Hvordan skriver man en overbevisende forretningscase? | #35 Kom godt i gang med projektledelse

Forretningsretfærdiggørelsen, eller business case, er et af de centrale dokumenter, der udarbejdes af en projektleder. Det vil trods alt overbevise interessenterne og i sidste ende afgøre, om projektet får støtte, finansiering og bliver implementeret. Hvordan skriver man så en sådan overbevisende business case?

Hvordan skriver man en overbevisende business case? – indholdsfortegnelse:

1. Introduktion
2. Hvorfor forfølge dette projekt? Definer klart forretningsbehovet
3. Hvad vil vi gøre? Beskriv projektets omfang
4. Hvordan vil vi arbejde? Skitser tidsplanen
5. Hvor meget vil det koste? Forbered en omkostnings- og fordelanalyse
6. Er målet værd at indsatsen? Oplist de ønskede resultater
7. Sammenfatning

Introduktion

Definitionen af en business case i den seneste PMBOK er meget bred. Den lyder som følger:

“En business case er et værdiforslag for et foreslået projekt, der kan inkludere finansielle og ikke-finansielle fordele.”

Fra en så kort forklaring er det svært at udlede, hvordan man forbereder et dokument, der er overbevisende for interessenterne. Hvilken slags business case skal man så skrive for det planlagte projekt?

Business casen kræver den største klarhed. Derfor er en god idé at starte med at forsøge at forklare det, som om du talte til et barn – virkelig eller forestillet – om, hvad vores projekt vil handle om. Hvorfor vil vi gøre projektet, og hvad vil vi gøre? Hvordan vil vi opnå det, og hvem er vores målgruppe?

Hvorfor er dette projekt værd at forfølge? Definer klart forretningsbehovet

Det første skridt mod en god business case er at definere klart det behov, som projektets formål adresserer, og den forretningsmæssige fordel for organisationen. Med andre ord er det et svar på spørgsmålet om, hvorfor man skal implementere projektet.

For at besvare dem skal vi forberede:

• foreløbige forretningskrav,
• detaljerede oplysninger om mål og målsætninger,
• en skitse af den fremtidige tilstand af organisationen, der har gavn af at nå målet.

Den projektleder vil indtaste detaljer om forretningsbehovet i projektcharteret efter den indledende godkendelse fra interessenterne og beslutningen om at flytte projektet ind i planlægningsfasen.

Hvad vil vi gøre? Beskriv projektets omfang

Næste skridt er at præsentere projektets omfang. Retfærdiggørelsen for det skal forståeligt forbinde de opgaver, der er planlagt til udførelse, med forretningsbehovet. På denne måde forklarer det, hvorfor projektet er værd at forfølge. Du skal overbevise interessenterne om, at forretningsbehovet er værd at investere i og er presserende, så det adresseres på dette tidspunkt.

Det er også værd at nævne de tekniske løsninger og innovationer, vi har til hensigt at anvende. Hvis vi tager avancerede løsninger og specialiseret udstyr eller software, vil vores begrundelse få klarhed, når vi forklarer de grundlæggende begreber og undgår jargon.

Hvordan vil vi arbejde? Skitser tidsplanen

Nu er det tid til at skitsere projektets arbejds tidsplan. Du skal nævne milepæle her, der beskriver i en eller to sætninger de forventede resultater. Dette vil give interessenterne mulighed for at forstå ikke kun omfanget, men også hvordan projektet vil blive implementeret. Det vil også give en umiddelbar idé om størrelsen af teamet og den tid, der er nødvendig for at opnå de første resultater af vores projekt.

Hvor meget vil det koste? Forbered en omkostnings- og fordelanalyse

At give en omkostningsanalyse giver interessenterne mulighed for at træffe en beslutning om projektfinansiering. Den skal præsentere så præcist som muligt:

• det samlede beløb – baseret på en solid analyse af omkostningerne og de nødvendige ressourcer i forbindelse med projektet,
• delbeløb efter milepæle eller år, hvis man implementerer et langsigtet projekt.

Selvom business casen kun kræver generelle beløb, vil du have brug for detaljerede finansielle data og analyser på senere stadier af projektlivscyklussen. Derfor er det værd at forberede estimater helt i starten, så interessenterne ved, at projektlederen er bekendt med omkostningerne ved at implementere projektet.

Er målet værd at indsatsen? Oplist de ønskede resultater

Det sidste skridt er at nedskrive de ønskede resultater af projektet. Dette er en kortfattet vision for den fremtidige tilstand, der klart beskriver fordelene for hver interessentgruppe. Du bør holde det:

• kortfattet,
• uden jargon,
• med visuelle elementer, der indeholder data og ønskede resultater,
• realistisk.

Husk på implikationerne vedrørende det sidste punkt, da projektteamets aktiviteter vil blive underkastet granskning under implementeringen og vil blive sammenlignet med de fastsatte ønskede resultater for projektet. Hvis de er ambitiøse, men alligevel forsigtige, vil du sikkert nå dem, og projektet vil forblive i overensstemmelse med behovene og producere de tilsigtede resultater.

Sammenfatning

En overbevisende business case bør inkludere: et klart defineret forretningsbehov, projektomfang, tidslinje, omkostnings- og fordelanalyse og ønsket resultat.

At præsentere en business case kommunikerer effektivt projektets værdi til interessenterne. Som PMBOK siger, “ønskede resultater bør være klart beskrevet, iterativt evalueret og opdateret gennem hele projektet.” Derfor bør projektledere regelmæssigt evaluere projektet fra en business case-perspektiv gennem hele projektet. På denne måde kan de nemmest sikre, at det forbliver i overensstemmelse med behovene og bevæger sig mod det mål, der er aftalt med interessenterne.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.