Projektmål. Hvad er det, og hvordan definerer man det godt? | #15 Kom godt i gang med projektledelse

Målet med projektet, eller hvad vi ønsker at opnå ved at udføre projektet, skal være klart for alle involverede. For teamet, projektlederen, kunder, modtagere samt organisationens ledelse. Det er grundlaget for koordinering af aktiviteter, opsætning af individuelle mål og tildeling af opgaver. Det er ved afstanden til dets opnåelse, at projektets status måles. Så hvordan definerer man projektmålet godt?

Projektmål – indholdsfortegnelse:

1. Introduktion
2. Hvad er projektmålet?
3. De mest almindelige fejl ved formulering af projektmålet
4. Hvordan definerer man projektmålet?
5. Sammenfatning

Introduktion

Projektmålet inkluderer mange mindre mål og milepæle. Det overskygger dem alle i besvarelsen af spørgsmålet “Hvad gør vi?”. Så hvad skal inkluderes i en passende formulering af et projektmål for bedst at støtte en glat start på implementeringen?

Hvad er projektmålet?

I den syvende udgave af PMBOK defineres projektmålet som:

“Noget, som handlinger er rettet mod, en strategisk position, et mål der skal opnås, et resultat der skal udarbejdes, et produkt der skal produceres eller en service der skal leveres.”

Derfor behøver projektmålet ikke at være materielt. Mens resultatet af mange projekter inkluderer produktionen af en genstand, indhold eller software, kan det også inkludere en service eller en ændring hos kunden eller i organisationen selv. Et projektmål er for eksempel:

• Implementering af processen hos kunde A inden udgangen af december i år
• Opnåelse af nul drivhusgasemissioner inden 2025
• Lancering af produkt B på det europæiske marked inden udgangen af januar 2023
• Organisation af et C-arrangement for 1.000 personer næste maj
• Optimere udgifterne og reducere omkostningerne med 30% i virksomhed E’s D-afdeling
• Reducere antallet af klager med 10% i næste kvartal.

Det forfulgte mål er derfor nært relateret til projektvisionen, som angiver grunden til at forfølge målet ved at besvare spørgsmålene “hvorfor?” og “hvad for?”.

De mest almindelige fejl ved formulering af projektmålet

En af de mest almindelige fejl, der opstår ved formulering af et projektmål, er at antage, at alle involverede “ved hvad de skal gøre”. Og som et resultat er der ikke behov for at formulere et projektmål eller oprette relaterede dokumenter. Desværre, selvom dette er sandt i den første uge af projektimplementeringen, bliver målet hurtigt uklart, og projektets omfang udvides og ændres. Derfor giver spontan projektimplementering sjældent de forventede resultater.

Af denne grund bestemmes opnåelsen af et forretningsprojektmål normalt ikke kun af projekt dokumenter, men også af KPI’er, Key Performance Indicators. Disse relaterer sig normalt til realiseringen af projektbudgettet, kvaliteten af udførelsen og den tid, der bruges på at afslutte projektet. Det er med disse, at de fejl, der oftest opstår i formuleringen af projektmålet, er relateret. Dette skyldes, at de vedrører det faktum, at det tilsigtede resultat ikke er målbart i nogen af de nøgleaspekter. Det er ikke specificeret i det, for eksempel:

• Hvor lang tid forventes projektet at tage?
• Hvilke funktioner skal produktet have for at projektet kan betragtes som fuldført?
• Hvad er den uoverstigelige grænse for budgettet afsat til dets implementering?

For at forhindre sådanne problemer i at opstå, er det værd at bruge gennemprøvede teknikker til korrekt at definere formålet med projektet.

Læs også: Typer af projekter

Hvordan definerer man projektmålet?

En af de teknikker, der oftest anvendes til at formulere et projektmål, er SMART, som står for:

• S-Specifik (Specific) – målet skal være så specifikt som muligt, men det skal dække alle aktivitetsområder, der er inkluderet i projektet
• M-Målbar – budget, implementeringstid, antal involverede personer og muligheden for at sætte objektive mål for at bestemme, om projektet er afsluttet, er nøgler til et veldefineret projektmål
• A-Opnåeligt (Achievable) – på grund af uforudsigelige omstændigheder kan det altid ske, at målet ikke kan opnås, men på tidspunktet for fastsættelsen bør det opfattes som opnåeligt af alle interessenter og projektteamet
• R-Relevant (Relevant) – et projektmål er relevant, hvis det er opnåeligt med de ressourcer, der er tilgængelige for organisationen, snarere end at kræve for eksempel hundrede specialister, der er svære at finde og ansætte
• T-Tidsbestemt – projektet skal have en klart defineret varighed og opnåelse af det tilsigtede resultat.

For at se om dit projektmål opfylder SMART-kravene, prøv at besvare følgende spørgsmål:

• Hvad vil der ske, når målet er nået?
• Inspirerer og motiverer dette mål dig?
• Ifølge din viden og erfaring, er dette mål opnåeligt?
• Kan fremskridt mod dette mål spores, og hvordan?
• Hvornår vil det forventede resultat dukke op?

Sammenfatning

Et projektmål er et formuleret og specifikt svar på spørgsmålet “Hvad laver vi?”. Selvom resultaterne vil variere meget afhængigt af typen af projekt, der implementeres, bør hvert mål opfylde de ovenfor beskrevne SMART-kriterier. Med en implementeringsramme er det muligt at planlægge og også bestemme, om projektet kører som planlagt.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.