4 enkle tips til at organisere dit arbejdsliv

Har du nogensinde følt dig overvældet af antallet af ansvar på arbejdet? Har du nogensinde ligget vågen om natten på grund af en stram mave og angst for morgendagens opgaver? Har du nogensinde nervøst kastet et blik på dit ur nu og da på arbejdet, og bedt om, at tiden måtte stoppe med at gå så hurtigt? Hvis ja, bør du finde en løsning for at sikre, at sådanne negative situationer ikke sker igen. Tjek vores 4 enkle tips til at organisere dit arbejdsliv. Læs videre.

Tips til at organisere dit arbejdsliv – indholdsfortegnelse:

1. Start med planlægning
2. Prioriter
3. Estimér tid
4. Spor din fremgang
5. Sammendrag

Start med planlægning

At lave to-do lister og en tidsplan (ugentlig, time-for-time – afhængigt af dine behov) er uden tvivl en grundpille i organisering, som du simpelthen ikke kan undvære. Hvis du vil forblive produktiv og effektiv på arbejdet, bør du planlægge din dag. På den måde vil du glidende bevæge dig fra opgave til opgave uden at spilde tid.

Du kan planlægge dit arbejde og lave din daglige tidsplan i en planner, kalender eller speciel tidsstyringssoftware, valget er dit! Husk at anvende 60:40 reglen – du bør kun afsætte 60% af din arbejdsdag til aktiviteter med høj værdi, så de resterende 40% kan tildeles til nødsituationer, pauser eller opgaver i sidste øjeblik.

Hvis en medarbejder betragter alle opgaver som vigtige og presserende, vil de leve under konstant stress og mislykkes med at udføre de fleste af deres pligter. Af denne grund er det afgørende at sætte prioriteter korrekt og udføre opgaver i henhold til deres betydning og hastighed.

Prioriter

Men at sætte opgaver til at blive udført er ikke nok, fordi det ikke løser det grundlæggende problem: hvor du skal starte. Af denne grund, som et andet skridt mod bedre organisering, vil vi nævne prioritering, det vil sige at bestemme, hvilke opgaver der er vigtigere og bør udføres først, og hvilke der kan vente.

Eisenhower-matrixen vil helt sikkert hjælpe dig med at prioritere. Ifølge Eisenhower kan opgaver opdeles i fire grupper:

• vigtige og presserende – opgaver, der skal udføres så hurtigt som muligt (f.eks. en nødsituation, en frist for aflevering af et eksternt projekt),
• vigtige, men ikke presserende – opgaver, der er strategisk vigtige, men kan udføres på et senere tidspunkt (sådanne opgaver udføres villigt af de fleste medarbejdere),
• presserende, men ikke vigtige – refererer normalt til at yde assistance til andre i udførelsen af deres opgaver (som ikke er vores ansvar) og uplanlagte pligter,
• ikke vigtige og ikke presserende – disse er aktiviteter, der spilder tid og fremmer prokrastinering.

En anden ting, der vil give dig mulighed for at forbedre organiseringen af dit arbejdsliv, er at estimere, hvor lang tid det vil tage dig at fuldføre en given opgave. Hvordan vil det fungere? Først og fremmest vil det motivere dig – du vil ønske at fuldføre de første opgaver inden for den afsatte tid (eller endda hurtigere) for at realisere din samlede plan for dagen. For det andet vil det give dig mulighed for realistisk at vurdere, hvor mange pligter du vil være i stand til at fuldføre på en given dag. Det kan vise sig, at den vigtigste opgave vil tage hele din dag, og der ikke vil være plads til at fuldføre andre opgaver.

Pomodoro-teknikken, en tidsstyringsmetode udviklet af Francesco Cirillo i slutningen af 1980’erne, kan være nyttig til at estimere tid og holde sig til en plan. Den involverer at arbejde i en 25:5 model – 25 minutter til pligter, 5 minutter til hvile (gentaget i successive cykler) – og giver dig mulighed for at forblive i kontrol, huske at tage pauser og være fokuseret på den opgave, der er foran dig.

Spor din fremgang

Det fjerde skridt mod en bedre organisering af dit arbejdsliv er at kontrollere tempoet i opfyldelsen af opgaver og krydse punkter af på din to-do liste. Dette er essentielt for, for det første, at planlægge den næste dag, og for det andet, at tjekke, hvor meget tid der bruges på en bestemt opgave og lave ændringer i fremtiden. (f.eks. undersøge, hvorfor vi brugte så meget tid på noget, vi troede var let). Dette vil give dig mulighed for at minimere distraktioner og bestemme, hvornår du arbejder bedst.

Sammendrag

Pareto-princippet siger, at 20% af dine indsatser producerer 80% af dine resultater. Dette relaterer sig perfekt til arbejdspladsen, men kun hvis du sikrer, at din dag er godt organiseret. Hvis du vil øge din produktivitet, minimere stressfaktorer og føle dig bedre til de kommende opgaver, så ignorer ikke vigtigheden af de teknikker, vi har nævnt. Planlægning, prioritering, estimering og sporing – disse aktiviteter er ikke svære at udføre og kan give dig en række positive resultater i forhold til at organisere dit arbejdsliv.

Læs også: Pareto-princippet – 1 fantastisk regel for produktivitet og effektivitet.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.