HR-afdelingens og teamledernes indflydelse på medarbejderfastholdelse og engagement

Udfordringer i medarbejderfastholdelse

Medarbejderomsætning er procentdelen af medarbejdere, der har forladt organisationen i en bestemt periode og er blevet erstattet af nye personer. Det kan være frivilligt (en medarbejder vælger at forlade en virksomhed ved at sige op eller gå på pension) eller ufrivilligt (en medarbejder bliver afskediget). I det andet tilfælde er sådanne beslutninger for det meste bevidste og styret af organisationens bedste.

Medarbejdernes beslutning om frivilligt at forlade deres job kan være motiveret af en række faktorer, for eksempel lav jobtilfredshed, mangel på karrieremuligheder eller en ubalance mellem arbejde og privatliv. I en sådan situation skal en virksomhed håndtere risiciene ved medarbejderomsætning, såsom:

• nedsat produktivitet – indtil en ny person er ansat, overtager andre teammedlemmer en medarbejders tidligere opgaver, eller arbejdet sættes på pause.
• lavere kvalitet af produkter/tjenester – reduceret teameffektivitet og produktivitet, kombineret med nyansattes manglende erfaring, fører direkte til en forringelse af produktkvaliteten.
• dårlig moral – høj medarbejderomsætning påvirker negativt miljøet og atmosfæren inden for organisationen – nuværende medarbejdere står over for en overvældende arbejdsbyrde, mens nye ansatte ofte har svært ved at forstå deres opgaver og de eksisterende procedurer.
• svagere brand – en høj omsætningsrate afskrækker effektivt potentielle kandidater fra at sende ansøgninger til et givet jobtilbud, så HR-afdelinger kan have svært ved at besætte ledige stillinger.

Strategier for medarbejderfastholdelse

Givet de nævnte risici er medarbejderfastholdelse afgørende. Medarbejderfastholdelse kan defineres som en virksomheds evne til at holde medarbejdere i organisationen, hvilket vi har skrevet om i detaljer i artiklen: “Faktorer, der påvirker medarbejderfastholdelse.” Lad os nu diskutere strategier, du kan bruge til at fastholde medarbejdere i din virksomhed:

1. Forbedring af rekrutterings- og udvælgelsesprocessen

Allerede på rekrutteringsstadiet er det værd at tilbyde en stilling til kandidater, hvis fastholdelse, set fra virksomhedens perspektiv, vil være gavnlig. Medarbejdere, der ikke er korrekt matchet, kan mislykkes i at opfylde arbejdsgiverens forventninger. Som et resultat kan de blive afskediget eller have svært ved at tilpasse sig arbejdsmiljøet, hvilket får dem til at forlade.

Det er dog svært at lære en kandidat at kende på et enkelt interview. Derfor er det værd at organisere en flertrins rekrutteringsproces, hvor det vil være muligt at verificere ansøgerens færdigheder grundigt samt vurdere deres tilpasning til den organisatoriske kultur og teamet (f.eks. gennem personlighedstest).

2. Tilbyde vækstmuligheder

Når man arbejder for den samme virksomhed i lang tid, kan en medarbejder nå et punkt, hvor de føler, at de har opnået deres fulde potentiale. Og dette rejser spørgsmålet: “Hvad nu?” På dette tidspunkt har de to muligheder, enten at holde sig til en velkendt rolle, der ikke længere bringer dem glæde og opfyldelse, eller at søge efter nye udfordringer andre steder.

Det er dog muligt at forhindre en sådan situation. Som svar på medarbejdernes forventninger kan en virksomhed tilbyde fordele som workshops, træningsprogrammer eller adgang til kurser, der giver dem mulighed for at forbedre deres professionelle færdigheder. Det skal dog bemærkes, at ikke alle medarbejdere måtte være interesserede i at lære. Ikke desto mindre kan behovet for vækst opfyldes, for eksempel ved at tilbyde forfremmelser eller en ændring i stillinger.

3. Opmuntring til feedback og åben kommunikation

Medarbejderne selv er dem, der bedst forstår årsagerne til at forlade deres job. Derfor er det værd at spørge dem, hvorfor de besluttede at forlade under offboarding-processen og ofte tale med dem om de problemer, de står over for, og hvad de mener kan gøres for at forbedre arbejdsmiljøet.

For at sikre effektiv kommunikation inden for teams er regelmæssige individuelle møder essentielle. De giver en mulighed for at evaluere en medarbejders arbejde og engagement samt diskutere deres perspektiver på deres rolle og ansvar. Dette hjælper med at matche opgaver til deres færdigheder effektivt, hvilket vil øge deres produktivitet.

HR-afdelingens og teamledernes nøglerolle

HR-afdelingen og teamlederne spiller en meget vigtig rolle i at fastholde medarbejdere og øge deres engagement i arbejdet. Men som vi har nævnt før, har selve rekrutteringsprocessen, og endda hvad der går forud for den, også indflydelse på medarbejderfastholdelse. Vi taler om samarbejdet mellem HR-afdelingen og teamlederen, der skal kommunikere behovet for at ansætte en ny medarbejder på det rette tidspunkt og derefter skabe en ideel kandidatprofil.

