Hybrid arbejde – hvordan leder man et team med succes? | #31 Kom godt i gang med projektledelse

Uanset hvordan vi ser på hybridarbejde, står vi ofte over for en udfordring – hvordan man leder et team, når nogle personer er på kontoret, og andre arbejder hjemmefra, og deres forhold konstant ændrer sig.

Hybridarbejde – indholdsfortegnelse:

1. Introduktion
2. Kommunikation i et hybridteam
3. Effektiv informationsudveksling
4. Teknisk støtte til teamets arbejde
5. Opretholdelse af bånd
6. Sammenfatning

Introduktion

At lede et projektteam, der arbejder i hybridtilstand, er sværere sammenlignet med at arbejde udelukkende hjemmefra eller på stedet. Når alt kommer til alt, hvordan skal man føre tilsyn, når nogle teammedlemmer arbejder på kontoret, og andre hjemmefra?

Projektlederen står over for flere nøgleudfordringer. Disse inkluderer:

• definere kommunikationsreglerne i teamet
• sikre en glidende informationsudveksling
• teknologisk støtte til personer uden for kontoret
• opretholdelse af bånd.

Kommunikation i et hybridteam

For at arbejde effektivt i en hybridmodel er det nødvendigt at definere kommunikationsreglerne. Når det ikke er nok at henvende sig til personen, der arbejder ved det nærliggende skrivebord, for at få hans eller hendes mening om dit arbejde, er det værd at lave aftaler om at bruge forskellige værktøjer til specifikke formål. For eksempel kan du sende et kort spørgsmål via chat, bruge e-mail til mere omfattende emner og have en videokonference for at diskutere komplekse emner, der kræver involvering af flere personer.

Med et nyt team er det også en god idé at sikre, at alle ved:

• Hvad er ansvarsområderne for hver person,
• Hvordan man kontakter andre teammedlemmer, og
• Hvad er forventningerne til kommunikationsfrekvensen?

Til dette kan du anvende statuser i et virksomhedschatrum eller oprette en kontaktplade i et projektstyringsværktøj. Det er også værd at diskutere emnet kommunikation kort under et af projektmøderne.

Effektiv informationsudveksling

Når kommunikationsreglerne er defineret, er det tid til at tænke på indholdet. Det er en god idé at sikre, at information deles, og at alle i teamet har adgang til ressourcer for at få deres arbejde gjort.

Med dedikeret software, såsom Firmbee, kan du nemt løse følgende problemer:

• opgavefordeling,
• udveksling af information om projektets nuværende status,
• fastlæggelse af datoer for projektmøder, eller
• deling af resultater fra projektmonitorering.

Projektlederen skal sikre, at information er tilgængelig for alle, uanset hvor de arbejder. Dette gælder især for dem, der arbejder på delte filer, som, når de arbejder på stedet, måske har været gemt på servere, der forhindrer fjernbrug. Du skal muligvis tænke på cloud-løsninger, eller på anden måde planlægge de opgaver, du udfører.

Teknisk støtte til teamets arbejde

Et centralt aspekt af en vellykket drift i hybridmodellen er at etablere de tekniske betingelser for uafbrudt drift. Det grundlæggende er:

• højhastighedsinternet
• computer eller bærbar og
• software, der er nødvendig for at udføre deres arbejde.

Projektlederen skal sikre, at alle medarbejdere, der arbejder hjemmefra, har de rette værktøjer, udstyr og adgang til virksomhedens netværk.

Opretholdelse af bånd

At opretholde relationer inden for teamet bliver ofte negligeret, men er lige så vigtigt som teknisk støtte og kommunikation, der direkte relaterer sig til projektudførelsen. Dog har medarbejdere, der er til stede på kontoret i hybridmodellen, ikke tid til at opbygge interpersonelle kontakter.

Når det meste af arbejdet er remote, planlægger hver projekt deltager møder individuelt, når de besøger virksomhedens hovedkontor. Nogle gange viser det sig, at de hele dagen mødes med alle kolleger og eksterne eksperter, der er involveret i opgaverne. Som et resultat er der ikke nok tid til at mødes med teamet, som kun arbejder sammen på virksomhedens hovedkontor i teorien.

Derfor er de risici, der er forbundet med hybridarbejde:

• splittelse af teams,
• reduktion af følelsen af teamejerskab af projektet og
• mangel på følelsesmæssig engagement i virksomheden.

Det er ikke kun dem, der arbejder hjemmefra, der kan føle sig isolerede fra resten af teamet. Derfor er det så kritisk at tage sig af en god atmosfære, mens man arbejder sammen. Et middel mod “hybridens” sygdomme kan involvere regelmæssige gruppeprojektmøder suppleret med individuelle samtaler med medarbejdere.

Sammenfatning

At lede et projektteam, der arbejder i hybridtilstand, kræver, at projektlederen definerer kommunikationsregler og sikrer en glidende informationsudveksling. Det er også essentielt at opretholde teamforbindelser, hvilket giver tid og plads til møder både i det digitale miljø og på kontoret.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.