Hvordan kan projektledelsessystemet hjælpe med eventmarkedsføring?

Uanset om du organiserer et specifikt arrangement for første gang eller for næste gang, bør du altid lette udførelsen af specifikke aktiviteter – for at sikre bedre kontrol over budgettet eller lettere kommunikation mellem de enkelte teammedlemmer, der arbejder for en fælles succes. Speciel projektledelsessoftware vil hjælpe dig med at opnå et sådant resultat. Nysgerrig på, hvordan denne type system vil støtte dine eventmarkedsføringsaktiviteter? Læs videre.

Projektledelsessystem og eventmarkedsføring – indholdsfortegnelse:

1. Et projekt og et arrangement
2. Projektledelsessystem
3. Firmbee – funktioner og fordele
4. Sammenfatning
5. Se vores video om projektledelsessoftware til eventledelse

Et projekt og et arrangement

Hvis vi ønsker, at arrangementet skal blive et værktøj til at støtte virksomhedens vigtigste mål, skal vi se på det på en helhedsorienteret måde – som et projekt, der skal starte med planlægning og slutte med implementering og evaluering af de opnåede resultater. Det kan være nyttigt at have en lignende ramme for projektet og arrangementet: en slutdato, et fastsat budget, antallet af involverede personer, varigheden, en række opgaver, der skal udføres. På denne måde vil vi kunne sikre en glidende fremdrift af alle aktiviteter, hvilket vil oversætte sig til et positivt slutresultat.

Projektledelsessystem

Gode projektplanlæggere gør deres daglige arbejde lettere ved at bruge specielle systemer, hvor det blandt andet er muligt at planlægge en tidsplan, sætte opgaver, fordele arbejde eller spore fremskridt samt opbevare alle vigtige oplysninger ét sted med adgang for enhver autoriseret person. Et korrekt designet program giver også mulighed for at sætte mål, der skal opnås inden for et projekt/arrangement, hvilket giver dig et holistisk overblik over situationen.

Projektledelsesværktøjer er designet til at hjælpe projektledere (såvel som eventarrangører) med at planlægge, overvåge og tage korrigerende handlinger, når det er nødvendigt. Når vi behandler et arrangement som et projekt, kan vi straks se, hvor meget fordel vi kan opnå ved at vælge det rigtige system i vores daglige arbejde.

Firmbee – funktioner og fordele

På markedet finder du en række projektledelsesprogrammer, som du også kan bruge til at organisere dit arrangement. Vi anbefaler især Firmbee, den software, vi har skabt, udstyret med alle de funktioner, du muligvis har brug for. Da vi skabte vores løsning, tog vi højde for, at et projekt og et arrangement har fælles træk, især inden for arbejdsplanlægning og kontrol over fremskridt og informationsflow – af denne grund kan vi forsikre dig om, at Firmbee perfekt vil imødekomme alle dine behov, når det kommer til eventledelse.

Firmbee vil lade dig:

• liste alle opgaver, der skal udføres, og fordele dem til specifikke teammedlemmer (ved hjælp af Kanban-tavler og muligheden for opgavestatus, prioritering eller tidsregistrering),
• holde kalendere til forskellige formål,
• sætte påmindelser for kommende møder eller opgaver, der skal udføres,
• overvåge indtægter og udgifter relateret til gennemførelsen af arrangementer, og dermed have fuld kontrol over budgettet
• opbevare data om alle personer, der er tilknyttet arrangementet – fra arrangører til leverandører og deltagere
• kommunikere med andre personer ved hjælp af Slack
• udstede fakturaer

Desuden vil det at samle alle de opgaver, der er nødvendige for et arrangement, ét sted give hver person involveret i projektet et overblik over arbejdsfremskridtene og muligheden for at reagere passende, før der opstår problemer (f.eks. ved at acceptere en specifik opgave eller støtte processer og personer, der risikerer ikke at fuldføre deres pligter til tiden). Med et sådant program kan du glemme de mange dokumenter, regneark eller endda håndskrevne noter, hvor du hidtil har opbevaret vigtige oplysninger.

Sammenfatning

På mange måder adskiller eventledelse sig ikke fra projektledelse. I begge tilfælde har vi trods alt teams, der udfører specifikke opgaver på et givet tidspunkt, fokuseret på at opnå et bestemt mål. Ligesom gennemførelsen af et projekt (f.eks. i et IT-firma) kan være en udfordring, givet de teknologiske problemer, der opstår undervejs, kan det i tilfælde af en konference eller messe være svært at forberede lokalet eller dagsordenen. Det er af denne grund, at projektledelsessoftware – såsom Firmbee – også kan bruges til eventplanlægning.

Se vores video om projektledelsessoftware til eventledelse:

Læs også: 4 eventmarkedsføringstrends at holde øje med i 2023

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.