Hvad er en teamcharter? 5 vigtige grunde til, at du bør oprette den

Hvad er en teamcharter?

En teamcharter er et dokument, der bruges til at organisere og koordinere medarbejdernes arbejde. Det kan tage forskellige former – en simpel tekst i Microsoft Word, et regneark i Excel eller et ark oprettet i et komplekst projektstyringsværktøj. Det inkluderer alle oplysninger om opgaver, som teammedlemmerne skal udføre, og angiver hver persons ansvar, arbejdsplanen og de tilgængelige ressourcer. Det bør udarbejdes klart og gennemsigtigt. Desuden skal det opdateres, efterhånden som arbejdet skrider frem, for at afspejle aktivitetsniveauet eller eventuelle ændringer i tidsplanen eller kravene.

Hvordan laver man en teamcharter?

Komponenterne i en teamcharter vil afhænge af behovene i den specifikke organisation, men oftest inkluderer det følgende oplysninger:

• teamets navn,
• mål der skal opfyldes,
• opgaver der skal udføres,
• frister,
• medarbejdernes ansvar,
• nødvendige ressourcer (værktøjer, software, midler),
• kommunikationsplan (møder, kommunikationsværktøjer),
• potentielle risici og korrigerende handlinger,
• nøglepræstationsindikatorer (KPI’er).

Fordelene ved at oprette en teamcharter

En teamcharter er et værktøj til planlægning og organisering af individuelle aktiviteter – det giver dig mulighed for klart at definere, hvornår og hvordan de tildelte opgaver vil blive udført. Men dette er ikke den eneste funktion, denne løsning kan tilbyde. Dens mål inkluderer også:

• koordination – et veludformet dokument hjælper alle med at forstå, hvad der forventes af dem, og hvilke opgaver der skal udføres,
• tildeling af ansvar – definerer klart, hvem der er ansvarlig for hver opgave, hvilket eliminerer forvirring og tvetydighed, der nogle gange kan føre til konflikt eller forsinkelser,
• overvågning af fremskridt – dette dokument giver dig mulighed for at overvåge, hvilke opgaver der allerede er blevet udført, og hvilke der er i gang. På denne måde kan du hurtigt identificere potentielle flaskehalse, der kan forsinke dit projekt,
• kommunikation – dette dokument kan fungere som en ramme for både intern og ekstern kommunikation,
• risikostyring – kan inkludere oplysninger om potentielle risici og korrigerende handlinger, der skal tages i tilfælde af nødsituation.

Som du kan se, er der flere fordele, som en teamcharter kan bringe til dig og dine kolleger. Først og fremmest forbedrer det arbejdseffektiviteten, da det identificerer mål, opgaver, frister og ansvar. Det forbedrer også kommunikationen inden for et team, da det definerer reglerne på arbejdspladsen. Det hjælper også med at løse potentielle konflikter og skabe en positiv atmosfære, hvilket oversættes til større engagement og produktivitet.

Sammendrag

Et af de vigtigste elementer i succesfuld projektledelse er uden tvivl at skabe et solidt fundament for organisering og planlægning af bestemte opgaver. Selvom det kan virke som en ret trivial løsning, har en veludformet teamcharter potentialet til perfekt at afspejle dynamikken i de udførte opgaver og relationerne inden for et team.

Af netop denne grund bruges det konstant som et af værktøjerne til at sikre, at et projekt eller en opgave giver de forventede resultater. Det er især værd at bruge, når du opdager kommunikationsproblemer inden for dit team, kolleger ikke ved, hvad deres ansvar er, og når du har svært ved at følge deres fremskridt.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.