Projektforventninger og hvordan man opfylder dem

Opgaven med at gennemføre et projekt bærer et stort ansvar. Uanset om du arbejder som projektleder eller freelancer, skal du opfylde flere definerede og høje projektforventninger. Ved mange lejligheder, på grund af manglende korrekt kommunikation, bliver disse krav misforstået og fejltolket. Teamet mister moral, da tiden bruges på at gøre projektet mindre kaotisk i stedet for at komme videre. Hvordan får man et projekt til at opfylde alle forventninger? I dagens artikel vil vi gerne give dig nogle retningslinjer, som når de sættes i praksis, vil sikre, at dit projekt gennemføres fejlfrit og med lethed.

Projektforventninger – indholdsfortegnelse:

1. Projektforventninger – hvorfor de ofte fører til skuffelse
2. De 5 elementer af projektforventningsstyring:
3. For fremtiden

Projektforventninger – hvorfor de ofte fører til skuffelse

Det er sandsynligvis sket for dig, at din klient ikke var tilfreds med resultatet af dit arbejde. Du har hele tiden undret dig over, hvorfor dine visioner ikke matchede, og i hvilken grad det gjorde hele dagsordenen uklar. Når du endelig finder ud af det, er det alt for sent, nogle gange endda værre – hele projektet er afsluttet. Alligevel knager du dine hjerne – hvad gik galt? Svaret i dette tilfælde er næsten altid kommunikation og korrekt udtryk for forventningerne fra begge parter. Heldigvis er der en måde at forhindre sådanne katastrofer på.

Forventninger er ikke andet end stærke overbevisninger om, at noget, vi har i tankerne, har et bestemt udseende, form, stof osv., og at tingene vil ske på den måde, vi forestiller os. Disse forhold er ofte svære at fastslå godt, hvilket kan være problematisk, især fra et forretningsmæssigt synspunkt. Det slører også både projektets mål og måderne at måle dets succes på.

Desuden kan problemet være manglen på definerede prioriteter og tidsrammer for en given opgave eller at fokusere for meget på de forkerte faser. I sidste ende står vi tilbage med spildt tid, lav moral og reduceret arbejdseffektivitet. Sådan organisatorisk kaos medfører en mangel på engagement inden for teamet, men vigtigere er det et alvorligt tab af tillid mellem klienten og teamet af mennesker, der arbejder på et givet projekt, inklusive dig.

De 5 elementer af projektforventningsstyring:

Som du kan se, kan korrekt styring af forventninger hjælpe dig med at undgå mange unødvendige problemer og føre gennem hele processen med at gennemføre projektet fra start til slut, som klienten havde til hensigt. Der er 5 grundlæggende elementer i projektforventningsstyring:

1. Projektplanlægning

Det er ofte tilfældet, at de interesserede parter i et projekt har en bestemt færdiglavet vision, selv før de opretter blueprintet for et givet foretagende. Af denne grund er det en god idé at involvere klienten allerede i den indledende fase, dvs. planlægning. Sammen med klienten og kollegerne bestemmer du omfanget af aktiviteter, prioriteter og mål, identificerer forholdet mellem opgaver. Hvis noget er uklart – tøv ikke med at spørge. Glem heller ikke at formulere en risikovurderingsplan for at have en udvej i tilfælde af uforudsete omstændigheder.

Forventningerne fra begge parter matcher måske ikke altid – denne metode vil afklare alle antagelser for et givet projekt og engagere hele teamet mere.

2. Gennemførelse af projektet

Projektplanlægning er vigtig, men ikke så afgørende som dens udførelse. For at gøre det skal du holde møder med klienten og teamet for at bestemme hvordan man udfører og overvåger udviklingen af dit foretagende.

Når du mødes med dit team, skal du sikre dig, at alle forstår deres rolle og ved, hvad de skal gøre. Sæt rollerne, opgaverne, den tid, der skal bruges på dem, en kommunikationsplan og en måde at redegøre for milepæle. Det er bedst, hvis du også inkluderer KPI’er med det samme, samt de næste planlagte møder, hvor du vil give en opdatering.

