Hvem har brug for et FMS? 5 tegn på, at du har brug for et freelance management system i din organisation

Vi har allerede skrevet om fordelene ved et freelance management system i artiklen “Hvordan hjælper et freelance management system dig på arbejdet?” Men hvordan kan man genkende, om din virksomhed har brug for et FMS? Hvad er tegnene, der indikerer, at dette system ikke kun ville gøre det lettere at administrere freelancere, men også forbedre de traditionelle forretningsmodeller, der anvendes i din organisation? I dag vil vi gennemgå nogle alarmerende tegn, der antyder, at en virksomhed har brug for at skifte til et moderne freelancer management system.

5 tegn på, at du har brug for et FMS – indholdsfortegnelse:

1. Forsinkede deadlines
2. Arbejdet går tabt i e-mail
3. Ingen mulighed for at overvåge fremskridt
4. Ideer, der forsvinder
5. Uventede og hyppige misforståelser

Forsinkede deadlines

Formentlig har vi alle i vores karrierer været ude for en situation, hvor nogle opgaver konstant bliver udsat. Det handler ikke om tilfælde af uforudsete omstændigheder som sygdom eller pludselige familiesituationer. De kan ske for alle. Vi taler om sene deadlines relateret til situationer, hvor freelancere har flere projekter, de skal færdiggøre, og ikke ved, hvordan de skal organisere sig for at få dem gjort til tiden.

Arbejdet går tabt i e-mail

At bruge freelancere, der arbejder på flere steder rundt om i verden og derfor i flere tidszoner, har mange fordele. En stor hindring ved sådan en multi-zone samarbejde er manglen på en ordentlig platform til at kommunikere og tjekke fremskridtene i arbejdet. Her kan freelancer management systemer være nyttige, da de fungerer som en sådan platform. Desuden påvirker tidsforskelle stærkt den hurtige kommunikation mellem virksomheden og entreprenørerne. For eksempel vil en freelancer, der arbejder i Østeuropa, læse en e-mail skrevet fra et kontor i USA den næste dag. Sådan opstår der forsinkelser, der får projektet til at overskride sin deadline.

Ingen mulighed for at overvåge fremskridt

En af fordelene ved at bruge tjenester fra freelancere er, at de kan arbejde fra deres hjem, hvilket oversættes til lavere omkostninger for virksomheden ved at reducere udgifterne til elregninger eller leje af et dedikeret kontor. Dog er en stor ulempe, især blandt nye freelancere, manglen på kontrol over deres arbejde. En dag kan de mobilisere sig selv ved regelmæssigt at besvare e-mails og generere rapporter, den næste dag er deres arbejde ikke så systematisk som det var dagen før. FMS giver mulighed for konstant at overvåge ordrerne, og at tjekke fremskridtene mobiliserer freelanceren internt til at arbejde systematisk.

Ideer, der forsvinder

En enkelt platform til at administrere freelancere er virkelig manglen på et virtuelt kontor. Et kontor, hvor ikke kun chefen bliver hørt, men også et mødested, hvor alle diskuterer problematiske emner, og medarbejdere deler deres tanker og ideer. Hvor ofte er det sket, at der under møder og planlægning ikke er opstået nye ideer eller forbedringer vedrørende arbejdet i virksomheden?

Ved at have et ordentligt freelancer management system kan du spore fremskridtene i givne projekter og excel-diagrammer eller grafer ét sted samt have et virtuelt mødested. Et sted, hvor du kan dele ideer og tanker. Hvis du bemærker en mangel på nye ideer i din virksomhed fra folk, der arbejder der, bør du overveje, om det ikke skyldes spredningen af specialister, der arbejder der.

Uventede og hyppige misforståelser

I digital kommunikations tidsalder, der overskrider afstande og tidszoner, er det meget let at have misforståelser. Hvor mange gange er det sket, at mens man skrev eller sendte en e-mail, gik nogle indviklede detaljer tabt, og man havde mange spørgsmål bagefter, der førte til misforståelser og lejlighedsvis endda vrede? Hvor mange gange har du faktisk indset, at hvis du havde sagt det samme til nogen ansigt til ansigt eller gennem et videoopkald, kunne sådanne situationer være blevet undgået? Et godt FMS hjælper med at undgå sådanne situationer ved at skabe et sted, hvor alle kan afklare alle spørgsmål i realtid, og at informationen ikke forbliver i modtagerens e-mail-indbakker.

Hvis nogen af advarselstegnene gælder for din virksomhed, eller endnu værre, hvis du bemærker, at de fleste af dem gør, er det det rette tidspunkt at overveje at implementere et FMS. Dog beroliger vi dig med, at det ikke er så svært en opgave, som du måske tror. For at bevise det for dig har vi forberedt en separat artikel om hvordan man effektivt implementerer et FMS i din virksomhed.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook og Twitter.