Gantt-diagram i projektledelsesplanlægning | #41 Kom godt i gang med projektledelse

Gantt-diagrammet er et af de mest populære værktøjer inden for projektledelse. Selvom det blev udviklet i det 19. århundrede af den polske ingeniør Karol Adamiecki, er det næsten udelukkende forbundet med Henry Gantt, en amerikansk ingeniør og konsulent inden for projektledelse. Han hjalp med at popularisere dette enkle, men meget effektive værktøj.

Gantt-diagram i projektledelse – indholdsfortegnelse:

1. Introduktion
2. Hvad bruges et Gantt-diagram til?
3. Hvad skal man huske, når man opretter et Gantt-diagram?
4. Værktøjer
5. Konsistens
6. Simplicitet
7. Sammenfatning

Introduktion

Et Gantt-diagram er et søjlediagram, der indeholder information om projektplanen. Individuelle opgaver er på den lodrette akse, mens deres planlagte afslutningsdatoer er på den vandrette akse. De vandrette søjler angiver varigheden af aktiviteterne ved at forbinde deres start- og slutdatoer. Dette værktøj giver projektlederen og teammedlemmerne mulighed for hurtigt at se tidsplanen for opgaverne, afhængighederne mellem dem og giver et klart billede af projektets fremdrift.

Hvad bruges et Gantt-diagram til?

Gantt-diagrammet gør det muligt at visualisere følgende projektinformation:

• liste over opgaver, der udgør projektet,
• start- og slutdatoer for hver opgave,
• afhængigheder mellem opgaver,
• tidsplan,
• fremdrift for hver opgave,
• personer ansvarlige for udførelsen af hver opgave.

En anden hyppig anvendelse af Gantt-diagrammet er at identificere projektets kritiske sti. Det er den længste mulige række af opgaver i et projekt, hvor hver opgave er afhængig af den foregående og ikke kan udsættes uden at påvirke den endelige projektfrist. Diagrammet gør det muligt at analysere alle interrelationer mellem opgaver visuelt og bestemme, hvilke der er nødvendige for at fuldføre projektet til tiden.

Hvad skal man huske, når man opretter et Gantt-diagram?

Når du opretter et Gantt-diagram for et nyt projekt, skal du være opmærksom på tre aspekter:

• Valg af det rigtige værktøj – som vi vil bruge gennem hele projektet,
• Konsistent mærkning af opgaver – ved at give et gentagende navngivningssystem og let adskillelige farver,
• Reducere kompleksiteten af diagrammet.

1. Værktøjer

For nemt at oprette og derefter frit bruge et Gantt-diagram er det afgørende at vælge det rigtige værktøj. At finde det bedst egnede tilbehør til vores behov kræver, at vi tager hensyn til følgende:

• projektstørrelse,
• antal teammedlemmer,
• projektets kompleksitet, og
• opdateringsfrekvens.

Jo mere komplekst projektet er, jo mere kraftfuldt værktøj har vi brug for. For små projekter vil enkle online værktøjer som Canva, online Gantt eller termagant være tilstrækkelige. For mere komplekse projekter er det værd at bruge projektledelsessoftware (såsom Firmbee) eller et regneark, hvor vi kan have alle data om det igangværende projekt samlet i ét dokument.

Hvis projektet er meget sofistikeret og indeholder mange opgaver med indviklede indbyrdes afhængigheder, bør du overveje at tage en anden tilgang til visualisering. I dette tilfælde er det bedre at anvende værktøjer som et PERT (Program Evaluation and Review Technique) diagram.

2. Konsistens

Fra starten er det en god idé at anvende farver konsekvent for at markere opgaver, der udgør større helheder. “Farvekodning” vil hjælpe med at identificere specifikke opgaver, projektfaser eller fremhæve nøgleopgaver. Dette kan også tiltrække opmærksomhed på de sværeste øjeblikke i projektet, såsom korte frister for relaterede opgaver. Dette hjælper med hurtigt at identificere områder, der har brug for opmærksomhed, og holde projektet på sporet.

3. Simplicitet

Når du inkluderer for mange detaljer, kan Gantt-diagrammer hurtigt blive overvældende og komplicerede for publikum. Så det er værd at overveje, hvilke opgaver der skal inkluderes, så man ikke mister overblikket over projektets samlede vision. De andre kan skrives ind i dokumentet, men fjernes fra diagrammet, hvilket gør det resulterende diagram enkelt og fokuseret på det, der er vigtigst.

Det er bedst at fremhæve nøgleopgaver, kritiske punkter samt frister og sikre, at alle involverede forstår diagrammet og dets formål. Hvis nødvendigt, korriger diagrammet og forklar forkortelserne og betegnelserne, der anvendes til teammedlemmer, indtil alle tvivl er afklaret.

Sammenfatning

Gantt-diagrammet er et af de mest populære værktøjer inden for projektledelse. Det hjælper dig med at præsentere information om opgavernes tidsplanlægning og projektfremdrift visuelt. Brugen af et Gantt-diagram kan øge effektiviteten af tidsplanlægningen og forbedre samarbejdet mellem fjernteams samt den effektive delegation af opgaver. Det giver også en visuel repræsentation af projektet, hvilket gør det lettere for projektlederen og teammedlemmerne at orientere sig, mens de forfølger projektmålet.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.