Multitasking vs enkelt opgavehåndtering. Hvilken metode er bedre for din produktivitet?

Hvilken metode sikrer bedre effektivitet og produktivitet? Evnen til at prioritere, organisere sit eget arbejde eller planlægge strategisk er ofte ønsket af arbejdsgivere. Når antallet af ansvar stiger, og lederen forventer hurtige resultater, er det værd at overveje, om du vil opnå bedre resultater ved at udføre flere opgaver samtidig eller ved at fokusere på én ting ad gangen. Lad os finde ud af det!

Multitasking vs enkelt opgave – indholdsfortegnelse:

1. Hvad er multitasking?
2. Enkelt opgave: et alternativ til multitasking
3. Hvordan udfører man enkelt opgave?
4. Multitasking vs enkelt opgave
5. Sammenfatning

Hvad er multitasking?

Multitasking kan forstås på to måder. For det første er det forbundet med opdeling af opmærksomhed, hvilket gør det muligt for en person at udføre flere opgaver på samme tid, såsom at svare på en e-mail fra en kunde, mens man deltager i et teammøde og chatter med kolleger. Multitasking kan også ligestilles med evnen til hurtigt at skifte mellem individuelle opgaver.

Er multitasking effektiv? Ifølge en undersøgelse, hvis resultater blev præsenteret i publikationen “Supertaskers: Profiler i ekstraordinær multitasking evne,” lykkedes det kun 2,5% af deltagerne at udføre flere opgaver samtidig. Resten viste betydelige fald i præstationen.

Cynthia Kubu, en neuropsykolog, bekræfter, at den menneskelige hjerne er i stand til at fokusere på at udføre kun én opgave ad gangen: “Når vi tror, vi multitasker, gør vi oftest ikke to ting på én gang. Men i stedet udfører vi individuelle handlinger i hurtig rækkefølge, eller skifter opgave.”

En anden undersøgelse, denne gang af forskere fra Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale (INSERM) i Paris, viser, hvordan multitasking påvirker den præfrontale cortex. Når man udfører en enkelt opgave, arbejder begge sider af den præfrontale cortex sammen. Når flere opgaver udføres samtidig, begynder hjernehalvdelene at arbejde uafhængigt, hvilket fører til hukommelsesproblemer, lavere præstation og et øget antal fejl.

Hvis det er ineffektivt at udføre flere opgaver samtidig, hvordan er det så muligt, at en person kan for eksempel spise middag, scrolle på sociale medier og lytte til radioen på samme tid? Svaret ligger i engagementniveauet i den præfrontale cortex – aktiviteter, som vi udfører automatisk (som at gå) belaster den mindre end for eksempel at køre bil.

Enkelt opgave: et alternativ til multitasking

Hvad skal man gøre i stedet for multitasking? Nå, enkelt opgave kan være et alternativ til multitasking. Det indebærer at fokusere på kun én opgave ad gangen. Denne metode har en positiv indvirkning ikke kun på produktiviteten, men også på den menneskelige krop. Hvad er så fordelene ved enkelt opgave?

• Højere effektivitet – at lægge energi i at fuldføre én opgave sikrer, at den bliver udført grundigt, så risikoen for at lave fejl reduceres.
• Bedre koncentration – evnen til at fokusere på en specifik opgave gør det muligt at opnå bedre resultater. Dette gælder ikke kun for professionelle pligter, men også for relationer. For eksempel gør koncentration, eller “at være her og nu”, når man mødes med venner, at man kan nyde øjeblikket mere.
• Færre distraktioner – at fokusere på én opgave gør den til en prioritet, og eksterne distraktioner elimineres automatisk.
• Større kontrol – “skift” mellem opgaver efterlader en person distraheret fra arbejdet, hvilket gør det sværere for dem senere at måle effekten af deres indsats eller den tid, de har brugt på en opgave.
• Reducerede stressniveauer – enkelt opgave øger sandsynligheden for faktisk at fuldføre en given opgave. Det øger også tilfredsheden og reducerer stressniveauerne, da medarbejderen ikke længere skal tænke på, hvornår og hvordan de skal afslutte den.

Hvordan udfører man enkelt opgave?

Prioriter

Før du begynder at arbejde, skal du beslutte, hvilke opgaver der er øverst på din prioriteringsliste. Brug Eisenhower-matrixen, som vil hjælpe dig med at bestemme, hvilke emner der er presserende og kræver øjeblikkelig opmærksomhed, og hvilke der kan tages op senere. Når du har fastsat prioriteten for opgaverne, lav din egen to-do liste. Dette er en af de funktioner, som Firmbee tilbyder. Dette system gør det muligt for dig ikke kun at skrive dine ansvar ned, men også at prioritere dem, give dem statusser og deadlines.

