Rapport: Coronavirus påvirkning på teamwork

Hvad var Coronavirusets indvirkning på teamwork? Med erklæringen fra Verdenssundhedsorganisationen blev coronavirus sygdommen COVID-19 en global pandemi den 11. marts 2020. Der blev indført forskellige restriktioner, men den, der ændrede arbejdslivene for mange, var restriktionen mod pendling fra hjem til kontor. Dette skabte essensen af fjernarbejde og definerede fremtiden for kontoret gennem hybride modeller.

Nyheder om samarbejde i fjernarbejde og work-life balance i COVID-19-æraen

Denne rapport vil diskutere Coronavirusets indvirkning på teamwork og forskellige tendenser, der opstår som følge af fjernarbejde.

Nøglepunkter:

• Fjernarbejde har set en stor stigning over hele kloden, med økonomier som USA, Canada, Japan og Storbritannien i spidsen.
• Når det kommer til fjernarbejde, har interessenterne blandede meninger. Mens flertallet af arbejdsgiverne har håndteret overgangen med succes, er de mindre tilbøjelige til at fortsætte den fulde tendens til fjernarbejde.
• Mens arbejdstagerne beundrede fleksibiliteten i den tidsplan, der tilbydes i fjernarbejde, er de bekymrede for at gå glip af de ressourcer, der er eksklusive for kontormiljøet.
• Mens teamwork og samarbejde opretholdes gennem digitale produkter, er ikke alle virksomheder succesfulde, og der er behov for at lære af dem, der fører forandringen.
• Statistikker om work-life balance viste også blandede tendenser blandt arbejdstagerne.
• Den hybride model er populær blandt flertallet af interessenterne og kan ses som en norm i den post-COVID verden.

Coronavirus og fjernarbejde

Fjernarbejde var et begreb, der hovedsageligt blev brugt af digitale feltarbejdere, der ikke var bundet til det traditionelle kontormiljø. Konceptet blev bredere og omfattede hundreder af andre sektorer siden COVID-19.

COVID-19 nødvendiggør fjernarbejde som den eneste mulighed for at redde liv. I USA alene steg procentdelen af fjernarbejdere fra 17 til 44, der arbejdede hjemmefra 5 dage eller mere om ugen.

Ifølge U.S Bureau of Labor Statistics steg andelen af lejlighedsvise fjernarbejdere også, som kun var 25% i 2018-18.

Tendenser for fjernarbejde i USA før og efter COVID-19 (Statista)

Økonomier udover USA

Med COVID-19 stoppede verden. Ligesom USA implementerede mange avancerede økonomier også fjernarbejde for at reducere forekomsten af COVID-19.

Japan

Japan er en af de økonomier, der ikke kun implementerede fjernarbejde og opretholdt det, men også besluttede fremtiden for fjernarbejde til en vis grad. I juni 2020 skiftede 56,4% af erhvervslivet i Japan til hjemmekontor. Blandt disse implementerede 35,4% fjernarbejde fuldstændigt i Japan.

Storbritannien

Storbritannien har også set en stigning i fjernarbejde. Før COVID-19 arbejdede kun 9% af de voksne hjemmefra. Med pandemien steg tallet til 69% af dem, der arbejder 5 dage eller mindre hjemmefra. Tallene indikerer også, at et stort antal, næsten to tredjedele, ikke har nogen intention om at forlade fjernarbejdet eller overgå tilbage til kontorarbejde.

Canada

Holdningerne til fjernarbejde i Canada er ikke anderledes. Ifølge en undersøgelse blandt canadiske medarbejdere i 2021 ønskede meget få medarbejdere at vende tilbage til kontoret, når COVID-19-pandemien er overstået. Kun ni procent af canadiske medarbejdere erklærede sig villige til at arbejde alle timer uden for hjemmet. Den største gruppe af arbejdstagere (40,8 procent) foretrak at arbejde halvdelen af timerne hjemme og halvdelen uden for hjemmet. På den anden side ønskede omkring 15 procent af fjernarbejderne at arbejde alle timer hjemme efter coronavirus-pandemien.

Nutiden og fremtiden for fjernarbejde (interessenters synspunkter)

Mange eksperimenter med at adoptere fjernarbejde mislykkedes i fortiden. Men det var en liv-eller-død-situation under COVID-19. Uanset om interessenterne er for eller imod fjernarbejde, havde de ikke meget kontrol. Derfor ser mange eksperter de betingelser, der gælder for fjernarbejde under COVID-19, som en mulighed for at ændre arbejdsmiljøet én gang for alle.

69% af fjernarbejderne, der blev undersøgt i 2014, viste mindre fravær end de almindelige kontorarbejdere, et fund der lover godt for dem, der er tilhængere af fjernarbejde.

