Hvordan sender man en faktura? Nyttige værktøjer

Hver freelancer, små virksomhedsejer eller iværksætter udsteder fakturaer hver måned. De er nødvendige for at modtage betaling for udført arbejde eller leverede varer. Men blot at udstede et sådant dokument garanterer ikke modtagelse af betaling. For at opnå fuld succes er det nødvendigt at levere det til entreprenøren. I denne artikel vil du lære 3 måder at sende en faktura på, og hvilke værktøjer der er særligt nyttige i denne proces.

Sådan sender du en faktura – indholdsfortegnelse:

1. Hvordan sender man en papirfaktura?
2. Hvordan forbereder man en faktura i elektronisk form?
3. Hvordan opretter og sender man en PDF-fil med en faktura?
4. Hvordan kan en faktureringsapplikation hjælpe dig?

Hvordan sender man en papirfaktura?

Selvom internettet har taget plads i vores hjem og kontorer for godt, sendes det overvældende flertal af fakturaer via traditionel post. Ifølge rapporten E-Fakturering / E-Billing. Digitalisering og automatisering går så meget som 90% af fakturaer til modtagerne i papirform.

Desværre har dette sine ulemper. En af dem er den tid, det tager at levere brevet til den angivne adresse. Når du sender, skal du tage hele processen, der fører til at få betaling, i betragtning. Du skal huske, at ret mange mennesker kan være knyttet til papirdokumenter. De vil forvente, at du leverer dem fakturaer i netop denne form. Man må indrømme, at du måske kan overbevise nogle om at fakturere elektronisk, men i andre tilfælde må du tilpasse dig dine kunders ønsker.

De fleste af de værktøjer, du har brug for for at sende en papirfaktura, er tilgængelige på ethvert kontor. Du vil have brug for en computer med en printer, kontorsoftware og kuverter. Selvom du kan udfylde en faktura i hånden i en specielt forberedt formular, er det meget lettere at arbejde med elektroniske dokumenter.

Med en tekstbehandler eller regneark kan du forberede et dokument, der indeholder alle de nødvendige elementer. Derefter skal du printe det, lægge det i en kuvert, adressere det og sende det. De mest populære tekstbehandlere giver dig mulighed for at printe på kuverter, så du ikke behøver at plage dig selv med at skrive adressen i hånden. Alt, hvad du skal gøre, er at købe et frimærke og sende brevet til entreprenøren.

Hvordan forbereder man en faktura i elektronisk form?

Et alternativ til papirdokumenter er en e-faktura. Du har ikke brug for speciel software til at oprette den, da den, du bruger hver dag – et simpelt regneark eller tekstbehandler – vil være tilstrækkelig. Som med et dokument sendt med traditionel post, skal du først oprette en faktura, bortset fra at du i stedet for at printe skal gemme filen, der er oprettet på denne måde.

Undgå formater som DOC eller XLS, fordi selvom de er almindelige og lette at åbne, har de en stor ulempe – et dokument forberedt på denne måde kan nemt redigeres. Man må indrømme, at du har mulighed for at sikre redigeringen af en sådan fil med en adgangskode, men det er bedre at bruge en gennemprøvet løsning – PDF-filer. Ved at sende et sådant dokument er du sikker på, at ingen vil blande sig i indholdet.

Hvordan opretter og sender man en PDF-fil med en faktura?

Du kan vælge en af de konvertere, der er tilgængelige på nettet, såsom Adobe Acrobat, for eksempel, til at oprette en PDF-fil. Vælg blot en faktura, der tidligere er gemt i en DOC-fil, og programmet vil automatisk udføre konverteringen til PDF. Afhængigt af din computers indstillinger og de muligheder, der er tilgængelige i din tekstbehandler/regneark, kan du også allerede vælge muligheden for at gemme filen i PDF-format fra programmet.

Vedhæft det dokument, der er forberedt på denne måde, som en vedhæftning i en e-mail. Det er en god idé at starte med at oprette en besked til en kunde med dette trin. Dette vil sikre, at du ikke sender en e-mail uden en vedhæftning. I titlen på beskeden kan du inkludere navnet på det projekt, som fakturaen vedrører. Indholdet af e-mailen skal være kort og præcist, men husk at holde en høflig tone. Du kan takke dem for tidligere samarbejde, opfordre til at bruge de tilbudte tjenester i fremtiden, og i tilfælde af en delvis faktura angive, hvilken fase af arbejdet den vedrører.

Hvordan kan en faktureringsapplikation hjælpe dig?

Dette er et værktøj, der væsentligt letter sendingen af fakturaer, fordi det giver dig det bredeste udvalg af muligheder. Hvis du arbejder med virksomheder, der kræver papirdokumenter, udsteder, printer og sender du simpelthen fakturaen med almindelig post i henhold til kundens ønsker. Fordelen for dig er, at en sådan applikation kommer med færdige fakturamaler, så du kan være sikker på, at de overholder dit lands regler.

Du skal heller ikke bekymre dig om moms-satser eller korrektheden af beregninger og opsummering. Vælg blot den relevante skattesats, indtast nettoværdien af varerne/tjenesterne, og programmet vil beregne værdien af selve varen sammen med skatten.

Med gratis faktureringsapp, kan du nemt sende e-fakturaer direkte til e-mailbokse hos de entreprenører, der accepterer denne form for kommunikation. Et sådant dokument gemmes straks i PDF-format, så du ikke vil have problemer med at konvertere en sådan fil til et format, der sikrer dataintegritet. Du kan sende en faktura, der er forberedt på denne måde, med bogstaveligt talt et par klik. Du behøver ikke at logge ind på din e-mail – du kan gøre alt fra applikationen. Du kan indtaste emnet for beskeden, udfylde indholdet eller bruge en forberedt skabelon, hvilket sparer tid og forkorter dit arbejde betydeligt.

Vigtigt er, at du aldrig igen vil komme til at sende en e-mail uden en vedhæftning, fordi ved at klikke på “send” knappen bliver den faktura, du har udstedt, automatisk vedhæftet beskeden. Som med standard e-mail kan du vælge modtageren af beskeden, tilføje flere modtagere og endda sende en skjult kopi. Dette er praktisk, når man arbejder med store virksomheder, fordi du kan sende fakturaen både til den person, du arbejder sammen med på et projekt, og direkte til regnskabsafdelingen.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.