Fordele ved at skabe en kommunikationsplan

Her involverer den bedst mulige løsning at skabe en kommunikationsplan baseret på forskellige typer analyser, efterfulgt af implementering og regelmæssig opdatering. Nedenfor forklarer vi i detaljer, hvad en kommunikationsplan er, og hvilke fordele den kan bringe til virksomheden.

Hvad er en kommunikationsplan?

En virksomheds kommunikationsplan er et detaljeret dokument, der er en integreret del af den implementerede marketingstrategi. Den beskriver, hvordan virksomheden vil skabe sit budskab eksternt (og nogle gange internt til medarbejdere – afhængigt af organisationens størrelse og drift, for eksempel) på tværs af alle de kanaler, den driver (hjemmeside, sociale medier, temagrupper, nyhedsbreve, offline steder osv.).

Dens anvendelse har til formål at sikre en konsekvent og effektiv kommunikation af information til forskellige interessentgrupper. På denne måde hjælper den blandt andet med at opbygge et brand, nå og opbygge relationer til et publikum og opnå fastsatte forretningsmål.

9 essentielle elementer i kommunikationsplanen

Hvordan præcist oprettelsen af en kommunikationsplan foregår, vil afhænge af de individuelle behov i organisationen. Du vil dog finde disse fælles elementer i de fleste:

• Analyse af den nuværende situation – herunder en præsentation af, hvordan budskabet til omverdenen hidtil er blevet konstrueret, og hvilke resultater det har givet, samt identifikation af nøgleudfordringer og muligheder inden for det angivne område.
• Mål – de resultater, virksomheden ønsker at opnå,
• Brandstrategi – skitsering af brandets mission, vision, personlighed, tone, værdier og andre spørgsmål, der påvirker, hvordan brandet ønsker at opbygge sit budskab.
• Konkurrentanalyse – hvordan andre aktører i branchen driver deres kanaler.
• Målgruppe med outreach-kanaler – en beskrivelse, der angiver, hvem virksomheden retter sit budskab mod, og hvor den vil være til stede for at nå sine kunder.
• Antikrisistrategi – definition af, hvordan man skal handle i kriser (dvs. fremkomsten af et datalæk fra virksomheden), under hvilke det er nødvendigt at tage en offentlig holdning.
• Tidsplan for aktiviteter – en angivelse af, hvilke aktiviteter der vil blive gennemført, og hvornår (hvilket inkluderer blandt andet gennemførte kampagner, indlæg offentliggjort på sociale medier, etablerede partnerskaber osv.).
• Budget – det beløb, der skal opdeles og tildeles til gennemførelsen af de skrevne aktiviteter.
• Evalueringsmidler – til at bestemme, hvordan effektiviteten af de gennemførte aktiviteter vil blive målt.

Fordele ved at oprette en kommunikationsplan

Manglen på en ordentlig outreach-strategi kan resultere i kaotiske og nogle gange også modstridende budskaber, som i sidste ende svækker virksomhedens image og påvirker tilliden fra kunder og forretningspartnere. Nedenfor peger vi på de vigtigste fordele, som dens udvikling giver til virksomheder, der opererer i forskellige brancher:

• Sikring af konsistens i budskabet – hjælper med at opbygge det rigtige (konsistent med værdier, mission, vision, personlighed osv.) virksomhedsbillede på alle niveauer og gennem forskellige kanaler,
• Øget bevidsthed – giver mulighed for at nå forskellige målgrupper mere effektivt, hvilket resulterer i større brandbevidsthed og øget rækkevidde af budskabet,
• Tilpasning af budskabet til målgruppen – takket være ordentlig analyse er det muligt at kende forbrugernes behov og forventninger og dermed tilpasse sit budskab til dem (ved at tilbyde dem værdi), hvilket øger genkendelsen og opbygger kundernes tillid til brandet,
• Kriseforberedelse – en korrekt udarbejdet kommunikationsplan inkluderer en krisestyringsstrategi, der muliggør en hurtig og effektiv reaktion på uforudsete situationer, hvilket minimerer potentielle negative konsekvenser,
• Besparelse af ressourcer – planen gør kommunikationsaktiviteterne mere organiserede og effektive, hvilket sparer medarbejdernes tid og andre nødvendige ressourcer.
• Øget salg – som følge heraf fører alle de ovennævnte fordele til, at (takket være et bedre budskab til kunderne) virksomheden kan sælge mere.

Sammenfatning

At skabe en kommunikationsplan, der er tilpasset, implementere den, og derefter udvikle og opdatere den kræver uden tvivl meget tid og kræfter. Du skal dog betragte det som en investering, der kan give mange fordele (især med hensyn til at opbygge relationer med nøglepublikummer) og booste virksomhedens succes i et stadig mere konkurrencepræget forretningsmiljø.

Husk, at oprettelsen af en kommunikationsplan finder sted mere end én gang, da det er et værktøj, der kræver regelmæssig opdatering (f.eks. en gang om året), især inden for mål og om behovene og forventningerne fra målgruppen (samt markedsituationen) ændrer sig. Det er også vigtigt, om de gennemførte aktiviteter opnåede de forventede resultater – så glem ikke at gennemføre evalueringen af planen og drage både positive og negative konklusioner fra den.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.