Projektovervågning. Hvilke parametre skal man holde øje med? | #34 Kom godt i gang med projektledelse

Projektdata er et kraftfuldt værktøj, som projektledere skal lære at håndtere. At indsamle det er kun begyndelsen. Projektets succes ligger også i at overvåge de relevante fund og observere forholdet mellem dem. Hvordan beslutter man så, hvilke parametre der er værd at observere? Læs videre for at finde ud af det!

Projektovervågning – indholdsfortegnelse:

1. Introduktion
2. Budget – overvågning af ressourcer
3. Tidsplanlægning – overholdelse af deadlines
4. Præstationsniveau – kvalitetskontrol
5. Kontrol – parameterrækker
6. Sammenfatning

Introduktion

Uanset hvilken ledelsesmetode der anvendes i et projekt, er en af projektlederens primære opgaver gennem hele projektet at overvåge dets fremdrift. Uden klart definerede parametre og evalueringskriterier kan man ikke afgøre, om projektet bevæger sig mod det rigtige mål i det rigtige tempo. Hvilke parametre skal man observere for at opdage potentielle problemer så tidligt som muligt og for at udnytte de muligheder, der opstår?

Budget – overvågning af ressourcer

I næsten alle projekter er budgettet den mest essentielle observerede parameter. Derfor bør projektlederen overvåge alle aspekter af opgavefinansiering, blandt andet:

• arbejdskraftomkostninger,
• materialer,
• software,
• køb eller brug af værktøjer og udstyr,
• ekspertkonsultation,
• rejser og deltagelse i branchearrangementer.

For at overvåge udgifterne er det nemmest at bruge software, for eksempel Firmbee. Så er alle afvigelser fra det fastsatte budget straks synlige. Det er dog ikke værd at lægge for meget vægt på en engangsoverskridelse. Det er bedre at antage en fejlmargin for mål eller milepæle. Så kan man opveje de højere omkostninger ved en opgave med besparelser i et andet område.

Agile projektledelsesmetoder fungerer særligt godt i fleksibel budgetstyring. Ifølge Pulse of Profession 2021-rapporten med titlen “Beyond Agility” holder de så mange som 64% af projekterne inden for det antagne finansieringsramme.

Tidsplanlægning – overholdelse af deadlines

Det andet nøgleområde er at se, om projektet overholder den fastsatte tidsramme. Her viser softwaren sig også nyttig, da man kan tjekke ikke kun teamets fremdrift i realtid, men også generere rapporter. Det er også værd at anvende velafprøvede tidsstyringsteknikker.

Frem for alt skal man huske at overvåge forholdet og indbyrdes afhængighed mellem opgaver. Hvis koordinering er vigtig, skal man sikre, at deadline overholdes, og at opgaverne opretholder den rigtige rækkefølge.

Præstationsniveau – kvalitetskontrol

At kontrollere kvaliteten af opgaverne er noget sværere at overvåge end budgettet og tidsplanen for deres gennemførelse. Dette skyldes, at det her er svært ikke kun for standardisering, men også for entydige evalueringskriterier.

Når man planlægger at overvåge niveauet af opgavepræstation, er det værd at skelne mellem to parametre, der anvendes i Scrum metodologien:

• Definition af færdig, og
• Acceptkriterier

Definitionen af færdiggørelse refererer til kvaliteten af en opgaves udførelse, det vil sige, om alle de tekniske krav, der er stillet til den, er blevet opfyldt. Acceptkriterierne, derimod, er en liste over forventninger, der er stillet til den af interessenterne.

Forskellen mellem at opfylde definitionen af færdiggørelse og at opfylde acceptkriterierne kan illustreres med eksemplet på et hus under opførelse. Det opfylder definitionen af færdiggørelse, når væggene er blevet muret tilstrækkeligt jævnt, og investeringen er blevet accepteret af byggeledderen. Men huset opfylder måske ikke byggerens forventninger, som forventede, at væggene skulle være perfekt jævne, og farven skulle være som i brochuren.

Kontrol – parameterrækker

Ligegyldigt hvor vigtigt det er at overvåge specifikke parametre, er det lige så vigtigt at bestemme deres rækker, med andre ord at besvare spørgsmålet, “Hvor meget afvigelse fra normen bør give anledning til bekymring?”

På grund af forskellene i kravene fra organisationer og interessenter samt de individuelle behov for hvert projekt er det svært at tale om afvigelsesrekommandationer. Men uanset om det er 10 eller 25 procent, er det en god idé at fastsætte specifikke værdier med interessenterne under projektplanlægningen, som kun vil ende med yderligere møder og hektiske, spontane handlinger.

Sammenfatning

Overvågning af et projekt hjælper med at sikre, at det er på rette spor for at nå sine mål. Vi har diskuteret de vigtigste områder ovenfor: budget, tidsplan, præstation og parameterrækker.

Der findes ikke en simpel opskrift på et sæt parametre, der optimalt vil beskrive hvert projekt. Men i de fleste projekter vil effektiv udtrækning af disse grundlæggende elementer gøre det muligt at fuldføre opgaverne til tiden, inden for budgettet og på det krævede niveau.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.