Kommunikation er væsentlig på dette stadium – tag dig af det, for eksempel ved at introducere en passende platform til kommunikation. Firmbee er en af disse typer værktøjer, som udover muligheden for at kommunikere med kolleger har mange andre funktioner, der er nyttige i projektledelse og arbejde. Det er en af de få projektledelsesplatforme, som gør, at der ikke er behov for at integrere flere programmer, og den såkaldte tekniske træthed ophører med at genere os.

3. Kommunikation

Som du kan se, vedrører den største del af en effektiv arbejdsproces, og dermed opfyldelse af forventninger, evnen til at kommunikere klart. Dette bør holdes i tankerne gennem alle projektets faser for at undgå unødvendige misforståelser og dermed tab af tid og motivation.

Frem for alt, brug simpelt og klart sprog, et som alle forstår. Der bør ikke være nogen tvetydighed eller tvivl. Derudover er det bedst at opsummere alle møder med hurtig feedback.

Du kan også oprette en kommunikationsplan, der inkluderer:

• metoden for kommunikation (e-mails, beskeder, kommunikationsværktøjer),
• frekvensen af kommunikation,
• en bestemt person ansvarlig for en specifik opgave,
• risikovurdering og potentielle kommunikationsproblemer.

Det vil sikre, at de involverede ved, hvad de kan forvente, og at selv de værst tænkelige scenarier er en eftertanke snarere end en ubehagelig overraskelse. At skjule dårlige nyheder vil ikke hjælpe og kan resultere i et tab af tillid og engagement i teamet.

4. Under-løfte og over-levere

Bogstaveligt talt under-løfte betyder at nedtone sine løfter i starten af et foretagende, og omvendt over-levere betyder at overskride forventningerne ved leveringen.

Det er ikke svært at blive revet med af begejstringen og love noget i begyndelsen af planlægningsprocessen, som med tiden og efter entusiasmen er kølet af, kan vise sig at være svært eller endda umuligt at opfylde. Da terningen er kastet, og du ikke kan tage det tilbage, hvad så? Sandsynligvis noget stress foran. Tricket er ikke at lade denne situation ske i første omgang. Hvordan?

Vi bør foreslå lidt mindre, end vi kan levere. På den måde føler klienten sig tilfreds, når projektet afsluttes, og vi har formået at overskride hans forventninger. I tilfælde af uforudsete problematiske omstændigheder, der river nogle dele fra blueprintet, er klienten stadig glad, da vi forhåbentlig har formået at holde vores ord. Ikke desto mindre, for at forblive rolige gennem hele processen, skal vi omhyggeligt fastsætte målene og milepælene så realistisk som muligt for at kalibrere vores under- og over-strategi.

5. Personlige forventninger

Folk kan ikke læse tanker. De vil ikke gætte, hvad vi mener, antager eller forudser, hvis vi ikke artikulerer sagerne klart og eksplicit. Sådan når vi det sidste, men bestemt ikke det mindst betydningsfulde element – at udtrykke vores forventninger. Gennemsigtighed og klarhed i vores intentioner, handlinger og forventninger muliggør, at vores kolleger og potentielle klienter kan forstå og danne sig et klart billede af det samlede udsyn for det projekt, vi påtager os.

For fremtiden

Forventninger er en integreret del af vores liv, inklusive dens professionelle aspekt. Proaktivt at styre dem kan strømline arbejdsprocessen og føre til et mere engageret team, tilfredse klienter og i sidste ende personlig succes! Husk dette, når du arbejder på dine projekter, og prøv at sætte disse få principper i praksis – du vil se forskellen på ingen tid.

Læs: Hvilke nye projektledelsesevner du bør besidde i 2021 og 2022.

Hvis du vil holde kontakten, så tilmeld dig vores Facebook-fællesskab.