Preboarding – definition, rationale og 4 bedste praksisser

Preboarding – hvad består det af?

Preboarding er processen med at forberede en medarbejder til at begynde at arbejde for en virksomhed. Det begynder normalt efter underskrivelsen af kontrakten, og formålet er at minimere medarbejderens stress før ankomsten til det nye sted og at øge chancen for et succesfuldt og langvarigt samarbejde. Både HR-personale og ansættelsesledere, dvs. den nye persons fremtidige vejledere, kan være ansvarlige for at gennemføre det. Afhængigt af den specifikke virksomhed kan preboarding inkludere andre elementer, men de mest nævnte inkluderer:

• Opretholdelse af kontakt for at sikre, at de formelle processer forløber godt.
• Præsentation af specifikke ansvarsområder før arbejdsstart (og diskussion af dem).
• Send arbejdsregler og andre dokumenter, der vil gøre det muligt at lære virksomheden at kende så godt som muligt.
• Diskutere virksomhedskultur.

Preboarding versus onboarding – hvad er forskellen?

Det kan for mange synes, at preboarding og onboarding betyder de samme processer, men forskellen mellem de to er betydelig, især med hensyn til hvad en medarbejder forventer fra begge perioder. For det første refererer preboarding til forventningen om at starte arbejde, mens onboarding inkluderer alt, hvad der sker fra den første arbejdsdag gennem introduktionsperioden (som, afhængigt af virksomheden, kan vare enten et par dage eller uger). Således er den første proces rettet mod at tage sig af den nyansatte (sikre at han eller hun føler sig komfortabel), mens den sidstnævnte fokuserer på at sikre, at de nye medarbejdere hurtigt og effektivt indsamler information om deres job, opgaver, procedurer og virksomhedspolitikker.

Preboarding aktiviteter – bedste praksis

Så hvad skal du gøre for at tage bedst muligt vare på din medarbejder, før de kommer til din virksomhed? Nedenfor opregner vi nogle praksisser, der er værd at implementere i enhver virksomhed, uanset branche eller teamstørrelse.

1. Inviter til kontoret for kontraktunderskrivelse

Når det er muligt, er det værd at opfordre en medarbejder til at komme til kontoret før den officielle “første arbejdsdag” og tale ansigt til ansigt med HR-folk eller få mulighed for at lære andre medarbejdere at kende. Påskuddet for et sådant besøg kunne f.eks. være behovet for at underskrive en kontrakt eller udfylde andre nødvendige dokumenter. Dette er en chance for at mødes i en mere afslappet atmosfære end i tilfælde af en rekrutteringsinterview eller telefonkontakt.

2. Hold konstant kontakt

Det er meget almindeligt, at der går flere uger eller endda måneder (afhængigt af den gældende opsigelsesperiode) mellem accept af et tilbud og ankomsten af en ny person til arbejdet. At holde konstant kontakt med den nye medarbejder i denne periode er den bedste måde at skabe positive oplevelser, selv før den første dag i virksomheden, og opretholde det niveau af entusiasme, der opstod, da jobtilbuddet blev modtaget. Du kan føre både e-mail- og telefonkontakt og spørge om både formelle spørgsmål (f.eks. dokumentation) og f.eks. deres velbefindende, udviklingsplaner eller holdning til den nye fase i deres professionelle liv.

3. Send en e-mail før den første arbejdsdag

Et par dage før den første arbejdsdag er det værd at sende en e-mail til medarbejderen, der bekræfter tid og sted for fremmødet, samt skitsere andre spørgsmål, der kan være relevante (f.eks. gældende dresscode, muligheden for at bestille et måltid, parkeringsmuligheder ved kontoret, detaljer om hvordan man kommer dertil med bil eller offentlig transport, dokumenter han eller hun skal have med sig osv.). En sådan handling vil helt sikkert blive værdsat – det vil give medarbejderne selvtillid til, at de er godt forberedte til den første dag. Husk dog at undgå at sende denne type e-mail i sidste øjeblik (f.eks. dagen før), da det så udsætter dem for mere stress og usikkerhed.

4. Hold et møde før arbejdet

Har du underskrevet en kontrakt med en medarbejder, og har du i ventetiden organiseret en teambuilding-tur for hele virksomheden? Eller vidste du, at deres fremtidige team havde et møde planlagt i din virksomhed? Giv nyankomne mulighed for at deltage i denne type aktivitet! På denne måde sikrer du, at de kan lære fremtidige kolleger at kende tidligere, under mindre formelle omstændigheder, hvilket uden tvivl vil have en positiv indvirkning på deres følelse af tilhørsforhold til virksomheden samt etablere gode bånd med det nye team.

Preboarding – opsummering

Selvom der ikke er nogen tvivl om, at onboarding er en ekstremt vigtig proces set fra både den nye medarbejders og HR-afdelingens synspunkt, bør betydningen af den pre-ansættelsesperiode heller ikke undervurderes. Den første dag eller uge på et nyt sted er en stor stress for mange mennesker, hvilket hovedsageligt skyldes frygten for ikke at kunne finde sig til rette i teamet eller frygten for, at opgaverne vil vise sig at være for svære. Du kan minimere disse negative følelser ved at tage dig af en ordentligt gennemført preboarding, som med de ovenfor nævnte praksisser. Sørg for deres implementering i din virksomhed, og du vil snart observere positive effekter – især inden for mental velvære.

Læs også:: Oprettelse af en velkomstpakke til nye medarbejdere. 7 elementer, du skal inkludere

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.