7 trin til at opbygge en effektiv PR-strategi for events

Der er mange interessante og forskellige værktøjer til håndtering af public relations. Et af dem undervurderes ofte, nemlig event marketing. Men hvordan forbereder man sig til arrangementet? Vi vil vise dig vejen til en effektiv event PR-strategi.

Effektiv Event PR-strategi – indholdsfortegnelse:

1. Hvad er PR?
2. Hvad er et ARRANGEMENT?
3. Hvad skal jeg forberede før arrangementet? – Event PR-strategi
4. Hvilken rolle spiller et arrangement i PR og kommunikation?
5. Typer af arrangementer
6. Nøglespørgsmål

Hvad er PR?

Der er mange definitioner af Public Relations, og hver af dem bringer en ny version af konceptet. Kort sagt, PR har til formål at forme de sociale relationer mellem en opererende enhed og dens omgivelser. Det er et sæt af bevidste, planlagte og langsigtede handlinger og aktiviteter for at fremvise brandet på bedste vis ved at tage sig af det gode image af en organisation eller en person.

Hvad er et ARRANGEMENT?

På engelsk betegner et arrangement en begivenhed. Fra et teoretisk synspunkt beskæftiger event marketing sig med blandt andet kommunikation og medievidenskab, økonomi og ledelse, turisme og psykologiske videnskaber vedrørende menneskelig adfærd under massearrangementer. I praksis fungerer event marketing som et af værktøjerne til PR-marketingstrategier. Det involverer en konstant organisering af forskellige typer arrangementer, hvis formål er at have en direkte indflydelse på gennemførelsen af de fastsatte mål af virksomheder.

Hvad skal jeg forberede før arrangementet? – Event PR-strategi

Når man planlægger et arrangement, er det værd at tage højde for flere vigtige punkter, der vil støtte vores arbejde og gøre det muligt for os at kontrollere forskellige situationer under mødet. Disse inkluderer:

1. Formulering af en nødplan – tjekliste udvidet til at inkludere procedurer relateret til håndtering af en nødsituation.
2. Forberedelse af en holding statement – en modelerklæring eller pressemeddelelse, skrevet på forhånd og præsenterende de mest afgørende oplysninger og svar på en krise.
3. Oprettelse af kontakt- og medieliste – denne liste bør inkludere alle oplysninger til at kontakte medierepræsentanter (f.eks. navn, telefonnummer, e-mailadresse).
4. Passende udpegning af medierepræsentanter.
5. Provision af kommunikation – ud over markeringen af rednings- og brandbekæmpelsesudstyr og et separat rum til de tjenester, der er ansvarlige for at sikre arrangementet, osv.
6. Udpegning af en zone for medierne – en anden indgangstid og en separat zone fra de andre deltagere.
7. Forberedelse af kopier af eventuelle nødvendige dokumenter.

HUSK!

For at forberede og organisere et vellykket arrangement kræver du først og fremmest sund fornuft, en detaljeret dagsorden, sikkerhed på alle niveauer fra cyberspace til forsikringspolicer, en masse tålmodighed og konstant daglig indsats.

Hvilken rolle spiller et arrangement i PR og kommunikation?

Arrangementer kan fokusere på forskellige specifikke facetter af at styrke en virksomhed som image, velgørenhed eller salg. De kan promovere bestemte produkter, mærker, tjenester eller endda ideer. For en eventmanager vil “5W” reglen være nyttig, som i tilfælde af at organisere et arrangement kan tage form af følgende spørgsmål:

• Hvad – hvad organiserer vi?
• Hvem – hvem er arrangementet for?
• Hvor – hvor organiserer vi det?
• Hvornår – hvad er tid og dato for arrangementet?
• Hvorfor – med hvilket formål organiserer vi et arrangement?

Ved at stille os selv disse 5 grundlæggende spørgsmål støtter vi betydeligt ideen og realistiske antagelser om det organiserede arrangement.

Når du organiserer et arrangement, så glem ikke at bestemme, hvilket omfang af marketingaktiviteter der skal tages og hvordan budskabet skal kanaliseres:

• ATL (Above the line) – en strategi for marketingaktiviteter, der udføres i traditionelle medier (radio, tv, presse, plakater, udendørs reklame),
• BTL (Below the line) – marketingaktiviteter rettet mod forbrugere, der ikke er reklame i massemedier.

Typer af arrangementer

Arrangementer kan også opdeles i forskellige typer afhængigt af formål og karakter:

• Virksomheds- og forretningsarrangementer
• Messe og udstillinger
• Rekreative og underholdningsarrangementer
• Civile og statslige arrangementer
• Marketingarrangementer
• Konferencer og møder
• Sociale arrangementer
• Sportsarrangementer

Et arrangement er et perfekt supplement til en flerstrenget PR- eller marketingkampagne, f.eks. rettet mod online salg af et produkt. Det er også en perfekt mulighed for interaktion og direkte samtale med kunden og medierne. Arrangementer fokuserer på kommunikation og møde med en specifik modtager. De bygger relationer, samt støtter partner- og medarbejderkontakter, integrerer og forbinder.

Se De bedste PR-kampagner i 2021.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook og Twitter.