemet. Blandt andet kan det give en vurdering, der har til formål at opdage tekniske risici. Dette skyldes, at det kan identificere potentielle mangler eller problemer relateret til teknologi og bestemme deres årsager.

Risikomatrix

Risikomatrixen dukkede først op i 1950’erne i luftfartsindustrien, hvor den blev anvendt til at vurdere flysikkerhedsrisici. Værktøjet er populært ikke kun i projektledelse, men også i erhvervslivet, videnskab eller sikkerhedsanalyse.

Risikomatrixen gør det muligt at bestemme risikoniveauet for hver fare ved at tildele den en vægt baseret på dens sandsynlighed for forekomst og virkninger. Det er en simpel tabel, hvor rækkerne repræsenterer de forskellige risici, og kolonnerne repræsenterer sandsynligheden for forekomst og indvirkning.

Risikomatrixdiagrammet består af firkanter, der repræsenterer individuelle risici. Hver fare tildeles en af fire firkanter, der svarer til risikoniveauet:

• lav,
• middel,
• høj eller
• meget høj.

Firkanterne giver information om sandsynligheden for forekomst og konsekvenserne af risikoen. Ved at anvende risikomatrixen kan projektlederen identificere, hvilke risici der er forbundet med projektet, og overveje, hvilke handlinger der skal tages for at minimere dem.

Sammenfatning

Risikoanalyse identificerer, vurderer og reagerer på potentielle risici, der kan påvirke succesen af et projekt. Men volatiliteten i nutidens forretningsmiljø gør det stadig sværere at analysere og drage præcise konklusioner. Der opstår nye typer risici relateret til for eksempel cybersikkerhed, inflation eller tilgængelighed af råmaterialer. Derfor er det værd at huske, at risikoanalyse er en løbende, gentagen og opdateret proces, der finder sted gennem hele projektet.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.