Top 8 tidsbesparende tips til kontorarbejdere

Har du nogensinde været bagud med tidsplanen og været nødt til at arbejde over? Lovede du nogen, at du ville færdiggøre din del af et projekt på en given dag, men som resultat kom der ikke noget ud af det? Har du nogensinde tænkt på, at du skal finde måder at spare tid på arbejdet, så du bedre kan fokusere på dine prioriterede opgaver og frem for alt, fuldføre dem til tiden? Tag et kig på vores liste over de bedste tidsbesparere for kontorarbejdere. Læs videre.

Tidsbesparere for kontorarbejdere – indholdsfortegnelse:

1. Tag regelmæssige pauser
2. Sluk for sociale meddelelser
3. Konsentrer dig om én opgave ad gangen
4. Deleger
5. Brug Pomodoro-teknikken
6. Planlæg din dag
7. Lær
8. Brug værktøjer
9. Sammenfatning

Tag regelmæssige pauser

Jeg er sikker på, at du nu undrer dig over, hvordan det at tage regelmæssige pauser – som i praksis “tager” tid – vil hjælpe dig med at spare tid. Du skal huske, at ingen kan være produktiv i 8 timers arbejde – og især ikke hvis de ikke tager pauser. Vores hjerner har brug for hvile, vores øjne har brug for en pause fra skærmen, og vores muskler har brug for mindst lidt bevægelse.

Stå op, tag et par skridt, tal med nogen, og så vend tilbage til den opgave, du har gang i. Denne regel gælder også for én længere frokostpause – kroppen har brug for at spise for at blive mere produktiv, så uanset din arbejdsbyrde, så giv ikke op på et større, sundt måltid.

Det skal også påpeges, at det at tage pauser “af og til” ikke er en god praksis – hver gang du går for at hente en kaffe, tage en cigaret eller gå til et naboværelse for at stille en kollega et spørgsmål, der er vigtigt for dig, mister du koncentrationen, og når du vender tilbage, skal du forsøge at fokusere igen, hvilket tager endnu et minut.

Af denne grund er det en god idé at tage regelmæssige pauser, for eksempel hver time på præcis samme tidspunkt. Desuden vil en sådan ordning motivere dig – du vil ønske at færdiggøre den opgave, du er begyndt på inden pausen, så i praksis vil du fuldføre den hurtigere.

Sluk for sociale meddelelser

Den største distraktion på arbejdet er uden tvivl din private telefon. Enhver distraktion fra den opgave, du har gang i, som at tage pauser når som helst, påvirker negativt dit fokus og øger den tid, det tager at fuldføre den. Hvis du virkelig vil spare tid på arbejdet, send private beskeder kun i de afsatte pauser.

Konsentrer dig om én opgave ad gangen

Har du én meget vigtig opgave, du skal udføre, og samtidig får du en e-mail, en kollega beder dig om hjælp, og en HR-specialist sender dig en besked på virksomhedens instant messenger? Bliv ikke distraheret – nogen af disse ting kan vente, indtil du har færdiggjort en opgave, du allerede er begyndt på.

Sluk for meddelelser fra din e-mail-indbakke og tjek den kun på afsatte tidspunkter (f.eks. når du ankommer til arbejde eller ved dagens slutning). Beskeder behøver ikke at blive besvaret med det samme (undtagen dem, der er vigtige for dig på grund af en specifik opgave) – og det tager altid meget tid at tjekke dem.

Deleger

Du behøver ikke altid at gøre alt selv – selvom du tror, at du er den eneste, der kan udføre en opgave ordentligt. Når du arbejder i et team, bør du bestemt udnytte, at en kollega har mere tid og kunne tage din opgave. Det er ikke skamfuldt at bede om hjælp – og ikke at give opgaver væk er den perfekte måde at spilde din tid på arbejdet.

Brug Pomodoro-teknikken

Har du nogensinde hørt om Pomodoro-teknikken? Det er en tidsstyringsmetode baseret på 25-minutters perioder med fokuseret arbejde, der brydes af fem-minutters pauser. Hver arbejdsinterval kaldes en pomodoro. Den er designet til at hjælpe dig med at forblive fokuseret. Hvordan bruger man den? Vælg en opgave, du skal fuldføre, indstil en timer til 25 minutter, arbejd på opgaven, og når alarmen ringer, tag en fem-minutters pause. Efter fire pomodoros, tag en 20-30 minutters pause.

Planlæg din dag

Intet fungerer bedre end at planlægge opgaver på forhånd. På denne måde spilder du ikke tid på at tænke over, hvad dine nuværende prioriteter er, hvilke møder du skal deltage i på en given dag, og hvilken opgave du skal starte med. Et par minutter sparet, fordi du kan komme i gang med arbejdet med det samme? Hvad med det!

Lær

I dit daglige arbejde bruger du helt sikkert Microsoft Office og andre løsninger designet til at hjælpe dig med at få tingene gjort. Men er du sikker på, at du har lært deres fulde potentiale? Selvom svaret på dette spørgsmål synes at være “ja”, har de fleste af de applikationer, du bruger hver dag, mange flere funktioner, end du nogensinde vil få mulighed for at lære at kende.

Så prøv at opdage mindst et par, der vil gøre dit arbejde lettere – i tilfælde af PowerPoint kunne det for eksempel være designfunktionen (der foreslår arrangementet af tekst og grafik på en slide og fremskynder oprettelsen af præsentationer), i Word muligheden for at spore ændringer i et givet dokument, og i Excel betinget formatering (præsentation af data med farver for at forbedre deres analyse).

Brug værktøjer

I stedet for at spilde tid på at lede efter ikonet for en bestemt applikation på din skærm eller logge ind på hver tjeneste separat, kan du bruge et værktøj, der tilbyder forskellige funktioner ét sted. Et sådant værktøj er Firmbee, et omfattende system til at styre virksomhedens projekter og teams. Firmbee er designet til mange industrier, fra HR til salg til IT. Brugere kan spore fremskridtene i projekter, organisere opgaver, rekruttere medarbejdere og overvåge økonomi – alt sammen ved hjælp af en enkelt platform.

Top 8 tidsbesparere – sammenfatning

Som du kan se, er der mange måder at spare tid på arbejdet. Det første, du skal gøre, er at finde ud af, hvilke opgaver der tager mest af din tid. Nogle mennesker kan for eksempel bruge timer hver dag på e-mail. Når du ved, hvad dine tidsrøvere er, så prøv at slippe af med dem og erstatte dem med noget mere produktivt.

Du har lige læst om de bedste 8 tidsbesparere på arbejdet. Læs også: Gamification i rekruttering

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.