Hvordan overholder man GDPR i sin online rekrutteringsproces?

På samme måde som traditionel rekruttering involverer fjernrekruttering behandling af jobkandidaters personlige data. Beskyttelsen af personlige data i Den Europæiske Union og i de fleste lande verden over er reguleret ved lov. Uretmæssig indsamling, behandling og opbevaring af personlige data medfører juridiske konsekvenser. Hvordan overholder man GDPR i sin online rekrutteringsproces?

Hvordan overholder man GDPR? – indholdsfortegnelse:

1. Rekrutteringsmål og -mål
2. Online rekruttering
3. GDPR-regler
4. Hvordan overholder man GDPR?
5. Sammenfatning

Rekrutteringsmål og -mål

Fjernrekruttering bliver stadig mere populær, da den sikrer effektiv kommunikation mellem organisationen og jobkandidaterne. Det er også en omkostningseffektiv og tidsbesparende løsning. Online jobannoncer kan opdateres hyppigt, og puljen af kandidater er enorm.

Rekruttering er en del af Human Resources Management. Begrebet kan forstås både i snæver og bred forstand. På den ene side kan rekruttering ses som hele processen med at finde, informere og tiltrække jobkandidater. På den anden side henvises det ofte til som metoden til at identificere dem til fremtidig udvælgelse.

Det primære mål med rekrutteringsprocessen er at vælge kandidater, der opfylder virksomhedens krav, hvilket svarer til at give organisationen et tilstrækkeligt antal kvalificerede medarbejdere. Mere specifikt er formålet at motivere folk til at ansøge om ledige stillinger i organisationen og derefter at oprette en liste over kandidater, der er underlagt udvælgelse.

Online rekruttering

Under hensyntagen til den globale digitalisering og COVID-19-pandemien er fjernrekruttering blevet endnu mere almindelig. Derfor støder man ofte på jobtilbud på populære jobportaler, der er offentliggjort med klausulen “fjernrekruttering”. Udover at sende din ansøgning online, håndteres resten af processen ved hjælp af fjernværktøjer og en telefon.

Hvis en given ansøgning fanger rekruttererens opmærksomhed, ringer de til en kandidat og arrangerer et jobinterview over telefonen eller computeren. I tilfælde af et video-interview modtager en kandidat en invitations-e-mail sammen med et link til den instant messenger, der bruges af rekruttereren. Alt, hvad de skal gøre, er at aktivere linket og deltage i mødet på den angivne dato og tidspunkt. Nogle af de mest populære instant messaging-apps inkluderer: Skype, WhatsApp, Facebook Messenger, Microsoft Teams og Signal.

Faser af online rekruttering

Rekrutteringsprocessen består af flere faser, såsom:

Fase 1 – Offentliggørelse af et jobtilbud, indsamling af e-ansøgninger og en forudvalg. Efter at have valgt ansøgninger til videre procedurer, ringer rekruttererne til jobkandidaterne og arrangerer jobinterviews. Under det første møde verificerer de nogle grundlæggende oplysninger, f.eks. vurderer en kandidats færdigheder i et fremmedsprog. Den endelige aftale bekræftes via e-mail.

Fase 2 – Online jobinterview. På dette tidspunkt tjekker rekruttererne kandidatens færdigheder og engagement samt beslutter, om de skal kvalificere dem til de videre faser af rekrutteringsprocessen.

Fase 3 – Yderligere verifikation. Kandidaterne løser tests og opgaver. Rekruttererne træffer i sin tur deres endelige beslutning på dette stadium.

Fase 4 – Onboarding online. Efter at have besluttet om en succesfuld kandidat og tilbudt dem et job, kan rekruttererne ansætte kandidaten og afslutte onboarding-processen.

