Effektiv fraværsstyring

Hver dag gør ledere i virksomheder deres bedste for at organisere de ressourcer, de har – for at fordele opgaver på den bedst mulige måde eller for at give plads til opgaver i sidste øjeblik. Dette kræver, at de ikke kun kender hver medarbejders arbejdsbyrde, men også udøver kontrol over fravær. Når alt kommer til alt, er omfattende fraværshåndtering afgørende for at sikre, at en virksomhed fungerer korrekt – især i ferier. I dagens blogindlæg vil vi forklare, hvordan man organiserer denne proces, og hvilke løsninger der kan hjælpe. Læs videre.

Effektiv fraværshåndtering – indholdsfortegnelse

1. Hvad er fraværshåndtering?
2. Hvordan håndterer man fravær effektivt?
3. Fraværshåndteringssystemer
4. Firmbee – fraværshåndteringsmodul
5. Sammenfatning

Hvad er fraværshåndtering?

Det er ubestrideligt, at jo større virksomheden er, jo større er vanskelighederne med at organisere ressourcer – på grund af et stigende antal medarbejdere finder HR-professionelle eller teamledere det svært at holde styr på al information om fravær. Imidlertid er korrekt fraværshåndtering af strategisk betydning, da ukontrolleret fravær kan forstyrre enhver virksomhed, hvilket fører til arbejdsstop og en manglende evne til at træffe vigtige beslutninger. Samtidig kræver det overholdelse af lovgivningen, kontrol med de anvendte dage eller typen af fraværsanmodning (årlig ferie, fravær efter behov, barselsorlov, ulønnet fravær) for nøjagtigt at beregne godtgørelse. Enhver fejl på dette område kan have alvorlige konsekvenser.

Hvordan håndterer man fravær effektivt?

Virksomheder på tværs af industrier bruger forskellige taktikker til at kontrollere fravær. Nogle af dem kræver oprettelse af en omfattende fraværsplan på forhånd for hele året, mens andre tager en mindre rigid tilgang, der kun kræver et par ugers varsel, før man tager fri (afhængigt af længden af fraværet). Det antages også normalt, at fraværet af personer med lignende roller i teamet ikke må overlappe, så der altid er mindst én person tilgængelig, der kan hjælpe i hvert område – blandt frontmedarbejdere, ledelse og teamledere. Mens mindre virksomheder måske kan håndtere fravær uafhængigt, har virksomheder med hundreder af medarbejdere brug for at automatisere denne proces for at sikre, at den kører glat.

Fraværshåndteringssystemer

For at gøre fraværshåndtering effektivt er det nødvendigt at bruge et værktøj, der understøtter processen på en ordentlig måde. Ledere og HR-medarbejdere har tidligere været afhængige af papirdokumentation og kalendere – teknologisk fremskridt har ført til udviklingen af fraværshåndteringssoftware og mere omfattende platforme som Firmbee. Sådanne systemer forkorter cirkulationen af dokumenter relateret til fravær, hvilket giver ledere en chance for hurtigt at træffe en beslutning om, hvorvidt en given medarbejder kan tage fri på en given dag (om de vil have en vikar på det tidspunkt, eller om de ikke vil overskride antallet af dage, de har ret til, osv.).

Firmbee – fraværshåndteringsmodul

Hvordan kan du bruge Firmbee til at håndtere medarbejderfravær? Dette system samler alle data ét sted, så hver person i virksomheden ved, hvem der er fraværende på et givet tidspunkt. De modtager også information om, hvem deres vikar er, og dermed kan de løse presserende problemer uden at skulle vente på at den rette person vender tilbage til arbejdet.

Teamledere får derimod et overblik over fridage i kalenderen, hvilket hjælper med at forhindre farerne ved organisatorisk kaos. Samtidig strømliner Firmbee også processen med at indsende, spore og godkende fraværsanmodninger, hvilket bestemt betyder noget for din virksomhed eller teammedlemmer. På ethvert tidspunkt kan medarbejdere tage et kig på deres profil og tjekke, hvor mange dage de har tilbage at bruge, hvilket giver dem mulighed for at planlægge deres fridage klogt.

Sammenfatning

At håndtere medarbejderfravær er en af de grundlæggende processer, der finder sted på enhver arbejdsplads, og bør bestemt ikke medføre vanskeligheder relateret til projektforsinkelser, ubeslutsomhed, misinformation og organisatorisk kaos. Men hvis du bemærker sådanne problemer i din virksomhed, bør du bestemt søge den rette løsning – især da det er inden for din rækkevidde.

Et værktøj som Firmbee vil lade dig udøve fuld kontrol over hver medarbejders fravær gennem automatisering af indsendelse, godkendelse og sporing af anmodninger (eliminere papirarbejde) og konstant adgang til kalenderen. Takket være Firmbee vil du være i stand til hurtigt og nemt at træffe beslutninger vedrørende fravær fra arbejdet.

Læs også: STAR interviewmetode

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.