Baseret på disse retningslinjer opretter rekrutteringsansvarlige et jobtilbud og begynder at lede efter den bedste kandidat. Kontinuerlig kommunikation med teamlederen bør opretholdes gennem hele rekrutteringsprocessen.

Når en medarbejder er ansat og bliver bekendt med deres opgaver, er det vigtigt at overvåge deres arbejde. Dog bør overdreven overvågning undgås, da det kan få dem til at føle sig utilpas. Formålet med overvågning er blot at sikre, at opgaver ikke tager for meget af deres tid. Hvis de pludselig begynder at udføre arbejdet langsommere, bør teamlederen og/eller HR-afdelingen forsøge at finde årsagen. Problemet kan stamme fra helbredsproblemer, såvel som kedsomhed, der opstår fra ensformige opgaver eller en overvældende arbejdsbyrde.

Det er vigtigt ikke at lade en medarbejder håndtere problemet alene – en gensidigt tilfredsstillende løsning bør udvikles. I nogle tilfælde kan forlænget opgaveudførelse skyldes mangel på specifikke færdigheder. Mens ansættelse af en ny person er en mulighed, ville en mere omkostningseffektiv tilgang være at give en medarbejder muligheder for udvikling, såsom kurser, træning eller adgang til relevante bøger. Dette vil give dem mulighed for at forbedre deres færdigheder og tackle de udfordringer, de står over for.

Et fald i medarbejderengagement og tanker om at forlade kan skyldes følelser af magtesløshed og mangel på forståelse. For at fremme en følelse af tilhørsforhold bør medarbejdere være opmærksomme på formålet bag deres handlinger og den håndgribelige indflydelse, de har på organisationen. At give dem kontrol over opgaver og projekter fremmer en følelse af ansvar. Det er dog vigtigt ikke at disengagere helt, da de kan have brug for vejledning og støtte.

At give konstruktiv feedback er også meget vigtigt. En leder bør ikke kun tale om en medarbejders fejl, men også rose dem for deres præstationer. Sammen med HR-afdelingen og ledelsen kan de implementere et bonussystem som en ekstra motivator.

Hvordan kan Firmbee hjælpe dig med medarbejderfastholdelse? – case study

Som du kan se, er det ret svært at fastholde medarbejdere i en virksomhed. Firmbee, et omfattende værktøj til projekt- og teamledelse, blev udviklet som en løsning til at tackle denne udfordring. Hvordan kan systemets kapaciteter effektivt bruges i praksis?

1. Rekruttering

Planlæg hele rekrutteringsprocessen, fra at oprette et jobtilbud (du kan gemme det, også som en skabelon, og bruge det til den næste rekruttering), oprette en kandidatdatabase og planlægge møder i kalenderen, til at ansætte en person og tilføje dem som kollega.

Takket være automatiske forslag kan du reducere den tid, der er nødvendig for manuel CV-gennemgang. Angiv blot de ønskede kandidatkrav, og baseret på det vil systemet give en liste over de bedst matchede personer fra databasen.

2. Projekt- og teamledelse

Byg dit team med specifikke talenter, og identificer derefter en teamleder. Opret et nyt projekt i Kanban-tavler, opdel opgaverne og tildel dem til bestemte teammedlemmer. Glem ikke at sætte mål for det igangværende projekt og inkludere den nødvendige dokumentation.

Opmuntr medarbejdere til at registrere deres arbejdstimer, hvilket vil give dig indsigt i deres tidsregistreringer og lade dig lære, hvor meget tid de bruger på hver opgave. På denne måde vil du være i stand til hurtigt at reagere, hvis du bemærker nogen forsømmelse.

3. Samarbejde og feedback

Motiver medarbejdere ved at give feedback gennem kommentarer på specifikke opgaver. Sæt regelmæssige møder med teamet og individuelle medlemmer ved hjælp af en delt kalender. Let både offline og online samtaler takket være Firmbees integration med kommunikationsværktøjer som Zoom eller Slack.

Sammenfatning

En engageret medarbejderfastholdelse vil ikke kun blive længere, men også bringe håndgribelige fordele til virksomheden. HR-afdelinger og teamledere står over for en udfordrende opgave, der kræver analytiske færdigheder, at drage konklusioner, identificere uregelmæssigheder og problemer og reagere hurtigt. Samtidig skal de sikre, at medarbejdere ikke mister tilliden til dem og ikke føler sig overvældede.

Heldigvis giver værktøjer som Firmbee brugerne mulighed for at administrere teams og projekter på en ikke-invasiv måde og automatisere visse opgaver, for eksempel rekrutteringsprocessen. Den tid, der spares, kan bruges på samtaler med medarbejdere og imødekommelse af deres behov.

Nu ved du, hvordan HR og teamledere påvirker medarbejderfastholdelse og engagement. Læs også: Empatisk lederskab på arbejdspladsen.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.