Kilder og områder for ændring i projektet | #47 Kom godt i gang med projektledelse

Indekset af termer i slutningen af PMBOK-bogen indeholder så mange som 22 poster for projektændringer. Disse spænder fra omkostningerne og kulturen for ændringer i organisationer til ændringsanmodninger. Hvad gør ændringer så essentielle i projekter, og hvordan skal man håndtere dem? Hvad er ændringsledelse?

Ændringsledelse – indholdsfortegnelse:

1. Introduktion
2. Hvad er ændring og ændringsledelse?
3. Områder for ændring i projektet
4. Ændringer under projektplanlægning
5. Ændringer under projektimplementering
6. Kilder til ændringer i projektet
7. Eksterne
8. Interne
9. Sammenfatning

Introduktion

Ændringer under et projekt er næsten uundgåelige, alligevel ser mange organisationer stadig ud til at overse denne åbenbarhed. På trods af sin levetid, hvad enten det er tre måneder, et år eller tre, indeholder hvert projekt risikofaktorer, der kan resultere i, at projektlederen skal genforhandle sin udførelse med interessenter. Hvis projektteamet derimod lærer løbende af de opgaver, der er foran dem, kan forbedringer og ændringer i arbejdsorganisationen, der skyldes en bedre forståelse af interessenternes krav, også finde sted.

Hvad er ændring og ændringsledelse?

PMBOK definerer ændring som:

“En ændring af ethvert formelt kontrolleret leverance, komponent i projektledelsesplanen, projekt dokument.”

Dette kan inkludere ændringer vedrørende:

• projektmål,
• prioriteter,
• tidsplan,
• projektmilepæle, eller
• arbejdsdeling i projektteamet.

Ændringsledelse, derimod, defineres som:

“En omfattende, cyklisk og struktureret tilgang til at overføre individer, grupper og organisationer fra en nuværende tilstand til en fremtidig tilstand med tilsigtede forretningsfordele.”

Men hvilke områder af projektet skal en projektleder være mest opmærksom på for at forberede sig på ændringsledelse?

Områder for ændring i projektet

Ændringer i et projekt kan forekomme på ethvert stadium af dets livscyklus, men du bør være mest opmærksom på dem, der opstår under planlægningsfasen og projektets implementering.

Ændringer under projektplanlægning

I henhold til PMBOK bør projektteamet sammen med projektlederen forberede en skitse af processen for at tilpasse de nuværende aktiviteter til fremkommende skift og udviklinger. Med andre ord, de skal finde ud af, hvordan det skal implementeres. Dette kan inkludere:

• ændringer i arbejdsgange,
• omstrukturering af prioriteterne for opgaverne i backloggen, og endda en projektion for så radikale løsninger som
• omformulering af det primære projektmål

Ændringer under projektimplementering

Ændringer, der opstår under projektimplementeringsfasen, bør følge den vedtagne metode, henholdsvis:

• Vandfald – justeringer kræver en formel godkendelsesproces og ændringer i projekt dokumentationen,
• Agil – de er en naturlig del af processen og introduceres løbende ved at opdatere backloggen og justere teamets aktiviteter,
• Scrum – som en af de Agile metoder antager Scrum også, at transformationer er uundgåelige. Men før der træffes foranstaltninger, skal teamet opfylde målene for den Sprint, det er startet,
• Prince2 – her bør projektplanen nøje defineres fra starten, og ændringer minimeres ved design. Men hvis du skal foretage overgange, skal du sørge for at dokumentere det korrekt og have interessenterne konsulteret.

Projektlederen skal erkende, at alle justeringer vil påvirke andre elementer af projektet, nogle gange på en uforudsigelig måde. For eksempel kan introduktionen af en teknisk løsning, der gør en opgave lettere, betydeligt komplicere udførelsen af en anden, hvilket øger omkostningerne, ændrer arbejdsomfanget og i sidste ende påvirker kvaliteten af udførelsen.

