Hvad er HRIS? Vigtig information

Hvad er HRIS? Nye teknologier anvendes i stigende grad på alle organisatoriske niveauer i en virksomhed. De understøtter implementeringen og den korrekte funktion af processer, hvilket forbedrer virksomhedens effektivitet. Etablerede standarder udvikler sig i takt med det skiftende miljø og betingelser, hvilket opretholder et højt niveau af konkurrenceevne på et dynamisk marked. Dette gælder også for menneskelig ressourceforvaltning og HR-systemer, der understøtter personalepolitikker. Et af sådanne systemer er HRIS, som bruges til at kontrollere implementeringen af HR-planer og -mål og støtte arbejdet i HR-afdelingen. Læs videre.

Hvad er HRIS? – indholdsfortegnelse:

1. Hvad er HRIS?
2. To søjler af HRIS
3. Funktioner af HRIS
4. Sammenfatning

Hvad er HRIS

HRIS (Human Resources Information System) er et værktøj, der indsamler og behandler medarbejderinformation og personaleforhold. Det er et værktøj, der muliggør ledelse, kontrol og analyse. Systemet organiserer personaleopgaver og -processer og opretholder optegnelser og filer, der muliggør generering af forskellige typer rapporter.

Information overføres på to måder, fra organisationen til medarbejderne og tilbage. Systemet reducerer betydeligt bureaukratiet ved at eliminere manuelle og papirbaserede HR-processer. HRIS har funktioner til at støtte rekruttering og anskaffelse af værdifulde medarbejdere, lønadministration og tidsregistrering (korte fravær, orlov, forretningsrejser).

To søjler af HRIS

HRIS er baseret på to væsentlige elementer, der danner søjlen og fundamentet for en organisations menneskelige ressourceforvaltning, hvilket sikrer forbedret samlet effektivitet. Disse er: organisatorisk struktur og medarbejderdatahåndtering.

Med hensyn til organisatorisk struktur inkluderer HRIS roller, funktioner og rapporteringshierarki. Systemet bestemmer ansvar og sikrer funktionalitet og operationel konsistens. Den mest værdifulde ressource i enhver organisation er menneskelig kapital.

Med automatiserede processer, der understøtter effektiv rekruttering, udvælgelse og tilpasning, er det muligt at tiltrække professionelle og kvalificerede medarbejdere. At ansætte medarbejdere i de rigtige positioner og i den rigtige struktur gør det muligt at opnå planlagte strategiske mål.

Det andet element i HRIS-systemet er medarbejderdatahåndtering. På dette niveau ligner HRIS et CRM-system, der beskæftiger sig med kundeadministrationsforhold. I dette tilfælde henviser det dog til forholdet mellem arbejdsgiver og medarbejder.

HRIS er en slags vidensbase om medarbejdere, den indsamler alle nødvendige oplysninger i forhold til følsomme data såsom personlige oplysninger, hjemmeadresse, ansættelsesdato, ansættelseshistorik, løn, belønninger og modtagne sanktioner. De indsamlede oplysninger er udgangspunktet for den enkelte medarbejders professionelle udvikling og karriereplanlægning.

Det hjælper med at matche træning til faktiske behov, hvilket forbedrer præstationen. Hvad mere er, muliggør automatiseringen af processer standardisering af dokumentation, rapportering og brug af selvbetjeningsfunktioner af medarbejdere.

Funktioner af HRIS

HRIS består af de to tidligere nævnte søjler. Dog kan vi inden for hver af dem bruge forskellige funktioner og værktøjer. Det optimale valg af funktioner afhænger af organisationens størrelse og dens HR-behov. Når man vælger et system, er der to nøglefaktorer at overveje:

• Alle aspekter af menneskelig ressourceforvaltning bør afspejles i det valgte system. Der skal være en komplet og komplementær løsning til rekruttering, onboarding af medarbejdere, træning, udvikling og adgang til HR-information.
• Systemet bør sikre konsistens mellem HR- og økonomiafdelingerne. Kombinationen af HR- og økonomimoduler reducerer betydeligt arbejdsomkostningerne. Det giver et klart billede af den opnåede præstation i forhold til løn. Funktionaliteten og brugen af systemet vil være lettere, hvis de nævnte moduler er knyttet på én platform og baseret på én teknologi.

Sammenfatning

Teknologisk fremskridt og udviklingen af digitalisering har haft en enorm indflydelse på moderne organisationer. Nye IT-løsninger er rettet mod at strømline forretningsdrift og opnå strategiske mål. Automatiseringen af HR-forvaltningsprocesser ændrer den måde, folk arbejder på, reducerer omkostningerne og letter kontrollen.

Dette har mange fordele, men det medfører også risici i forhold til interpersonelle relationer, især dehumanisering på arbejdspladsen. At operere udelukkende på grundlag af et computeriseret system kan føre til subjektiv behandling af medarbejdere, uden at give dem mulighed for at udtrykke deres følelser, hvilket igen kan forårsage stressende situationer. Derfor er det så vigtigt at implementere HRIS-systemet korrekt, idet man tager hensyn til tilpasningsfasen og overbeviser medarbejderne om fordelene ved arbejdsautomatisering.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.