Lær at styre din tid

Der findes forskellige teknikker, der hjælper dig med bedre at styre din tid ved at opdele store opgaver i mindre, der kan udføres med fuld fokus på kort tid. Et eksempel er Pomodoro-teknikken, som er baseret på at arbejde i cykliske tidsblokke. Den mest almindelige opdeling er at udføre en opgave i 25 minutter og derefter tage en 5-minutters pause. Efter fire blokke anbefales det at tage en længere pause.

At blokere for distraktioner hjælper også med at fokusere bedre. Til dette formål er det en god idé at slukke for alle notifikationer og forlade de websteder, der distraherer dig fra dit arbejde. Selvfølgelig kan nogle kolleger forvente et øjeblikkeligt svar på deres besked. Du bør så informere andre på forhånd om, at du har brug for at fokusere på den opgave, du har foran dig, og bede dem om ikke at forstyrre dig, mens du gør det. Sådanne situationer lærer dig også, hvordan man sætter sunde grænser. Ledere kan også overveje at indføre eller i det mindste videreuddanne medarbejdere om emnet asynkron kommunikation.

Brug projektstyringssystemet

Projektstyringssoftware har mange funktioner, der kan bruges til at organisere dit arbejde. Først og fremmest kan et team med hjælp fra Kanban-tavler arbejde sammen om at definere opgaver, sætte deres prioriteter og statusser, tildele medarbejdere ansvarlige for at fuldføre dem eller sætte deadlines. En person med tildelte opgaver kan skrive dem på sin egen to-do liste, derefter individuelt og successivt fuldføre dem og markere dem som afsluttet.

Øv aktiv lytning

Aktiv lytning hjælper dig med at fokusere på den anden person og huske så meget som muligt fra mødet. Takket være denne praksis viser du ikke kun respekt for den anden person, men du kan også bedre forstå de diskuterede emner samt undgå fejl og misforståelser. Så det er en god idé at lægge distraherende enheder (telefon, laptop osv.) væk, når du deltager i et møde, og helst efterlade dem i et andet rum. Under online diskussioner er det også en god idé at lukke alle unødvendige faner i din webbrowser.

Multitasking vs enkelt opgave

Det er ikke svært at bemærke, at multitasking og enkelt opgave er helt forskellige metoder til at udføre opgaver. I tabellen nedenfor præsenterer vi de grundlæggende forskelle.

Multitasking	Enkelt opgave
At arbejde på flere opgaver samtidig, eller evnen til hurtigt at “skifte” mellem dem	At arbejde på kun én opgave ad gangen
Et bredt arbejdsområde	Et smalt arbejdsområde, fokus på kun én opgave
Muligheden for at lave flere fejl på grund af lavere koncentration	Lavere risiko for at lave fejl
Et stort antal fejl betyder dårligere resultater og lavere effektivitet og produktivitet	Et lille antal fejl betyder bedre resultater og højere effektivitet og produktivitet
Det er sværere at spore fremskridt	Det er lettere at spore fremskridtene for den aktuelle opgave
Det er sværere at prioritere opgaver	Evnen til at prioritere opgaver er essentiel, de vigtigste pligter udføres først
Hurtigere fremskridt på tværs af flere projekter	Langsommere fremskridt på tværs af flere projekter på grund af fokus på enkelt opgaver
Langsommere udførelse af specifikke opgaver på grund af hyppige “skift” mellem dem	Hurtigere afslutning af en bestemt opgave – al opmærksomhed og energi er dedikeret til den

Sammenfatning

I dag er multitasking en ønskelig færdighed hos arbejdsgivere, hovedsageligt fordi det er forbundet med større produktivitet og effektivitet. Som undersøgelser viser, er forholdet helt modsat. Ved konstant at skifte mellem opgaver, være ude af stand til at prioritere og organisere sit arbejde og være hyppigt distraheret, kan en medarbejders effektivitet blive betydeligt reduceret, og der er en større risiko for at lave fejl, som igen kræver tid og energi at rette.

Selvfølgelig kan multitasking i nogle situationer og for nogle mennesker være en ideel løsning. Men det er værd at huske, at kun en lille procentdel af befolkningen har den rette aptitude til det.

Det er også afgørende at ændre holdningen til enkelt opgave og afvise opfattelsen af, at det er en underlegen metode. I adskillige publikationer, artikler og blogs kan du læse om dens positive effekter på arbejdet såvel som på helbredet. Så det kan være et ideelt alternativ for folk, der ikke ønsker at føle så meget pres og stress, og i stedet ønsker at føle tilfredshed ved at fuldføre specifikke opgaver.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.