Alligevel viser statistikkerne en blandet reaktion, når det kommer til fjernarbejde. Firmbee tog højde for forskellige aspekter af fjernarbejde og fandt følgende tendenser:

En undersøgelse fra PWC viste, at i juni 2020, 73% af lederne med succes overgik til fjernarbejdsmiljøet, mens procentdelen i december 2020 steg til 83%. Blandt dem siger over halvdelen (52%), at den gennemsnitlige produktivitet er steget, mens arbejdstagerne skiftede til fjernarbejdsrutiner.

Når det kommer til den fuldstændige overgang til fjernarbejde efter pandemien, er tallene ikke så lovende fra både arbejdsgiveres og arbejdstageres side. Kun 13% af lederne er enige om at opgive kontormiljøet helt efter pandemien.

Hvad angår arbejdstagerne, er 13% tilhængere af fjernarbejde, mens for 87% er kontormiljøet essentielt for deres læring og vækst.

En anden vigtig overvejelse, der påvirker medarbejdernes holdning til fjernarbejde, er deres erfaring. De mindst erfarne arbejdstagere føler sig mindre produktive under fjernarbejde og har brug for et kontormiljø for at lære og engagere sig.

Teamkommunikation

PWC gav indsigt i kontorets formål og fandt, at arbejdstagerne delte kontorets formål op i fire sektioner:

• Kontoret hjælper med at øge medarbejdernes produktivitet
• Det giver et effektivt rum til at engagere sig med kunderne
• Kontoret muliggør samarbejde blandt medarbejderne
• Det sikrer også opretholdelse af virksomhedens kultur og værdier

Alle disse dimensioner er vigtige. For at opnå disse formål danner kontormedarbejdere effektive teams og arbejder i enhed for at opnå effektivitet i arbejdet. Med pandemien overgik dette samarbejde og teamwork til digitale midler, og mange indsigter blev givet vedrørende positive udviklinger, teamwork og andre vanskeligheder, der opstod under fjernarbejde.

Negative udviklinger

Socialisering og samarbejde som et team

Socialisering er et vigtigt aspekt af kontormiljøet. Denne socialisering er nødvendig for at opbygge meningsfulde arbejdsrelationer og lære nye ting gennem andres erfaringer. Under fjernarbejde har arbejdstagerne oplevet en stor ændring i socialiseringen. Selvfølgelig er det ikke muligt at have ansigt-til-ansigt interaktion, mens man arbejder 9-5, og opgaverne er opdelt til at blive udført separat. Derfor klagede 63% af arbejdstagerne over mindre samarbejde og opfordrede deres arbejdsgivere til at finde nye måder til teamwork og samarbejde og øge socialiseringen.

Teamkultur

Teamkultur opretholdes af medarbejderne i henhold til de opgaver, der er tildelt dem. Selvom fjernarbejde er blevet en norm, er arbejdstagerne ikke tilfredse med den måde, virksomhederne ignorerer værdien af teamkultur. Uden ægte motivation er det ikke muligt at udvikle det ønskede som et team. Tallene viste også, at 35% af virksomhederne, der adopterede fjernarbejdskultur, har fejlet i at afholde et arrangement for at fremme virtuel teamkultur. Med mindre støtte fra arbejdsgiverne er medarbejderne overladt til deres egne bestræbelser for at gøre så meget som de kan.

Positive udviklinger

Tilgængelighed af topledelse

Dette er sjældent muligt i kontormiljøet, hvor administrerende direktører er den eneste bro mellem medarbejdere og ledelse. Under COVID-19 er de fleste ledere stadig på kontoret, mens topledelsen bekvemt engagerer sig med dem, der arbejder på forskellige niveauer. 52% af medarbejderne har beundret denne udvikling, der opretholder den hierarkiske struktur i kontakt ved hjælp af digitale midler.

Kommunikationsteknologi

Den mest essentielle udvikling, der følger med COVID, er den brede brug af kommunikationsteknologier. Microsoft og Zoom forbliver i toppen og hjælper både uddannelses- og erhvervssektoren. 26% af virksomhederne har givet medarbejderne mere adgang til teknologiske ressourcer og har hjulpet med at give kommunikationsmuligheder og fremme teamwork.

Work-life balance

Fjernarbejde har bragt mange ændringer i arbejdstagernes liv. På den ene side er der beviser for høj produktivitet og lav stress, på den anden side er der en følelse af øget ensomhed og dårlig samarbejde. Men en stor ændring forventes i work-life balance.

Situation før COVID-19

Over 50% af medarbejderne forbliver utilfredse med work-life balance og klager over manglende hensyntagen fra deres virksomheder, at de går glip af vigtige begivenheder og en reduktion i deres motivation og moral.

