Arbejdets organisering: 10 tips til at mestre arbejdets organisering

Undrer du dig over, hvad hemmeligheden bag succesfulde mennesker i deres job er? Naturligvis bemærker du straks, at dette er en helt individuel sag, da hver medarbejder besidder et unikt sæt af hårde og bløde færdigheder, personlighed eller karaktertræk. Der er dog et element, som du kan tage dig af for at forbedre præstationen af dine daglige opgaver og øge opnåelsen af forventede resultater – god arbejdsorganisation. Hvordan? Nedenfor finder du vores liste over 10 organisationstips, der kan gøre det muligt.

Arbejdsorganisation – indholdsfortegnelse:

1. Planlæg dit arbejde
2. Fokuser på ét mål (og opgave) ad gangen
3. Husk at tage regelmæssige pauser
4. Sæt prioriteter
5. Vurder og kontroller tid
6. Etabler individuelle produktivitetscyklusser
7. Bliv fri for distraktioner
8. Arbejd med Kanban-tavler
9. Brug værktøjer til at strømline dit arbejde
10. Sæt grænser for kolleger
11. Bedre organisering af arbejdet – nu ved du, hvad du skal gøre

Planlæg dit arbejde

Du kan organisere din tidsplan i et særligt online værktøj, i en online notesbog, traditionelt på papir (hvilken metode der end fungerer bedst for dig) – du kan ikke glemme at planlægge dit arbejde, hvis du er interesseret i at forbedre din organisation. At skrive alle opgaver ned for en given dag eller uge er grundlaget for de næste skridt, vi nævnte. Husk dog at planlægge dig selv kun 80% af tiden på arbejdet – resten bør afsættes til uforudsete hændelser.

Fokuser på ét mål (og opgave) ad gangen

Du vil ikke være i stand til at opnå alt, hvad du sætter dig for, med det samme – ligesom du ikke vil kunne fuldføre alle de opgaver, du har planlagt for dagen, før eftermiddag. Fokuser på det, der er vigtigst i øjeblikket, og du vil se positive resultater.

Husk at tage regelmæssige pauser

Det er bedst at planlægge dine pauser hver dag omkring samme tid (så vidt muligt, selvfølgelig) – på denne måde vil din krop komme ind i en bestemt arbejdrytme, hvilket gør det lettere at nå dine mål.

Sæt prioriteter

Hvilken opgave er vigtig og hastende, og hvilken skal sættes tilbage? Når du har planlagt dit arbejde, bør du bestemme rækkefølgen, hvori du skal udføre de forskellige opgaver (Eisenhower-matrixen vil hjælpe dig med dette). På denne måde vil du vide præcist, hvad du skal gøre, og hvordan du glidende kan gå fra én opgave til den næste, uden at give dig selv et øjebliks tøven.

Vurder og kontroller tid

For bedst at organisere din tid på arbejdet, bør du også stole på at vurdere, hvor lang tid det vil tage dig at fuldføre en bestemt opgave. På denne måde vil du få kontrol over tiden, samtidig med at du øger din motivation for at fuldføre den. At tjekke tempoet for dine opgaver konstant vil igen give dig mulighed for at forudse flaskehalse og lære lektier til fremtiden (f.eks. i forhold til, at en bestemt type opgave kræver en forlænget frist). Disse to handlinger forbedrer betydeligt arbejdsorganisationen.

Etabler individuelle produktivitetscyklusser

Hvornår arbejder du bedst? At opdage, om du er mere produktiv om morgenen, ved middagstid eller om eftermiddagen (og hvordan denne kendsgerning korrelerer med dine måltider på arbejdet) er udgangspunktet for bedre organisering af dit daglige arbejde. Det er trods alt bedst at gemme de mest udfordrende opgaver til når du er mest produktiv, så fuldførelsen af dem bør komme med mindst lidt mere lethed. I perioder med mindst produktivitet bør du derimod udføre automatiske og gentagne opgaver, der ikke kræver meget engagement. Denne tilgang vil hjælpe dig med at slippe af med følelsen af spildt tid på arbejdet.

Bliv fri for distraktioner

Husk, at intet fungerer så dårligt for udførelsen af daglige pligter som konstant at give efter for distraktioner af alle slags – at tjekke sociale medier, besøge kolleger eller gennemgå e-mails. Hvorfor? Fordi det tager vores sind et stykke tid at fokusere på den opgave, vi har foran os, og hver distraktion får vores koncentration til at falme, og vi må starte forfra. Af denne grund er det en god idé at blokere visse sider i løbet af dit arbejde eller bruge Pomodoro-teknikken (som understøtter arbejde i cyklusser) for at undgå at give efter for distraktioner.

I denne forbindelse skal du også bemærke, at du møder distraktioner både på kontoret og mens du arbejder hjemmefra – identificer, hvad der oftest distraherer dig fra dit arbejde, og prøv derefter at eliminere disse problemer for at forbedre dit arbejdsgang.

Arbejd med Kanban-tavler

At visualisere dine opgaver på Kanban-tavlen (kolonneopdelingen er to-do-gør-gjort) forbedrer kontrollen over arbejdsgange. Desuden giver det andre mulighed for at se, om de i øjeblikket kan bruge dine ressourcer, eller måske fokuserer du på en vigtig opgave og ikke kan finde plads til at hjælpe.

Brug værktøjer til at strømline dit arbejde

Tænk på denne type software (såsom vores Firmbee projektstyringssoftware), hvis du arbejder i et team og føler behov for at forbedre kommunikationen mellem de enkelte teammedlemmer. Løsninger, der giver dig mulighed for at opbevare alle de nødvendige oplysninger om de processer, der finder sted, ét sted, kan meget hurtigt og effektivt forbedre organiseringen af arbejdet for de involverede. Du skal dog huske at vælge dem passende til dit teams behov (ved at analysere de områder, der forårsager problemer).

Sæt grænser for kolleger

Det sidste råd er et, som få mennesker ønsker at tage, fordi det menes, at man derved kan få et “uhelpful ven”-mærke. Ikke desto mindre er det nogle gange bedre at formidle til kolleger, at du ikke vil hjælpe dem i øjeblikket, end at støtte andre med magt og senere stå over for forsinkelser i dine opgaver, hvilket kan skade både dig (fysiske og mentale sundhedsmæssige konsekvenser relateret til stress og overarbejde) og organisationen (på grund af overskredne frister).

Bedre arbejdsorganisation – nu ved du, hvad du skal gøre

Du tænker måske, at de tips, der er nævnt ovenfor, er “trivielle” og bestemt ikke nok til at rydde op i rod i dit arbejdsliv. Men prøv at inkorporere nogle af dem i dine daglige aktiviteter, og du vil hurtigt bemærke, at resultaterne langt vil overstige dine forudsigelser. Selvfølgelig er det ikke sådan, at alle de tips, der er nævnt ovenfor, vil fungere præcist i din situation (det afhænger alt sammen af, hvilke problemer du har haft med at organisere dit arbejde indtil nu), men de er uden tvivl et passende udgangspunkt for at tænke over en ændring, gennemføre den og derefter – nyde resultaterne.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.