At estimere den tid, der er nødvendig for at udføre en specifik aktivitet, er et af de væsentlige elementer i en bedre organisering af vores liv – både på arbejdet og derhjemme (f.eks. til husarbejde). Mange mennesker har forbehold over for denne teknik, da de mener, at det i de fleste tilfælde simpelthen er umuligt at estimere den nødvendige tid nøjagtigt på grund af afhængighed af for mange eksterne faktorer. Der er dog måder, hvorpå vi bedre kan udføre denne proces, hvilket kan være afgørende, for eksempel når vi opretter en projektplan. Vi præsenterer dem for dig nedenfor.
For at kunne estimere arbejdstiden korrekt er det ikke nok blot at skrive en liste over opgaver og angive antallet af timer, der er nødvendige for at fuldføre dem. Det er vigtigt at angive for hver opgave en omfattende liste over aktiviteter, der vil blive udført som en del af dens fuldførelse.
Derefter vil du bemærke, hvilke aktiviteter du vil kunne udføre på egen hånd, hvornår du skal konsultere andre mennesker (og tilpasse dig deres tidsplaner eller vente på godkendelse fra dem), og hvilken aktivitet der vil kræve, at du afsætter mere tid (for eksempel kreative opgaver). Så når du opretter en projekt tidslinje, skal du tage højde for både dine og andre menneskers deadlines.
Det er altid godt at lære af fejl – både dine egne og andres – så som næste skridt, spørg dig selv, om du har udført lignende aktiviteter tidligere og hvor lang tid det tog dig at gøre dem, og træk derefter konklusioner. Hvis du ikke selv har beskæftiget dig med en sådan opgave, så spørg dine teammedlemmer – der kan være nogen i dit team, der har udført denne type aktivitet før og kan give dig et hint om, hvor lang tid det bør tage dig at fuldføre den. Husk, det er altid bedre at spørge end at fortryde, at du ikke tog rådet.
Når du forbereder projekt tidslinjen, er det en god idé at organisere et møde for alle teammedlemmer og lave estimater sammen. En blanding af forskellige færdigheder og erfaringer vil helt sikkert give dig bedre resultater.
Har du estimeret den tid, der kræves for at fuldføre alle trin i en enkelt opgave? Fantastisk – nu skal du forlænge den tid med for eksempel 10-20% (afhængigt af typen af opgave) for at give plads til det uventede (især hvis du efter det første trin allerede ved, at du vil være afhængig af andre mennesker).
Sygdomsorlov, planlagte og uplanlagte ferier, forsinkelser i leverancer, konsultationer eller tests er blot grundlæggende eksempler på situationer, der kan påvirke vores aktiviteter og betydeligt forlænge deres udførelse. De er dog en uundgåelig del af forretningen, så du skal være forberedt på dem ved at forudse den nødvendige tid. Hvis der ikke sker noget, vil du simpelthen fuldføre opgaven tidligere end forventet – og alle vil være glade for det.
Det sidst nævnte trin er vigtigt, fordi det giver dig mulighed for at kontrollere situationen fuldt ud, hvilket reducerer risikoen for flaskehalse og manglende evne til at reagere på dem. Det er af denne grund, at når du har lavet et estimat af den tid, der er nødvendig for en given opgave, skal du regelmæssigt sammenligne den faktiske tidsplan med de forudsigelser, du har forberedt på forhånd.
På denne måde kan du opdage årsagerne til, at estimaterne ikke svarer til virkeligheden, og drage konklusioner, som du vil bruge til din næste opgave. Du kan spore fremgangen af et projekt, for eksempel ved at bruge specielle applikationer designet til at måle tid, eller ved at bruge projektstyringssoftware – såsom Firmbee.
En passende estimering af den tid, der kræves for specifikke opgaver, er afgørende for at maksimere produktiviteten af hver enkelt medarbejder, men også for at sikre, at projektet bliver afsluttet i henhold til den aftalte tidsplan. Brug af de metoder, der er skitseret ovenfor, sammen med konstant overvågning af de aktiviteter, der udføres (sporing af overholdelse af målene, kontrol for flaskehalse og foretagelse af ændringer efter behov), er en forudsætning for projektets succes.
Læs også:Er et projektstyringsværktøj virkelig nødvendigt i din organisation?
Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.
Som projektleder er Caroline en ekspert i at finde nye metoder til at designe de bedste arbejdsgange og optimere processer. Hendes organisatoriske færdigheder og evne til at arbejde under tidspres gør hende til den bedste person til at gøre komplicerede projekter til virkelighed.
Målet for en marketers effektivitet er antallet af konverteringer, dvs. ønskede handlinger foretaget af modtagerne…
Når det kommer til AI i musikproduktion, er det bedst til co-creation, og især til…
I dagens artikel vil vi dække emnet om samarbejde mellem Product Owner og Scrum Master.…
Hver leder har mål som at opbygge et team, der leverer passende høje resultater, opnå…
Social media reklamekampagner, direkte kontakt under branchebegivenheder, tilbud om uddannelsesmaterialer for at øge viden og…
Flere mindre begivenheder udgør en Sprint i Scrum. Sprints danner igen sammen en vej, der…