Hvad er RAG-status, og hvorfor er det vigtigt i projektledelse?

Et af de vigtigste elementer i effektiv projektledelse er at holde tilstrækkelig kontrol over hver eneste handling, der tages i forhold til de risici, der er identificeret fra starten, og som kan opstå i løbet af et projekt. Der er fire taktikker til at håndtere sådanne risici: undgåelse, overførsel (f.eks. ved at tegne en forsikring), afbødning og accept. For at implementere den valgte strategi for en given opgave i projektet kan en metode, der bruger RAG-status, være nyttig. I dagens blogindlæg vil vi forklare, hvad forkortelsen betyder, og hvordan man bruger denne teknik i praksis. Læs videre.

RAG-status – indholdsfortegnelse:

1. Hvad er RAG-status?
2. Rød, amber, grøn – hvad er forskellene?
3. Brug af RAG-status – hvad er vigtigt?
4. Hvornår skal man bruge RAG-statusser?
5. Sammenfatning

Hvad er RAG-status?

RAG står for tre farver: rød, amber eller grøn, som traditionelt bruges i trafikken som trafiklys. De nævnte nuancer har fundet deres anvendelse i kategorisering af projekter – de angiver, på hvilket stadie et givet projekt er, og hvilken støtte det har brug for på et bestemt tidspunkt. Derfor er farverne vigtige for virksomhedens ledelsesteam (ejere, aktionærer, interessenter osv.), som projektlederen rapporterer til om fremdriften i arbejdet. Grøn indikerer normalt projekter, der forløber glat, mens rød indikerer dem, der i øjeblikket har brug for mere støtte.

Rød, amber, grøn – hvad er forskellene?

De specifikke betingelser, der skal være opfyldt for, at et projekt får en bestemt farve, bestemmes individuelt af hver virksomhed. Det kan dog påpeges, at farven rød tildeles projekter, der er forsinkede eller er gået over budget. En sådan situation kan skyldes utilstrækkelige ressourcer, dårlige projektkrav eller lederens manglende evne til at håndtere de vanskeligheder, der måtte opstå. Hvad med de resterende farver?

• Farven grøn betyder, at projektet udføres til tiden, inden for dets omfang og budget, hvilket betyder, at projektlederne har alt under kontrol, og der ikke er behov for at involvere ledelsesteamet.
• Farven amber indikerer, at situationen er stabil i øjeblikket, og projektteamet arbejder som planlagt, men der kan være en forsinkelse i færdiggørelsen af en bestemt opgave uden at påvirke den endelige deadline. Derfor bør ledelsesteamet forvente nogle problemer i fremtiden, der vil kræve indgriben.

Brug af RAG-status – hvad er vigtigt?

Når man bruger de ovenfor beskrevne farver, er det ekstremt vigtigt at sikre, at teamledere er korrekt trænet og forstår definitionerne af hver farve, de betingelser, der skal være opfyldt for at tildele en bestemt farve, og hvilke trin der skal tages næste. Dette er den eneste måde at sikre, at projektet får den rigtige status. Man vil bestemt undgå situationen, hvor et projekt med grøn status har brug for støtte i sidste øjeblik, da det kan være for sent at handle. Det kan også vise sig, at de problemer, der blev rapporteret som røde, ikke var så alvorlige som først antaget, og at man har spildt ressourcer.

Hvornår skal man bruge RAG-statusser?

Farvekodning er kritisk for ledelsesteamet, til hvem der, afhængigt af virksomhedens politikker, indsendes ugentlige eller månedlige rapporter. Men ledere kan også tildele RAG-statusser til de vigtigste elementer i projektet, såsom budgettet, projektfristen, risici og afgørende opgaver. At have sådan kontrol over individuelle dele af projektet øger chancen for at reagere passende og hurtigt, afhængigt af den angivne status. Til dette formål kan man bruge farvekodning i Excel eller tage fat i den rette software.

Sammenfatning

Brug af RAG-statusser i projektledelse er en måde at have bedre kontrol over projekter og fremskynde rapporteringsprocessen. Det er dog essentielt for virksomheden at specificere klart de betingelser, der skal være opfyldt for, at et projekt kan få en grøn, amber eller rød status. Det almindelige ordsprog “bedre sikkert end ked af det” antyder, at det er en god praksis at tildele en dårligere status, når man er i tvivl. Men man kan ikke altid være sikker på, at ledere vil overholde dette, så det er nødvendigt at tage sig af det individuelt.

Læs også: Hvordan tackler man store problemer i projektledelse?

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.