Er et projektstyringsværktøj virkelig nødvendigt i din organisation?

Vil et projektstyringsværktøj fungere for enhver organisation? Bestemt, ja. I tilfælde af store organisationer fremskynder brugen af sådan software betydeligt alle processer, letter udvekslingen af information og sikrer konstant kontrol over de udførte opgaver. På den anden side kan små teams, der udfører små projekter, få adgang til en række nyttige værktøjer i systemet – ikke kun til projektstyring, men også CRM og HR – som forbedrer forskellige områder af virksomhedens drift.

Projektstyringsværktøj – indholdsfortegnelse:

1. Projektstyringssoftware – hvornår skal det implementeres?
2. Manglende kontrol over udførelsen af opgaver
3. Manglende ordentlig kommunikation mellem teammedlemmer
4. Projektforsinkelser
5. Manglende kontrol over budgettet
6. Sammenfatning
7. Tjek vores alt-i-en projektstyringssystem

Projektstyringssoftware – hvornår skal det implementeres?

I løbet af et projekt opstår der ofte problemer på grund af både eksterne og interne situationer. Mens eksterne faktorer normalt er uden for vores kontrol, kan interne faktorer elimineres – forudsat at vi forstår, at de er et permanent og ikke kun et engangsproblem. De 4 mest almindelige eksempler på situationer med negative konsekvenser for hele projektet – for hvilke implementeringen af et passende værktøj kunne være en løsning – er nævnt nedenfor.

Manglende kontrol over udførelsen af opgaver

Kan du ikke huske, hvornår din underordnede skal afslutte den tildelte opgave? Har du mistet den notesbog, hvor du fordelte opgaverne til den igangværende fase af projektet? Ved du ikke, hvad dine medarbejdere laver i øjeblikket? Hvis du på nogen måde føler, at du ikke kan opretholde kontrol over projektet, bør du bestemt satse på at implementere et projektstyringsværktøj.

At tilføje alle opgaver sammen med de ansvarlige personer, sætte deres prioriteter og forfaldsdatoer, statusændringer (f.eks. at gøre – gør – gjort) – det er blot nogle af de funktioner, der vil gøre det muligt for dig at eliminere problemet med manglende tilsyn. Konstant overvågning er trods alt den bedste måde at opnå de forventede fordele på.

Manglende ordentlig kommunikation mellem teammedlemmer

Bemærker du, at andre teammedlemmer ikke ved, hvad deres kollega i øjeblikket laver? Selvom det kan synes, at alle kun skal være ansvarlige for deres egne opgaver, er dette en forkert tankegang, der fører til ineffektiv brug af ressourcer – og som følge heraf, fejl. At arbejde i et team på et fælles projekt betyder, at individer er afhængige af hinanden, hvilket gør ordentlig kommunikation nødvendig. Med al information i systemet og alle, der har adgang til det, kan du tjekke status for andres arbejde når som helst og planlægge dine aktiviteter.

Desuden giver et projektstyringsværktøj dig mulighed for at tilbyde hjælp (efter du har afsluttet dine opgaver) til den person, der sandsynligvis vil mislykkes med at overholde sin frist. Muligheden for at opbevare alle dokumenter ét sted hjælper også med at forbedre kommunikationen mellem forskellige teammedlemmer. At give adgang til dem til hver person i ét system er den nemmeste måde at samarbejde effektivt med hinanden.

Projektforsinkelser

Forsinkelser kan ske af forskellige årsager, og på ethvert trin af implementeringen – og at udøve kontrol over alle processer uden hjælp fra passende software kan være betydeligt vanskeligt. Et projektstyringsværktøj vil gøre det muligt for dig at undgå sådanne situationer, der påvirker det endelige resultat af implementeringen ved at give dig en konstant evne til at kontrollere flaskehalse. Når du har al information i ét system, og der er en afslutningsfrist ved siden af hver opgave, vil muligheden for uventede forsinkelser blive minimeret.

Manglende kontrol over budgettet

Økonomi er ofte det største smertepunkt i et projekt, og manglen på konstant kontrol over indtægter og udgifter kan føre til katastrofale konsekvenser, der væsentligt forværrer virksomhedens økonomiske situation. Selvfølgelig kan det ske, at vi undervejs i projektet ikke overholder de oprindelige forudsætninger (på grund af f.eks. betydelige stigninger i priserne på de varer, vi har brug for), men ved at holde styr på al information i ét system kan vi opdage problemet tidligere og reagere derefter. Hvis du nogensinde har haft problemer med at overholde budgettet, så risikér ikke at gentage en sådan situation.

Sammenfatning

Tænk over, om de nævnte situationer nogensinde har været til stede i din organisation, og om deres hyppighed var høj nok til at blive et problem, der forhindrer din virksomhed i at fungere glat. Hvis svaret er ja, ved du præcis, hvilket skridt du skal tage næste gang. Lettere planlægning af opgaver, aftaleindgåelse, kontakt med kolleger, udøvelse af kontrol, holde styr på begivenheder i din kalender – hvis du føler, at du har brug for sådanne funktioner, så tøv ikke længere, vælg blot det bedste projektstyringsværktøj til dig.

Læs også:Bedste online kalender til projektstyring

Tjek vores alt-i-en projektstyringssystem:

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.