Virksomhedseventplanlægning i 6 trin

En af de mest populære og dynamisk udviklende grene inden for marketing er event marketing. Det handler om organiseringen af forskellige begivenheder, hvis formål er at opfylde virksomhedens mål. Der er flere typer af begivenheder, og en af dem er en virksomhedsevent. Hvad er det? Hvordan organiserer man det godt? Læs artiklen for at finde ud af mere om planlægning af virksomhedsevents.

Planlægning af virksomhedsevents – indholdsfortegnelse:

1. Hvad er en virksomhedsevent?
2. Definer mål
3. Tænk på en målgruppe
4. Vælg tid og sted
5. Sæt et budget
6. Opret en tidsplan
7. Promover din event

Hvad er en virksomhedsevent?

En virksomhedsevent er en begivenhed, der er organiseret af en virksomhed for dens medarbejdere, kunder eller forretningspartnere. Afhængigt af hvem begivenheden henvender sig til, kan den have forskellige mål. For eksempel kan formålet med en kontorfest være at reducere arbejdsrelateret stress, styrke samarbejdet, forbedre medarbejderrelationer og opbygge et godt team. På den anden side er det primære mål for begivenheder, der er organiseret for forretningspartnere, ofte præsentationen af et nyt produkt.At organisere en virksomhedsevent er et komplekst projekt. For at planlægge det godt, skal du huske på et par ting.

Definer mål

Hele forløbet af begivenheden afhænger af dens mål. Det første, man skal tænke på, når man organiserer den, er at definere, hvem den er for, og hvad dens mål er. Dette kan være en brandpromovering, at skabe nye forretningskontakter, forbedre kommunikationen og øge medarbejdermotivation. Når du definerer dine mål, er det nyttigt at stille dig selv følgende spørgsmål: Hvorfor organiserer jeg en begivenhed? Hvad skal deltagerne få ud af det, og hvad skal de huske? Hvordan vil jeg præcist måle dens succes?

Tænk på en målgruppe

Når du organiserer en virksomhedsevent, skal vi altid huske på, hvem vi planlægger den for. Deltagernes tilfredshed er nøglen til din succes. Tænk på deres behov og forventninger. Tag dem i betragtning, når du vælger den rigtige dato, sted og attraktioner.

Vælg tid og sted

At vælge den rigtige tid og sted er også en vigtig ting, når det kommer til planlægning af virksomhedsevents. Det er værd at tage hensyn til elementer som nem adgang til begivenhedsstedet og tilstrækkeligt stort plads til at rumme antallet af dine gæster. Hvis begivenheden er organiseret udendørs, skal du huske på vejret og planlægge, hvad du skal gøre, hvis det pludselig ændrer sig. Datoen for din begivenhed bør tilpasses de inviterede personer. Tjek, om den ikke kolliderer med andre fejring, som kan være en distraktion for dine gæster.

Sæt et budget

Næste skridt er at tjekke, hvilket budget du har. Planlæg dine udgifter omhyggeligt og lav et omkostningsoverslag. Tænk over, om det er værd at samarbejde med sponsorer. En sådan løsning vil reducere dine omkostninger, bringe en betydelig merværdi til din begivenhed og gøre den endnu mere attraktiv.

Opret en tidsplan

Præcis planlægning af virksomhedsevents er nøglen til deres succes. Forbered en detaljeret tjekliste, der giver dig mulighed for at holde alt under kontrol. Husk både begivenhedens tidslinje og ting, der skal organiseres på forhånd, f.eks. besøg på stedet, fakturabetalinger og udsendelse af invitationer. En god idé er at bruge en tidsplanlægger for at hjælpe dig med at holde dig organiseret.

Promover din event

Deltagerne er det vigtigste element i din begivenhed. Det er trods alt for dem, at du organiserer den. Derfor bør du afsætte tid til at promovere den. Der er mange måder at informere dine gæster om det. Du kan sende invitationer enten med traditionel post eller e-mail. For at opmuntre medarbejdere til at deltage i begivenheden, tag en mere kreativ tilgang. En almindelig praksis er at sende små gaver, dvs. gaveæsker, sammen med invitationen. Hvis dit projekt har en åben formel, kan du oprette begivenheden på Facebook. Takket være dette vil beskeden nå en stor gruppe modtagere. Du bør også huske at dele information om begivenheden på andre sociale netværk.

Planlægning af virksomhedsevents – opsummering

Planlægning af virksomhedsevents kan blive komplekst. Det er en udfordrende opgave, der kræver meget arbejde og dedikation. Der er dog softwareværktøjer, der kan strømline denne proces. Et af dem er Firmbee.

Med Firmbee kan du nemt planlægge hver detalje af din begivenhed. Et kanban-board vil hjælpe dig med at planlægge opgaver og fordele dem blandt dine kolleger. Takket være indstillingen af opgavestatusser og udveksling af kommentarer kan du holde dig opdateret og tjekke, om arbejdet med begivenheden skrider frem.

En anden nyttig funktion, som du vil finde i Firmbee, er en kontaktdatabase. Ved at bruge den har du adgang til alle relevante data om begivenhedsdeltagerne. Du kan gemme dem ét sted, så intet vigtigt undgår din opmærksomhed.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Linkedin og Twitter.