GDPR-regler

Generel databeskyttelsesforordning (GDPR) er EU’s databeskyttelseslov, som er direkte gældende fra 25. maj 2018, og som erstatter databeskyttelsesdirektivet fra 1995. Personlige data er et ret bredt begreb, der er forbundet med identifikationen af en bestemt person. Databeskyttelsen dækker hovedsageligt:

• navn og efternavn
• national identifikationsnummer
• hjemmeadresse
• e-mail
• banknavn og kontonummer
• billeder af personer
• oplysninger relateret til fysisk eller mental sundhed
• computerens IP-adresse
• religion
• race
• etnisk oprindelse
• seksuel orientering

Et nutidigt problem med global rækkevidde er spørgsmål relateret til indsamling af data, tab af privatliv og en trussel mod personlig sikkerhed. I denne henseende er GDPR den strengeste regulering, som er søjlen i EU’s jurisdiktion. Lignende direktiver er i kraft i andre lande, f.eks. Brasilien, Australien, Japan, Thailand og nogle stater i USA.

Hvordan overholder man GDPR i online rekruttering?

Når rekrutteringsprocessen begynder, bliver arbejdsgiveren den personlige datakontroller, og kan indhente sådanne data som:

• navn og efternavn
• fødselsdato
• uddannelse
• kvalifikationer
• ansættelseshistorik
• kontaktoplysninger.

Organisationer skal overholde databeskyttelseslovgivningen for det pågældende land, når de indsamler og behandler de nævnte oplysninger. En kandidat, der ansøger om et job, er forpligtet til at vedlægge et samtykke til behandling af deres personlige data til rekrutteringsformål. Arbejdsgiverens pligt er at fjerne en kandidats personligt identificerbare oplysninger efter afslutningen af rekrutteringsprocessen.

Det skal bemærkes, at jobportaler ikke spiller nogen administrativ rolle og ikke behandler nogen personlige data. Deres funktion er begrænset til at præsentere principalens tilbud og give værktøjer til indsamling af ansøgninger.

Nøgleoplysninger om GDPR-overholdelse

• Et sæt oplysninger, der kan indhentes af arbejdsgiveren under rekrutteringsprocessen, er lukket og inkluderer data, der allerede er nævnt ovenfor. Arbejdsgiveren har ikke ret til at kræve oplysninger relateret til f.eks. civilstand, etnisk oprindelse eller seksuel orientering.
• Givet målet med rekrutteringsprocessen, som er at anskaffe medarbejdere, skal de indsamlede data kun tjene dette formål. Dataene må ikke bruges i nogen anden situation. Det er uacceptabelt at udnytte data frit og gøre dem tilgængelige for andre enheder.
• Behandling af kandidaters data skal være baseret på deres skriftlige samtykke.
• Under rekrutteringsprocessen skal arbejdsgiveren informere deres kandidater om virksomhedens navn og hovedkontor, formålet med dataindsamlingen, og retten til adgang til oplysninger.
• På hvert trin af rekrutteringsprocessen har jobkandidaterne ret til at kontrollere, hvordan deres data behandles.
• Efter rekrutteringsprocessen afsluttes, er arbejdsgiveren forpligtet til at slette alle indsamlede data, og datakontrolleren skal sikre dem på passende måde.

Hvordan overholder man GDPR – sammenfatning

Hvordan overholder man GDPR i sin online rekrutteringsproces? Først og fremmest skal man sætte sig ind i lovgivningen om beskyttelse af personlige data for det pågældende land. I de fleste af dem er kandidaters personligt identificerbare oplysninger særligt beskyttede. Derfor er det et centralt spørgsmål at indsamle og behandle det kun til rekrutteringsformål. Desuden bør rekrutterere ikke indhente oplysninger, der relaterer til en kandidats race, oprindelse og civilstand.

Desuden er det et kontroversielt spørgsmål at verificere data om bestemte kandidater på sociale medier og screene deres ansættelseshistorik som en del af baggrundstjekket. I henhold til GDPR er sådanne praksisser uacceptable. Men på grund af det faktum, at sådanne oplysninger er tilgængelige for offentligheden, er det svært at betragte dem som uetiske.

For at opsummere er spørgsmålet om GDPR-overholdelse i rekrutteringsprocessen et bredt emne. En passende forberedelse og kendskab til lovgivningen vil i høj grad lette proceduren for at anskaffe nye medarbejdere.

Du ved allerede hvordan man overholder GDPR i din fjernrekrutteringsproces. Læs vores andre ressourcer: 5 tips til, hvordan man forbereder sig til et online jobinterview.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube.