Projektfejl. 5 grunde til, at projekter fejler | #23 Kom godt i gang med projektledelse

Ifølge Project Management Institute’s rapport fra 2021 er procentdelen af projekter, der fejler, faldende år for år. I 2019 var det 15% af projekterne. I 2020 – 13%, og i 2021 kun 12%. Hvad skylder virksomhederne det gradvise, men markante fald i procentdelen af projektfejl? Og hvad skal der gøres for at være blandt projektteams, der fejrer succes?

Projektfejl – indholdsfortegnelse:

1. Projektfejl. Introduktion
2. 5x Hvorfor?
3. 5 grunde til projektfejl
4. Sammenfatning

Hvorfor fejler projekter? Introduktion

Vi kan nævne uendelige grunde til projektfejl. Droppede sponsoren ud? Mødte materialerne ikke forventningerne under testning på kundens sted? Er det blevet klart, at budgettet var alt for lille, og at teamet faldt fra hinanden? Hver af disse grunde er værd at studere, da de afspejler tilgangen til fejl, som gør det muligt at forhindre dem. Så hvordan opdager man det underliggende problem?

5x Hvorfor?

For ikke at blive drevet af følelser og for at opdage rodårsagen til projektets fejl, skal man tage fat i dokumenterede metoder. Fem-spørgsmålsteknikken er ideel til dette. Den blev udviklet af Taiichi Ohno for Toyota-koncernen. Dog blev den populær på grund af sin høje effektivitet. I dag bruges den blandt andet i projektledelse baseret på Lean og Six Sigma metoder.

5 x Hvorfor? vil fungere, så længe vi er villige til at give ærlige og omfattende svar på dem. På denne måde kan det være muligt at komme til kilden til problemerne. Dette vil igen hjælpe med at forhindre, at lignende fejl gentages.

Hvis årsagen til projektfejlen for eksempel er sponsoren, der trækker sig, skal følgende spørgsmål besvares:

Hvorfor trak sponsorerne sig?

Efterfølgende svar på spørgsmålene kunne se sådan ud:

1. Hvorfor? – Fordi de mistede interessen for projektet.
2. Hvorfor? – Fordi de ikke kendte den aktuelle status for projektet.
3. Hvorfor? – Fordi de sjældent blev informeret om fremskridtene i arbejdet.
4. Hvorfor?– Fordi der under kommunikationsplanlægningen ikke blev fastsat hyppighed for møder og rapporteringsfrister.
5. Hvorfor? – Fordi projektlederen ikke formåede at sikre gennemsigtighed og kommunikation i projektet.

Vi vil derfor se på årsagerne til projektfejl, der besvarer det sidste, femte “Hvorfor?” spørgsmål, dvs. kildeproblemer. De potentielle rodproblemer er værd at være opmærksom på, når man planlægger et nyt projekt.

5 grunde til projektfejl

De sværeste problemer at løse, der kan forårsage projektfejl, er relateret til områder:

• interessenter – det sker, at der allerede på planlægningsstadiet er antydninger, som ikke realiseres af interessenterne, der er enige om detaljerne i projektimplementeringen,
• team – både opgaven med at skabe et team og effektivt lede dets arbejde kan være udfordrende,
• den tekniske side af projektet – både tilgængeligheden af ressourcer og færdighederne hos de personer, der er ansat i projektet,
• forretningsmiljø – overvågning og reaktion på eksterne begivenheder er især vigtigt, når der sker hurtige ændringer, som igen kræver en høj grad af fleksibilitet og hurtig reaktion, dvs. effektiv forandringsledelse.

Vi vil nedenfor diskutere årsagerne til projektfejl inden for følgende områder:

	Interessenter	Team	Teknisk side	Omgivelse
Kommunikation	x	x
Projektets omfang	x	x
Ressourcer	x		x	x
Samarbejde		x		x
Fleksibilitet		x	x	x

Kommunikationsfejl

Gennemsigtighed og kommunikationsproblemer vedrører primært interessentkontakter. Aftaler bør inkluderes i projektplanen for at forhindre misforståelser, der kan føre til, at hele projektet fejler.

