Alt om forretningsproceskortlægning. Kan det bruges i e-handel?

Forretningsdrift er baseret på mange komplekse procedurer. Hver dag kan der i hver af dem opstå fejl og mangler, der bemærkes for sent, hvilket i sidste ende fører til økonomiske tab. Ved du, hvordan man tidligt opdager uregelmæssigheder og undgår at spilde ressourcer? Udnyt forretningsproceskortlægning. Læs videre for at finde ud af mere.

Forretningsproceskortlægning – indholdsfortegnelse:

1. Hvad er forretningsproceskortlægning?
2. Typer af forretningsproceskort
3. Software til forretningsproceskortlægning
4. Fordelene ved forretningsproceskortlægning
5. Ulemperne ved forretningsproceskortlægning
6. Forretningsproceskortlægning i e-handel
7. Sammendrag

Hvad er forretningsproceskortlægning?

Hver proces, der finder sted i virksomheden (produktstyring, salgsproces osv.), kan opdeles i specifikke aktiviteter, der fører til opnåelse af det fastsatte mål. Forretningsproceskortlægning er den visuelle fremstilling af, hvad der foregår i virksomheden, og hvem der er ansvarlig for hver opgave.

Det er et nyttigt værktøj, der giver dig mulighed for at se virksomheden fra et bredere perspektiv. Takket være forretningsproceskortlægning kan du opdage uregelmæssigheder i processerne, eliminere eller reducere deres indvirkning, øge produktiviteten og sænke omkostningerne. Alle disse skridt er nøglen til at skabe overskud.

Typer af forretningsproceskort

For at illustrere forløbet af hver proces kan du bruge nogle værktøjer, der er skabt til dette formål. Vi vil liste dem, der oftest anvendes i praksis, nedenfor:

Grundlæggende flowdiagram

Visse flowdiagram-symboler bruges til at oprette det, f.eks. rektangler, der repræsenterer ethvert trin i processen, pile, der angiver handlingsretningen, og diamanter, der symboliserer beslutninger, der kræves for at komme videre. At lave et sådant diagram er ret simpelt og giver dig mulighed for at visualisere flere processer, f.eks. salg og produktion.

Værdistrømskort

Det ligner det grundlæggende flowdiagram, der er beskrevet ovenfor, og bruges ofte som en del af lean management-strategier. En værdistrøm kan forstås som alle de aktiviteter, der udføres af virksomheden i dens operationelle processer. At oprette et værdistrømskort involverer i sin tur at sammenligne den nuværende tilstand med den fremtidige tilstand.

Når du analyserer den nuværende tilstand, skal du være særlig opmærksom på den tid, det tager at udføre bestemte aktiviteter. Den fremtidige tilstand (den ideelle tilstand, vi bør stræbe efter) repræsenterer det tidspunkt, hvor produktet skal være klar og nå kunden for at imødekomme deres behov. Fremkomne uoverensstemmelser mellem den nuværende tilstand og den fremtidige tilstand er såkaldte flaskehalse, der fører til spild af ressourcer og reduceret produktivitet.

Swimlane

Dette er en lidt mere detaljeret version af det grundlæggende flowdiagram. Udover at beskrive individuelle aktiviteter inden for processen, afgrænser det også de opgaver, som bestemte afdelinger eller medarbejdere er ansvarlige for. Takket være det er det lettere at se forbindelsen mellem de parter, der deltager i processen.

SIPOC

SIPOC står for Leverandør, Indgange, Processer, Udgange, Kunder. Det henleder opmærksomheden på de udvalgte interessenter, der er involveret i virksomhedens processer, og de aktiviteter, der følger af disse processer.

Software til forretningsproceskortlægning

Der findes flere BPM-værktøjer på markedet, der i høj grad letter forretningsledelse. Blandt de mere populære kan vi nævne Kiss Flow, Nintex, Zoho Wizard og mange andre. Afhængigt af dine behov kan du lede efter den bedste software til dig.

Fordelene ved forretningsproceskortlægning

Udviklingen af et forretningsproceskort kræver tid og kræfter. Det er dog en investering, hvis resultater du vil se i din virksomheds fremgang. Hvad er fordelene ved at bruge forretningsproceskortlægning?

At se på din virksomhed fra et bredere perspektiv

At illustrere individuelle processer giver dig mulighed for at se dem objektivt, hvilket vil hjælpe dig med at træffe strategiske beslutninger og forbedre processerne.