Kilder til ændringer i projektet

Når dynamikken i forretningsmiljøet og innovationen i det projicerede stiger, kan ændringer påvirke næsten enhver sfære af opgaveudførelse. Deres kilder falder ind under to hovedkategorier:

• Eksterne – der kommer fra uden for projektteamet, og
• Interne – der stammer fra processer, der finder sted under implementeringen af specifikke opgaver.

Eksterne

De mest almindelige eksterne kilder til designændringer er:

1. Ændringer i kundens krav. Kundens krav er en nøglekomponent i ethvert projekt. De kan ændre sig på grund af udviklinger i forretningsmiljøet, fremkomsten af nye behov eller konkurrence. Når kundens krav ændrer sig, skal projektlederen nøje analysere, hvordan det kan påvirke projektet, og om det er muligt at foretage justeringer uden at gå på kompromis med kvalitet, tid eller omkostninger. For eksempel, hvis klienten beslutter at omstrukturere kravene til brugergrænsefladen, kan det ændre kode-strukturen, hvilket igen kan reorganisere tidsplanen og øge omkostningerne.
2. Budgetnedskæringer. Budgetreduktioner kan skyldes organisationens vanskelige økonomiske situation, et skift i prioriteter eller fremkomsten af nye projekter. I tilfælde af budgetnedskæringer skal projektlederen forsøge at nå målene med lavere omkostninger. Dette kan betyde:

• reduktion i arbejdsomfanget,
• forkortelse af tidsplanen,
• nedskæringer,
• brug af outsourcing, eller
• andre anvendelser af organisationens eksisterende ressourcer.

Ændringer i forretningsmiljøet. Ændringer indført i lovgivningen, fremkomsten af nye tendenser eller omdannelsen af konkurrenter kan alle påvirke projektmålet eller kundens krav. I tilfælde af sådanne svære at forudsige ændringer skal projektlederen etablere modforanstaltninger for at minimere ændringens indflydelse på projektet og forbedre opnåelsen af målene.

Interne

Interne ændringer skyldes opgave-relaterede faktorer. De mest betydningsfulde inkluderer:

1. Læring af teammedlemmer. Interne ændringer i et projekt kan stamme fra processen, hvor teammedlemmer tilegner sig ny viden. Jo mere erfarent teamet er, jo mere sandsynligt er det, at de udvikler færdigheder, der gør dem i stand til at præstere bedre.

Et eksempel er, når en programmør bemærker, at hans kode ikke er særlig læsbar og beslutter at udforske at skrive en renere kode. Til sidst kan han foreslå ændringer, der vil påvirke kvaliteten af projektet positivt.

2. En bedre forståelse af kundens krav og produktspecifikationer. Under projektet kan teamets forståelse af brugerens forventninger udvides. Dette kan resultere i et ønske om at ændre arbejdsomfanget eller tilpasse teknologien til at imødekomme de identificerede behov fra kunden. For eksempel, efter at have gennemført brugerundersøgelser, kan projektteamet beslutte at introducere nye funktionaliteter, der er blevet anmodet af de adspurgte personer.
3. Ændre arbejdsorganisationen efter at have lært af den nuværende arbejdsgang. Som et resultat af at tilegne sig ny viden kan der opstå ideer til at forbedre processer, introducere innovative løsninger eller ændre tidsplanen. Ved at analysere den nuværende arbejdsgang kan projektteamet identificere fejl samt mulige forbedringer og derefter konsekvent foretage ændringer for at fremskynde arbejdet. For eksempel kan de finde et andet projektledelsesværktøj, der er mere egnet til at strømline processer og øge produktiviteten.

Sammenfatning

Ændringsledelse er kritisk for projektets succes. Projektændringer er uundgåelige, og de stammer fra både eksterne og interne kilder. Afhængigt af projektets livscyklus skal du udarbejde en passende plan for at tilpasse de nuværende aktiviteter til fremkommende ændringer. Ændringsledelse kræver en effektiv proces for kommunikation og koordinering på tværs af projektteamet og med interessenter. Derfor har projektlederen en svær opgave: at forblive fleksibel og åben for ændringer, men samtidig forblive i kontrol for at undgå negative effekter på projektet.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.