De samme principper er også værd at anvende, når man planlægger informationsstrømmen inden for teamet. Her vil det være meget vigtigt ikke kun at gøre opgavelisten gennemsigtig og forståelig, men også at kommunikere og minde om de mål, som teamet forfølger.

Uklart omfang af projektet

At definere omfanget af et projekt og forhindre ændringer under implementeringen er en af de vigtigste opgaver for en projektleder. Han eller hun skal grundigt forstå kundens forventninger og, hvis der foretages ændringer, holde kunden informeret om deres indvirkning på projektets omfang.

Da projektet er en engangsforetagende, begrænset af en specifik tid og budget, kan et vagt omfang let blive en årsag til fiasko. For eksempel forpligter vi os til at skabe en prototype af en $10000 elektrisk cykel på en måned. Men vi er enige med kundens skiftende forventninger. Således finder vi i løbet af implementeringen, at vi inden for samme tid og budget, og med det samme team, forventes at skabe en prototype af en brintmotorcykel.

Ændringer i omfanget i software- eller begivenhedsprojekter er nogle gange mindre illustrative end i vores eksempel. Men en ændring i krav og forventede resultater, der er små fra kundens synspunkt, kan få afsluttede opgaver til at ende i skraldespanden, mens planlagte teamaktiviteter kræver nye ressourcer.

Ressourceproblemer

Problemer med råmaterialer eller komponenter, der er nødvendige for tekniske opgaver, kan effektivt blokere projektet. Derfor skal projektlederen orientere sig mod forretningsmiljøet og konsultere med teammedlemmerne – herunder om de ressourcer, der er nødvendige for projektet. Uretmæssige leverancer og mangel på tilgængelighed kan bringe projektet til standsning.

Et stort problem udgøres også af lavkvalitetsløsninger, der i stedet for at gøre projektet lettere, gør det sværere. Dette kan gælde projektledelsessoftware såvel som specialiserede løsninger, der er specifikke for projektet – halvfabrikata, visuelle materialer eller transporttilgængelighed.

Et særskilt problem relateret til ressourceledelse er den tid, som kunden kræver for at fuldføre opgaver. En almindelig årsag til manglende realisme i vurdering af deadlines er pres fra kunden eller virksomhedens mangel på erfaring med lignende projekter. Der er også projekter, hvis udførelsesområde ikke tillader specifikke afslutningsdatoer. Disse inkluderer projekter, hvor der udvikles dybe læringsløsninger. At opnå den antagne nøjagtighed af modellen kan ikke kun være umuligt at opnå inden for den angivne tidsramme, men generelt uopnåeligt på grund af svært tilgængelige data eller nødvendig computerkraft.

Vanskeligheder i samarbejdet

En anden vanskelighed, der kan forårsage et projektfiasko, er vanskeligheder i samarbejdet inden for teamet. De kan skyldes interpersonelle problemer, men den mest almindelige årsag er en dårligt gennemtænkt opdeling af ansvar, hvor én person er overbelastet med arbejde, og de andre venter på, at han eller hun afslutter deres opgaver.

Når man danner et nyt team, kan der også opstå uventede problemer med at finde og ansætte specialister, samt vanskeligheder med at lede et fjern- eller hybridteam.

Mangel på fleksibilitet

Mangel på fleksibilitet og evnen til at tilpasse sig det skiftende forretningsmiljø er en hyppigt forekommende årsag til langvarige projektfejl. Skiftende miljøer, reguleringskrav og konkurrenceforhold kan efterlade en projektleder ude af stand til at følge med ændringerne. Eller, som det sker endnu oftere, er han eller hun ude af stand til at overbevise nøgleinteressenter om behovet for at reagere dynamisk på ændringer. Således kan det vise sig, at når projektet er afsluttet, er resultatet allerede forældet eller ikke opfylder kravene fra miljøet.

Sammenfatning

Projektfejl er nogle gange forbundet med uforudsigelige begivenheder, så procentdelen af fejlede projekter vil aldrig være nul. Der er dog værktøjer til at forudse risici og beredskabsplaner til at håndtere dem. Selv på planlægningsstadiet er det også afgørende at være opmærksom på gennemsigtighed og kommunikation med interessenter. Det er også vigtigt at strengt definere projektets omfang og at blive enige om kundens forventninger og entreprenørens tekniske kapaciteter.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.