E-mail brug til at reducere dit stressniveau. 3 gode måder at håndtere fjernkommunikation på.

Hvordan kan du reducere dit stressniveau, mens du bruger en e-mailkonto? Ved du, at måden at bruge e-mail på kan øge angstniveauet betydeligt? Det kan virke som om, at e-mail først og fremmest er en bekvemmelighed. Det muliggør hurtig kommunikation mellem medarbejderne og de eksterne enheder, men samtidig skaber det teknostress for brugerne.

E-mail brug – indholdsfortegnelse:

1. Reducer dit stressniveau
2. Prøv en anden kontaktform
3. Send ikke e-mails om fredagen
4. Kommuniker klart og enkelt
5. Sammendrag

Reducer dit stressniveau

Brug kun din arbejdstelefon. Din telefon bør være tilgængelig for kontakt kun i 8 arbejdstimer og derefter slukkes – denne regel bør anvendes af personer, der ønsker at opretholde balancen mellem deres private og professionelle liv. Handlinger som at slukke for e-mailen efter arbejdstid (virksomheder kan bruge disse funktioner), forsinke levering af pakker (planlægge forsendelsen til morgen timerne den næste arbejdsdag) eller planlægge faste tider for modtagelse af post tillader pleje af den mentale sundhed i arbejdstiden og i din fritid.

Husk at undgå at installere e-mails (eller andre virksomhedsmessagingtjenester) på din private telefon. Det er upassende af mange grunde, det er ikke sikkert for sikkerheden af følsomme data, og på den anden side – det påvirker dit velvære og evnen til at hvile efter arbejde.

Prøv en anden kontaktform

Hvor mange gange har du sendt en e-mail til din kollega eller partner og ventet i flere dage på svaret, selvom spørgsmålet var simpelt og ikke særlig svært at håndtere? Som du kan se, kan nogle mennesker lide at vente med deres svar hver gang, og dette kan frustrere den person, der venter.

Hvordan kan du tackle problemet? Du kan prøve at kontakte personen direkte (hvis det er muligt) ringe, eller bruge virksomhedens instant messenger, som muliggør hurtig visning af beskeder – gør hvad som helst for at få løst problemet og komme videre.

E-mail er normalt ikke den bedste løsning, selvom vi tænker, at det er den bedste kontaktform med medarbejdere eller forretningspartnere. Man bør nøje overveje dette spørgsmål i tilfælde af kommunikation, der kan udløse negative følelser – mens vi læser beskederne, fortolker vi dem ved at forestille os tonefaldet og samtalepartnerens holdning. I mange situationer, selv i den moderne digitale æra, kan direkte kommunikation give bedre resultater.

Send ikke e-mails om fredagen

Behandl andre, som du gerne vil behandles – denne regel bør gælde for alle beskeder sendt efter arbejdstid. Hvis du ikke kan lide lyden af en e-mail, der kommer efter kl. 18 eller senere, så stop med at sende dem selv. Uanset om du er en almindelig medarbejder, en leder, eller du arbejder sammen med din partner, bør du ikke vise din tilgængelighed. Det er ikke kun usundt, men forstyrrer rytmen i dagen for de personer, du samarbejder med.

Det er værd at huske at undgå at sende e-mails om fredagen eftermiddage. Det er svært at forvente, at en person hurtigt vil svare på vores e-mail bare få timer før den kommende weekend – mange medarbejdere har den holdning, at: det kan vente til mandag morgen. Hvis man kan vente på svaret, kan man også vente med at sende e-mailen, især da alle starter ugen med ekstra energi efter weekendens hvile.

Kommuniker klart og enkelt

Du har sikkert skrevet en e-mail med flere spørgsmål og emner, der skulle forklares, men du har stadig ikke modtaget noget svar. Denne situation (især hvis du har ventet på svaret) øger stressniveauet. Desværre skal du være forberedt på, at denne type problem vil opstå fra tid til anden – nogle gange endda oftere, end du har forventet. Hvordan håndterer man det?

Først og fremmest, skriv emnet for beskeden klart, og så sammensæt en e-mail, mens du tænker på at holde en klar og simpel kommunikationsform. Nogle gange vil det tvinge dig til at begrænse emnet for e-mailen. Du skal tænke grundigt over, hvilket emne der er det vigtigste for dig, og hvilket kan håndteres på et senere tidspunkt (ved at bruge andre kommunikationsformer).

Sammendrag

Den hurtigt udviklende teknologi har bragt mange gode ting med hensyn til at lette hverdagens kommunikation, både privat og professionelt. Samtidig har vi stået over for mange udfordringer, især forbundet med det at være permanent tilgængelig.

E-mailbeskeder ankommer konstant i vores indbakke – under arbejdet, i vores fritid, eller endda på helligdage – hvilket er et eksempel på arbejdslivsbalance forvrængning. Derfor er det værd at opfordre medarbejderne til at bruge alle de ovennævnte tips og råd, idet man husker, at i alle tilfælde er eksemplet bedre, når det kommer fra toppen.

Læs også: Hvordan man reducerer digital stress ved at arbejde hjemmefra

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.