Problemløsning

Identifikation af flaskehalse, der reducerer procesens effektivitet, er det første skridt til at fjerne eller reducere deres negative indvirkning.

Effektiv risikostyring

At analysere dine forretningsprocesser hjælper dig med at opdage uregelmæssigheder, før der opstår store økonomiske tab og juridiske overtrædelser.

Definere teamroller og ansvar

Med forretningsproceskortlægning er det lettere at tildele ansvar til enkeltpersoner, hvilket også er vigtigt for at holde processerne kørende glat.

Udvikling og anvendelse af bedste praksis

Den pågældende teknik er en god mulighed for at lære af dine egne fejl, for konstant at forbedre og for at definere et adfærdsmønster, der vil bidrage til virksomhedens succes.

Ulemperne ved forretningsproceskortlægning

Ufuldstændige data

Information om arbejdsfremskridt kommer normalt fra dem, der kender processen bedst – medarbejderne. Deres meninger er dog stadig subjektive og vil ikke tilstrækkeligt afspejle den virkelige situation eller kan være baseret på deres holdninger (utilfredshed, frustration osv.).

Det kræver meget præcision

Ingen standarder for datainsamlingsmekanismer gør de opnåede resultater mindre pålidelige. At udarbejde et kort, der nøjagtigt repræsenterer virksomhedens faktiske tilstand, kræver tålmodighed og disciplin. Desuden kan at dykke ned i nogle komponenter af processen virke overdrevent kompliceret, hvilket fører til overfortolkning og forvirring.

Forretningsproceskortlægning i e-handel

Forretningsproceskortlægning kan bruges i flere industrier. Nedenfor vil vi vise dens anvendelse i e-handel ved hjælp af det grundlæggende flowdiagram og SIPOC.

Definer formålet med at oprette kortet

Det kan vedrøre den proces, der er ineffektiv på en eller anden måde.

Fremhæv vigtige trin

Bestem begyndelsen og slutningen af en given proces, f.eks. Søgning efter produkter i e-butikken (begyndelsen af salgsprocessen) og Sendelse af ordren til kunden (slutningen af salgsprocessen). Derefter fremhæv den resterende sekvens af aktiviteter, der er nødvendige for at fuldføre flowet. Repræsenter dem ved hjælp af en af de tidligere nævnte typer af forretningsproceskort.

Konsulter med andre

Præsenter det forberedte diagram for dit team og diskuter de punkter, der skal forbedres.

Indfør ændringer

Identificer de områder, der skal optimeres. Du kan bruge lean management-strategier til at gøre dette. Når du ser på de udarbejdede kort, lad os tænke over, på hvilke stadier af processen flaskehalse kan opstå. Disse kan omfatte:

• Forsinkelser i behandlingen af data ved bestilling.
• Forsinkelser i gennemførelsen af betalinger.
• På stadiet af dataindtastning og ordreafslutning (som udføres af medarbejdere) er der risiko for fejl og forsinkelser.
• Ikke at tilpasse platformen til mobile enheder – de fleste mennesker bruger deres telefoner til at handle. Hvis din hjemmeside ikke fungerer korrekt, vil potentielle kunder opgive dine tjenester.
• En kompliceret bestillingsproces – jo færre undersider eller klik der kræves for at foretage et køb, jo bedre.
• Ikke mange betalings- og leveringsmetoder – det er værd at være fleksibel og tilbyde forskellige muligheder for at foretage et køb, f.eks. betaling i rater eller udsat betaling, levering til en angivet adresse, pakkemaskiner, afhentningssteder og til udlandet.
• Dårlig kundekommunikation – glem ikke din kunde, efter salget er afsluttet. Folk, der allerede har en (positiv) oplevelse med en butik, er mere tilbøjelige til at købe igen, men det er værd at minde dem om din tilstedeværelse. Du kan sende dem automatisk genererede e-mails med opdateringer, kampagner samt bede dem om at vurdere kvaliteten af kundeservice og tilfredshed med transaktionen.

Sammendrag

At bruge forretningsproceskortlægning kan være et vigtigt element i at forbedre ledelsen af specifikke projekter, ikke kun i e-handelsindustrien, men også i de fleste andre forretningssektorer. At illustrere det interne såvel som det eksterne forløb af bestemte aktiviteter kan vise sig at være ekstremt nødvendigt. Især er det værd at se på timing og kvalitet af processerne, mulige risici, medarbejderinvolvering og eksterne parter.

Læs også: Morfologisk analyse som en kreativ problemløsningsmetode.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.