Situation under COVID-19

Over 50% rapporterer, at deres work-life balance forværres mere, med 68% der klager over, at de skal arbejde længere under COVID-19. Alternativt mente de andre 50%, at deres work-life balance forbedredes med fjernarbejde på grund af fleksibiliteten i tidsplanen, ingen pendling og mere tid med deres familier.

Løsninger

Under COVID-19 er det naturligt at finde løsninger, der er gennemførlige og praktisk mulige. Virksomheder bruger mange digitale produkter for at opnå de formål, der er sat i et kontormiljø. Disse bør adopteres af dem, der står over for vanskeligheder med at udvikle teamwork.

Webkonferencer med Skype

Skype er allerede en velkendt og veludviklet app, der hjalp med overgangen fra kontor til hjemmemiljø. Dog blev de fleste af dens funktioner brugt under COVID-19, såsom afstemninger, spørgsmål/svar-funktion og whiteboard. Virksomheder udviklede en hurtig guide til at adoptere Skype-webkonferencer for at arbejde effektivt. Virksomheden viste en stigning på 70% i sine brugere inden for en måned efter pandemien.

Microsoft Teams og samarbejde

Et godt projektledelses- og team-samarbejdssystem som Firmbee kan hjælpe med at håndtere alle virksomhedens problemer på afstand. Det tilbyder fordelene ved et team-samarbejdsredskab som at fordele opgaver eller spore tid. Men magien sker, når du bruger alle dets funktioner: budgettering, finans- og fakturastyring, rekruttering, CRM og mere. Takket være det faktum, at det er meget tilpasseligt, kan næsten enhver type virksomhed finde sin måde at bruge det på for at øge produktiviteten, organisere opgaver og mestre kollektiv viden.

BOOM af ZOOM

ZOOM blev et husstandsnavn under pandemien. Det blev brugt før, men begrænset til få sektorer. Med COVID-19 fandt virksomhederne de eksisterende løsninger utilstrækkelige til at engagere deres medarbejdere. ZOOM er blevet valgt til at imødekomme teams bestående af op til 500 personer. Derfor er det nyttigt ikke kun til afstemning, whiteboard eller chatrum, men også til at afholde store online begivenheder. Applikationen har set en stigning på 485% i kunder med pandemien.

Andre softwareløsninger

MURAL tilbyder funktioner til workshops og laboratorier for at replikere disse aktiviteter med avancerede digitale funktioner. Dets funktioner inkluderer whiteboards, sticky notes, skabeloner, tidsstyringsværktøjer og afstemningsressourcer. Dets brugere er også nået millioner siden pandemien. En anden software, MIRO, hjælper arbejdstagerne med at skabe historier, mood boards, virtuel idéudvikling, forskning og design, brainstorming, diagrammering og kortlægning for at støtte en agil arbejdsproces.

Hybrid arbejdsmodel

Selvom folk er tvunget til at arbejde hjemmefra, bliver den fuldstændige overgang til hjemmearbejde ikke en realitet. Flertallet af kontorarbejderne ønsker ikke at gå til kontoret og er villige til at fortsætte med at arbejde hjemmefra. Udover de 12% understreger, at kontormiljøet er essentielt for arbejdet. Den tredje kategori (72%) ønsker dog at bruge en hybrid arbejdsmodel for at opretholde en mellemvej og i håbet om ikke at miste det værdifulde kontormiljø samt komforten ved hjemmet.

Fordele ved hybridmodellen

Stigningen i produktivitet under COVID-19 er en positiv udvikling for tilhængerne af fjernarbejde. Men arbejdstagerne og arbejdsgiverne definerede sammen visse områder, hvor kontormiljøet bliver essentielt. Nedenfor er en kort idé om de udfordringer, der er relateret til fjernarbejde.

Selv i komforten af hjemmet gør sådanne vanskeligheder interaktioner og samarbejdsbestræbelser gennem digitale midler meningsløse. Disse vanskeligheder oversættes også til en mangel på meningsfulde sociale relationer, kompleksiteter i avancerede opgaver og reduktion i mental sundhed og velvære.

Under hensyntagen til disse fakta tilbyder organisationer en hybrid model, hvor opgaverne er afbalanceret mellem at arbejde hjemmefra og arbejde på kontoret.

Overvejelsen er også frugtbar for dem, der arbejder i sektorer, hvor fjernarbejde ikke er muligt, såsom pendling og gæstfrihed (60%), og deres levebrød er afhængige af dem, der går til daglige kontorjobs (40%).

Den distribuerede eller hybride arbejdsplads vil bruge hjem, kontor og satellitkontor for at give valgmuligheder til deres medarbejdere og for at balancere behovene for at være på kontoret og uden for kontoret.

Kilder:

Statista; PWC; Fingerprint For Success; Emerald; Deloitte; Harvard Business Review; McKinsey; The Japan Times