Hvordan vælger man den bedste projektstyringssoftware? | #11 Kom godt i gang med projektstyring

Den bedste projektledelsessoftware er en, som du ikke kan se. Den udfører sit arbejde uden at tiltrække meget opmærksomhed. Den er nem at anvende og indeholder alle de nødvendige funktioner. Men hvad inkluderer disse “nødvendige” funktioner? Læs videre for at finde ud af det!

Den bedste projektledelsessoftware – indholdsfortegnelse:

1. Introduktion
2. Projektskabeloner
3. Visninger
4. Integrationer
5. Driftsområder
6. Sammenfatning
7. Tjek vores software til projektledelse

Hvordan vælger man den bedste projektledelsessoftware? Introduktion

Før vi går videre til at diskutere specifik projektledelsessoftware, lad os overveje hvilke funktioner den skal udføre. Vi har delt vores dagsorden op i tre dele. Først vil vi se på de visninger, der tilbydes i forskellige programmer. I den anden del vil vi overveje de nødvendige integrationer. Og for det tredje vil vi se på, hvilke områder af en organisations drift sådan software bør dække.

Projektskabeloner

De fleste programmer gør det muligt at håndtere flere projekter uafhængigt. Dette er værd at bemærke, hvis du arbejder med programmer eller en portefølje af projekter, og hvis projektledere i din organisation arbejder med mere end ét projekt samtidig, eller hvis du kører projekter med en gentagende strøm – så er det værd at oprette en projektskabelon selv, som kan bruges gentagne gange.

Men hvis du bruger programmet for første gang, eller det er et skræddersyet projekt, kan du bruge de indbyggede skabeloner. De gør det meget lettere og hurtigere at komme i gang med et nyt projekt. Dette skyldes, at de hjælper dig med at starte med det samme i et færdiglavet miljø, der er forudkonfigureret og designet til projektledelse i for eksempel Scrum eller Prince2-metodologi.

Visninger

Uanset den valgte skabelon eller metode inkluderer projektledelsessoftware oftest standardvisninger. De viser det valgte aspekt af projektimplementeringen klart. For os er de vigtigste visninger:

• Tidslinje – som kan skaleres til at dække hele projektets varighed eller en valgt periode,
• Opgaveliste – til at forudse opgaver, der aktuelt er i gang, netop afsluttede, eller som skal udføres snart,
• Kalender – en agenda til at planlægge møder og gruppeaktiviteter,
• Analytiske værktøjer – det vil sige, diagrammer og datavisualiseringer af specifikke områder af projektudførelsen og arbejdsbyrden for individuelle teammedlemmer til at generere rapporter,
• Team – en liste over personer involveret i projektet med kontaktinformation.

Integrationer

Når man vælger et projektledelsesprogram, bliver der sjældnere lagt vægt på integrationer, det vil sige, hvilke programmer og applikationer vores værktøj arbejder sammen med. Dette skyldes, at nogle ledelsesprogrammer, såsom Firmbee, er monolitter. Dette er en platform, der tilbyder omfattende støtte til alle projektrelaterede opgaver – fra opgavelister og noter til håndtering af fakturaer og endda rekrutteringsprocessen for teamet.

Nogle gange fungerer et program, der letter projektledelse, dog som et sæt af såkaldte mikrotjenester, det vil sige et sæt af samarbejdende moduler, der kan tændes og slukkes. I dette tilfælde viser integrationer sig at være meget nyttige. Disse kan inkludere forbindelser til for eksempel:

• eksterne kalendere (for eksempel Google eller Apple Kalender), hvilket gør det muligt at sende mødeindkaldelser,
• kommunikatorer – såsom Microsoft Teams, Zoom eller Slack, hvilket gør det nemt at kommunikere uden at skulle kopiere eller flytte indhold,
• læser af forskellige formater, så du nemt kan forudse indholdet af dokumenter eller billedfiler,
• e-mail – for at tilføje opgaver direkte via mail,
• salgsværktøjer til e-handel, såsom Salesforce, Zoho Desk og Zendesk,
• skyen til at gemme og dele større projektfiler
• sikkerheds- og autorisationsværktøjer er essentielle, især når man arbejder uden for kontoret og har mindre sikre internetforbindelser,
• specialiserede rapporteringsværktøjer, såsom Power BI, Looker eller Google Sheets, for eksempel.

Når du vælger et bestemt program, er det også værd at spørge dig selv om det kun vil fungere på en computer, eller om det også har en mobilapp.

Driftsområder

De primære områder af projektudførelse, der understøttes af softwaren, er opgavestyring over tid samt budgetvisualisering. Men afhængigt af typen af projekt, der implementeres, kan moduler såsom:

• kontakter – især hvis projektimplementeringen inkluderer samarbejde med freelancere eller flere klientrepræsentanter,
• kampagner – når marketing- eller salgsaktiviteter er en del af projektet,
• dokumenter – når det er nødvendigt at dele forskellige materialer,
• human resources – en mulighed, der er særligt nyttig, når et projektteam dannes, eller når der er behov for at supplere personalet under projektimplementeringen,
• finanser – udover den overordnede status for projektbudgettet er det nyttigt at have et værktøj, der gør det muligt at sammenstille udgifter til forskellige formål, eller at sammenligne tilbud på produkter og tjenester, der er nødvendige for projektet.

Sammenfatning

De essentielle funktioner, som projektledelsessoftware bør udføre, er at lette arbejdsorganisation og planlægning. At bruge skabeloner – uanset om de er indbyggede eller selvoprettede – gør det meget lettere at komme i gang. Og klare visninger, der viser specifikke aspekter af et projekts udførelse, gør daglige opgaver mere behagelige og enkle. Integrationer betyder samtidig, at vi kan bruge vores foretrukne software ved at kombinere den med den, vi bruger til at styre projektet. Medmindre det selvfølgelig er sofistikeret nok til at kombinere moduler, der muliggør kommunikation, finansiel styring og HR.

Tjek vores software til projektledelse:

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.