Hvordan kan du øge din produktivitet med Kanban-metoden?

Ursprungligt fra fremstillingsindustrien er Kanban-metoden (implementeret af Toyota og oprindeligt kun brugt til processtyring) blevet vedtaget af virksomheder i andre sektorer og bruges nu ofte som et værktøj til at hjælpe med at styre arbejdet. Dens formål er at sikre, at hvert medlem af projektteamet opnår deres maksimale produktivitet, samtidig med at der tages hensyn til en glidende arbejdsgang og forudses opståen af flaskehalse. Hvordan fungerer denne metode, og hvorfor har den en positiv indflydelse på medarbejdernes produktivitet?

Kanban-metoden – indholdsfortegnelse:

1. Kanban-metoden
2. Hvordan øger Kanban produktiviteten?
3. Sammenfatning

Kanban-metoden

Kanban-metoden er baseret på tre hovedprincipper: visualisering (det japanske ord kanban betyder et visuelt board), enkeltopgaver (reducere arbejde i gang) og workflow management for at forbedre processen.

Som en del af det første princip anvendes specielle Kanban-tavler, som er banalt enkle at lave og bruge, og er opdelt i tre sektioner: to do (vedrørende backloggen), doing (dækker opgaver, der i øjeblikket er i gang) og done (dækker ting, der allerede er gjort). Hver opgave på tavlen tildelt en specifik medarbejder skal gå igennem disse tre kolonner for at sikre kontrol over arbejdsgangen, bevidsthed om hvad personen arbejder med på et givent tidspunkt, og evnen til at opdage flaskehalse (f.eks. forsinkelser), der kan påvirke forretningsdriften negativt.

Kanban-metoden antager også, at du bør begrænse antallet af opgaver i gang, da multitasking ikke (modsat hvad der ofte antages) giver de forventede resultater. Den bygger også på konstant observation for at forbedre processen og øge effektiviteten (ved at opdage blokeringer eller flaskehalse, der kan true opnåelsen af de fastsatte resultater).

Hvordan øger Kanban produktiviteten?

At lære og forstå de ovenfor nævnte elementer er essentielt for at besvare spørgsmålet om, hvordan Kanban-metoden forbedrer produktiviteten.

Lad os starte med det første princip om visualisering af opgaver. Ifølge forskning udført af MIT-forskere i 2014 behandler den menneskelige hjerne information præsenteret i visuel form (billede) 60.000 gange hurtigere end i skriftlig form (tekst). Desuden viser en undersøgelse fra Social Science Research Network, at 65% af menneskerne i verden er visuelle lærende, hvilket betyder, at de lettere optager information ved at se på den end ved at høre om den. Således øger visualisering af opgaver produktiviteten, da det gør dig opmærksom på, hvor mange opgaver der skal udføres, og motiverer dig til at fuldføre én opgave ad gangen.

Det andet princip vedrører begrænsning af arbejde i gang. Ifølge John Little, en forsker ved MIT, arbejder vi langsommere, hvis vi forsøger at fuldføre flere opgaver på én gang – og vi er mere produktive, når vi fokuserer på at fuldføre én opgave, og derefter går videre til den næste. Det antages, at hver medarbejder bør have maksimalt tre opgaver – når du overskrider dette, kan der opstå præstationsproblemer eller flaskehalse. I erhvervslivet betragtes multitasking som en illusion, som bekræftet af en række undersøgelser, herunder dem fra forskere ved Kansas State University.

Essensen af det tredje princip kan findes i en hollandsk undersøgelse, der viste, at observation alene kan være en drivkraft for at ændre menneskelig adfærd. Undersøgelsen, der blev udført på husholdninger, fandt, at familier med meget synlige elmålere brugte 30 procent mindre elektricitet end deres naboer, hvis målere var ude af syne. Forskerne siger, at disse familier modtog visuel feedback, på baggrund af hvilken de ændrede deres adfærd – Kanban-tavler fungerer på samme måde. De hjælper dig med at visualisere din arbejdsgang og forbedre processer.

Sammenfatning

Som du kan se, viser de resultater, der er opnået af Toyota, og den forskning om menneskelig adfærd, der er nævnt ovenfor, at brug af Kanban-tavler hjælper med at øge effektiviteten. Kanban-metoden har været succesfuld for teammedlemmer fra forskellige forretningsområder.

Læs også:Er et projektstyringsværktøj virkelig nødvendigt i din organisation?

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.