Virtuelle teambuilding-arrangementer og firmaevents. Hvordan planlægger og gennemfører man dem?

Okres lockdowns har dog vist os, at forskellige typer af begivenheder – såsom teambuilding, konferencer eller træning – også kan gennemføres online. På mange måder er planlægning af en sådan begivenhed ligesom arbejdet med en fysisk begivenhed, men det kræver, at man tager højde for nogle ekstra faktorer. Nedenfor beskriver vi 4 hovedtrin, der nødvendigvis skal tages for at gennemføre teambuilding i denne form.

Bestemmelse af mål, målgruppe og budget for teambuilding

Opbygning af relationer mellem medarbejdere, fejring af virksomhedens succes, etablering af nye forretningsforbindelser? Før man påbegynder nogen aktiviteter i forbindelse med organisationen, er det helt afgørende at fastlægge, hvilket mål man har, da dette primært vil bestemme, hvem der vil deltage (alder, interesser, stillinger). Man skal nemlig forholde sig anderledes til planlægningen af en begivenhed for medarbejdere (oftest i form af teambuilding), end når man ønsker at mødes med kunder, leverandører eller forretningspartnere.

Dernæst er det også værd at overveje, hvilket budget man har til rådighed. Selvom online firmaevents ikke er så dyre som traditionelle, kan de stadig kræve visse udgifter (f.eks. til platformen, præmier til deltagerne, honorar til gæsterne – afhængigt af de planlagte aktiviteter).

Prøv Firmbee gratis!

Valg af det rigtige værktøj

Efter at have fastlagt ovenstående spørgsmål kan du gå videre til næste trin, som er at vælge den rigtige platform til at gennemføre teambuilding eller en anden begivenhed. Dette kræver en analyse af, hvilke muligheder der er tilgængelige (blandt sådanne som Zoom, Microsoft Teams, ClickMeeting eller dedikerede platforme til organisering af virtuelle events som f.eks. Hopin eller Remo). Derefter skal du beslutte, om du vil bruge et værktøj, der dagligt fungerer som kommunikationsmiddel for medarbejdere, eller om du vil tage fat i en ny løsning.

Det er værd at vælge en løsning, der sikrer høj kvalitet af billede og lyd, samt muliggør interaktion mellem deltagerne, men som først og fremmest er forberedt på at håndtere en større belastning (f.eks. 100 eller flere personer ad gangen).

Udvikling af programmet for teambuilding

Det næste skridt, der skal tages, er at udvikle en attraktiv plan for begivenheden for deltagerne. Afhængigt af hvilken type du vælger (teambuilding, netværksmøde med partnere osv.), er det værd at vælge passende aktiviteter såsom:

• foredrag og workshops, der giver mulighed for at udvide viden og styrke færdigheder,
• lege og aktiviteter, der er en fremragende måde at opbygge relationer under underholdning,
• konkurrencer og quizzer med mulighed for at teste sin viden og færdigheder (helst mod uret med et element af konkurrence mellem deltagerne og med præmier til slut for at øge engagementet),
• kreative workshops (huske dog, at du skal sørge for at levere det nødvendige udstyr til deltagerne derhjemme).

Gennemførelse af begivenheden

Før selve den virtuelle teambuilding eller en anden firmaevent, skal du som arrangør sikre dig, at du har den rette tekniske infrastruktur, herunder en stabil internetforbindelse og computerudstyr (headset, højttaler, fungerende kamera osv.). Arranger også tekniske prøver for at undgå potentielle problemer. På dagen for begivenheden skal du huske at byde deltagerne velkommen i starten og præsentere dem for formålet med mødet, bruge forskellige former for aktiviteter og tage regelmæssige pauser (du kan sørge for drikkevarer og snacks betalt af firmaet i denne tid). Nøglen til en vellykket virtuel begivenhed er at engagere deltagerne, stræbe efter at nå målene og være fleksibel i tilpasningen til ændrede omstændigheder – sørg for at tage dig af dette gennem hele eventet.

Teambuilding og andre firmaevents online – opsummering

Med den rette organisering kan teambuilding eller andre firmaevents i online format være lige så attraktive og effektive som fysiske, selvom de uden tvivl kræver en anden tilgang, især når det kommer til at løfte kreativiteten i planlægningen af aktiviteter. De er dog forbundet med mindre arbejde, og dermed en mindre grad af ressourceengagement.

Uanset om du planlægger en online eller offline begivenhed, kan du gøre det lettere for dig selv at gennemføre alle opgaver ved at bruge projektstyringsprogrammet Firmbee. Her kan du med hjælp fra kanban-tavler fordele alle opgaver, oprette to-do-lister, fastlægge prioriteter for senere at kontrollere gennemførelsen (og budgettet) og udveksle informationer med andre, så du har alt det vigtigste samlet ét sted.

Hvis du kan lide det indhold, vi skaber, så tjek også: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.