4 essentielle HR-målinger til at måle og forbedre din offboarding-proces

Traditionelt måler HR-afdelingens medarbejdere effektiviteten af deres rekrutteringsprocesser ved hjælp af HR KPI’er, for eksempel omkostninger pr. ansættelse, tid til ansættelse og acceptprocent. De undersøger også effektiviteten og fastholdelsen af medarbejdere ved at følge sådanne målinger som medarbejderomsætningsrate, medarbejdertilfredshedsindeks og fraværsrate. En vigtig proces, der ofte overses, er offboarding, som fokuserer på at forberede medarbejdere til deres afgang. I dette blogindlæg vil vi forklare essensen af onboarding-processen, hvorfor det er så vigtigt at udføre den korrekt, og hvilke relaterede HR-metrics man skal holde øje med. Læs videre for at finde ud af mere.

4 essentielle HR-metrics – indholdsfortegnelse:

1. Hvad er offboarding? Tjekliste til medarbejderoffboarding
2. Nøgle-HR-metrics, du skal følge i offboarding-processen
3. Sammenfatning

Hvad er offboarding? Tjekliste til medarbejderoffboarding

Offboarding er en proces, der udføres af HR-afdelingen, og som bliver mere og mere almindeligt implementeret på arbejdspladsen. Den har til formål at planlægge og gennemføre en medarbejders afgang fra deres stilling korrekt, uanset om det var deres beslutning at forlade eller ej, for at minimere den tilknyttede stress for alle involverede parter. Selvom de specifikke elementer i processen afhænger af virksomheden og dens organisationskultur, inkluderer den typisk følgende faser:

• Underretning – den kan initieres af enten medarbejderen (frivillig afgang) eller arbejdsgiveren (opsigelse) og skal gives skriftligt. Før der indsendes en skriftlig meddelelse, kan medarbejderen og arbejdsgiveren diskutere årsagerne til at forlade eller opsige kontrakten.
• Overførsel af ansvar – de afgående medarbejderes opgaver og ansvar skal overføres til andre medarbejdere eller dokumenteres til fremtidig reference. Denne fase sikrer, at der ikke er nogen forstyrrelse af organisationens drift, og at der er en glidende overgang af arbejdsopgaver.
• Exit-interview – exit-interviews gennemføres med den afgående medarbejder for at indsamle feedback om deres oplevelse med organisationen og offboarding-processen. Denne fase giver organisationen mulighed for at forbedre sine processer og tage fat på eventuelle problemer.
• Afsluttende administrative opgaver – disse opgaver kan variere afhængigt af organisationen, ansættelsesformen og den individuelle situation. Nogle almindelige opgaver inkluderer returnering af udstyr, overførsel af adgang til konti, rengøring af skrivebordet og nulstilling af alle adgangskoder.
• Genbesættelse eller erstatning – på dette stadium skal teamlederen beslutte, om der skal fyldes en ledig stilling ved at åbne en rekrutteringsproces eller om rollen skal genbesættes af nogen inden for teamet.

Nøgle-HR-metrics, du skal følge i offboarding-processen

Offboarding er en vigtig proces, der ofte undervurderes på arbejdspladsen. Den kan have en betydelig indvirkning på, om en afgående medarbejder har et positivt eller negativt syn på organisationen, hvilket igen kan påvirke virksomhedens arbejdsgiverbranding. Derfor er det essentielt at evaluere, om offboarding-processen er blevet gennemført effektivt. Nedenfor er nogle nøgleindikatorer at overveje, når man evaluerer offboarding-processen.

Fuldførelsesrate for exit-interviews

Exit-interviews er en afgørende del af offboarding og viser medarbejderne, at deres meninger stadig betyder noget. Alle virksomheder, uanset størrelse, bør gennemføre dem. Exit-interviews giver værdifuld indsigt i årsagerne til en medarbejders afgang og tilbyder pålidelig feedback om virksomheden, teamet eller lederen. Fuldførelsesraten for exit-interviews kan måle effektiviteten af offboarding-processen. Den beregnes ved at sammenligne antallet af exit-interviews med det samlede antal afgange. Jo højere fuldførelsesrate og jo mere feedback du formåede at indhente fra den afgående medarbejder, jo mere succesfuld er din offboarding-proces.

Tid til behandling af statusændringer

Effektiviteten af offboarding-processen er direkte relateret til dens varighed. Jo hurtigere den gennemføres, jo mere effektiv er det team, der er ansvarligt for proceduren. For at måle dette kan du beregne den tid, det tager at udføre alle opgaver relateret til medarbejderens afgang, fra det øjeblik de indsender deres opsigelse, til den sidste arbejdsdag. Det er vigtigt at vurdere, om der er måder at optimere processen på og sikre, at alt bliver gjort inden for de lovligt fastsatte tidsrammer eller på en måde, der er komfortabel for medarbejderen. For at sikre nøjagtighed er det dog vigtigt at skelne mellem frivillige opsigelser og opsigelser, når man måler denne indikator.

Pensionsrate

Måling af denne metric vil hjælpe dig med at forberede dig på potentielt langvarige pensionsprocesser, der kan finde sted på arbejdspladsen. Det er vigtigt at tage ekstra hensyn til pensionerende medarbejdere ved at igangsætte offboarding-processen tidligere (f.eks. gradvist reducere antallet af arbejdstimer eller opgaver) og give dem rigelig mulighed for at videregive deres viden i et komfortabelt tempo. For at beregne denne metric skal du dividere antallet af medarbejdere, der nærmer sig den pensionsalder, der er fastsat ved lov, med det samlede antal medarbejdere. Dette vil give dig demografiske oplysninger om din virksomhed, samtidig med at du kan forudse og planlægge for fremtidige offboarding-behov.

Offboarding-score

Når en medarbejder forlader virksomheden, er det den sidste chance for at indsamle feedback og lære deres mening om organisationen og dens processer. Det er en god idé at sende en undersøgelse til afgående medarbejdere på deres sidste arbejdsdag, der dækker forskellige områder som formelle procedurer, følelser under samtaler med deres leder eller teammedlemmer og exit-interviewet. På denne måde kan medarbejderne give forslag til, hvad du bør forbedre eller ændre for at sikre en bedre offboarding-oplevelse.

Sammenfatning

At gennemføre offboarding korrekt letter ikke kun en glidende overgang, men hjælper også med at efterlade et positivt indtryk på den afgående medarbejder, især hvis de er talentfulde. Dette kan øge sandsynligheden for fremtidigt samarbejde. Som sådan bør offboarding-processen ikke negligeres af HR-afdelingen, især når det bliver sværere at finde egnede medarbejdere. Måling af de ovennævnte metrics kan give værdifuld indsigt og hjælpe med at foretage betydelige ændringer i virksomhedens drift. Som følge heraf kan det føre til et fald i omsætningsraterne.

Læs også: Hvordan man bliver webapplikationsanalytiker? – opgaver, færdigheder og løn.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.