Virtuelle virksomhedsevents. Hvordan planlægger og gennemfører man dem?

Find din målgruppe og sæt et budget for virksomhedsevent

Opbygge relationer, fejre virksomhedens succeser, skabe nye forretningskontakter? Før du begynder at forberede dit virksomhedsevent, sæt dets mål og beslut, hvem der skal deltage. Når alt kommer til alt, bør du tilgå et event for medarbejdere anderledes end et event for kunder, entreprenører eller forretningspartnere.

Næste skridt er at overveje dit budget. Selvom virtuelle virksomhedsevents ikke er så dyre som traditionelle events, kan det stadig være nødvendigt at bruge nogle penge (f.eks. på platformgebyrer, præmier til deltagere og kompensation til gæster – afhængigt af de planlagte attraktioner).

Vælg det rigtige værktøj

Når du har defineret din målgruppe og sat budgettet, kan du gå videre til næste skridt, som er at vælge den rigtige platform til at afholde dit event. Analyser de tilgængelige muligheder, for eksempel Zoom, Microsoft Teams, ClickMeeting eller dedikerede virtuelle eventplatforme som Hopin eller Remo, og beslut derefter, hvilken løsning du vil vælge.

Opret et program for virksomhedseventet

Det er tid til at skabe en attraktiv eventplan. Afhængigt af typen af møde, vælg de rigtige attraktioner:

• Foredrag og workshops for at udvide viden og færdigheder,
• Spil og aktiviteter for at opbygge relationer,
• Konkurrencer og quizzer for at teste viden.

Afhold virksomhedseventet

Før det virtuelle virksomhedsevent, skal du sikre dig, at du som arrangør har den rette tekniske infrastruktur, herunder en stabil internetforbindelse og computerudstyr (headset, højttalere, et fungerende kamera osv.). Desuden, lav prøver for at undgå potentielle problemer.

På dagen for eventet, husk at byde deltagerne velkommen og gøre dem bekendt med formålet med mødet. Brug en række aktiviteter og tag regelmæssige pauser. Hvis det er muligt, tilbyd deltagerne drikkevarer og snacks. Nøglen til et vellykket virtuelt event er at holde deltagerne engagerede og tilpasse sig skiftende omstændigheder – prøv at huske dette gennem hele eventet.

Sammenfatning

Når det er ordentligt organiseret, kan et online teambuilding-møde eller et andet event være lige så attraktivt og effektivt som et traditionelt, selvom de bestemt kræver en anden tilgang. De kræver dog mindre arbejde og derfor færre ressourcer. Uanset om du planlægger et online eller offline event, kan du gøre dit arbejde lettere ved at bruge Firmbee, vores projektstyringssoftware. I Firmbee kan du bruge Kanban-tavler til at tildele opgaver, oprette to-do-lister, sætte prioriteter og kontrollere budgettet, alt sammen ét sted.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.