10 almindelige typer af fakturaer

At drive en virksomhed er uadskilleligt forbundet med at udstede fakturaer, og disse kommer i alle former og størrelser. Nogle er velkendte, mens andre kun skal udstedes en gang imellem. Ikke desto mindre bør vi som professionelle vide, hvordan man vælger og udsteder alle slags. Denne artikel vil skitsere de nødvendige grundlæggende elementer for at hjælpe dig med at skelne og hurtigt vælge den rigtige type fakturaer.

Typer af fakturaer – indholdsfortegnelse

1. Proforma faktura
2. Forudbetalingsfaktura
3. Salgsfaktura
4. Gentagen faktura
5. Delvis faktura
6. Slutfaktura
7. Sammenfattende faktura
8. Kreditnota
9. Debetnota
10. Momsfaktura

Proforma faktura

En proforma faktura, eller som nogle siger en foreløbig faktura, er en løsning designet til at præsentere dit tilbud for kunderne. Hvis de accepterer dine vilkår og betingelser, vil de betale fakturaen, og du kan levere de specificerede varer eller tjenester.

Hvis kunderne ikke accepterer dine vilkår og betingelser, behøver de ikke at betale. Det skyldes, at udstedelse af proforma fakturaer hverken forpligter kunderne til at betale eller skaber nogen skatteforpligtelser.

Hvilke betingelser indebærer så en sådan forpligtelse? Kun når kunden betaler proforma fakturaen. I så fald skal du udstede en normal faktura og betale alle de skatter, der relaterer sig til salget. Hvad du får, er pengene, selv før behandlingen af ordren. Hvad med dine kunder? De drager også fordel, da proforma fakturaen gør det muligt for kunden nemt og frit at sammenligne tilbud fra flere virksomheder for at vælge den rigtige.

Forudbetalingsfaktura

Ved første øjekast ligner forudbetalingsfakturaen proforma fakturaen. Men ser du nærmere efter, vil du opdage, at de adskiller sig. En forudbetalingsfaktura indebærer en betalingsforpligtelse, mens en proforma faktura blot er et forslag til at indgå en salgsaftale.

Hvornår er en forudbetalingsfaktura et godt valg? Bestemt, hvis du har brug for at forpligte betydelige, set fra dit synspunkt, finansielle ressourcer for at fuldføre ordren. Forudbetalingsfakturaen giver dig mulighed for at modtage en del af betalingen fra kunden, selv før du sælger varerne eller tjenesterne. Dette vil have en positiv effekt på din likviditet, især når du behandler store ordrer. Du kan fastsætte værdien som en bestemt procentdel af den samlede ordre. Dette giver dig mere sikkerhed for, at dine kunder ikke vil trække sig fra kontrakten, fordi de så ville miste de allerede betalte penge.

Salgsfaktura

Dette er en almindelig faktura, men den kan ikke mangle på denne liste. I kommercielle transaktioner forekommer en sådan faktura oftest. Det er det dokument, vi alle har i tankerne, når vi hører termen faktura. Ligesom andre typer fakturaer indeholder den alle 12 elementer, som enhver faktura kræver. Den dokumenterer en forretningsbegivenhed, der fandt sted mellem sælgeren og køberen. En sådan faktura kan dække både salget af varer og levering af tjenester.

Gentagen faktura

Denne type faktura er meget almindelig ved levering af tjenester. Den udstedes på hver forudbestemt periode. Ofte er det en måned, men du kan også finde ugentlige, kvartalsvise eller årlige fakturaer. Disse optræder normalt i forbindelse med forskellige abonnementer.

Gebyrerne for hver måned fastsættes på forhånd, så du straks ved, hvilket beløb der skal betales. Denne funktion ved gentagne fakturaer gør det meget nemt at automatisere udstedelsen af sådanne fakturaer. Ved at bruge en faktureringsapplikation kan processen med at udstede gentagne fakturaer blive virkelig enkel. Alt, hvad du skal gøre, er at indtaste nogle nødvendige data, og de næste fakturaer vil blive genereret automatisk. Hvilke data er nødvendige for dette? Normalt vil følgende oplysninger være tilstrækkelige:

• kundedata,
• information om, hvad fakturaen er for,
• fakturaens beløb,
• hvornår den næste faktura skal udstedes,
• betalingsdato.

For gentagne fakturaer er hver efterfølgende faktura meget lig den første faktura, der blev udstedt. De vil adskille sig i nummer, udstedelsesdato og salgsdato samt forfaldsdato. Hvis du kender e-mailadresserne på dine kunder, kan du også få dit faktureringssoftware til automatisk at sende disse fakturaer, hvilket bestemt vil spare dig for meget tid.

Delvis faktura

I tilfælde af store projekter er delvise fakturaer populære. I denne situation bliver det aftalte arbejde opdelt i faser. Når en bestemt fase er opfyldt, udsteder du en delvis faktura. Denne faktureringsmetode gælder både for levering af varer og for levering af tjenester. Det er bedst at fastlægge betalingsplanen tidligere, allerede på kontraktens underskrivelsesfase. På denne måde informerer du dine kunder på forhånd uden at overraske dem med den faktura, du udsteder.

Hvad er fordelene ved delvise fakturaer? De vil give dig større likviditet, mens din kunde undgår en meget stor regning efter afslutningen af hele ordren, fordi betalingen opdeles i dele og fordeles over tid.

Slutfaktura

Denne type faktura optræder typisk efter afslutningen af en ordre. Den kan komme sammen med forudbetalingsfakturaer eller delvise fakturaer. Du udsteder slutfakturaen ved at beregne beløbet, som er forskellen mellem de afsluttede og afregnede fakturaer til dato og den samlede kontraktsum. Hvordan gør man det? Du skal trække værdien af de forudbetalte eller delvise fakturaer, du har udstedt for projektet, fra den samlede projektværdi.

Sammenfattende faktura

En sammenfattende faktura er praktisk, når en kunde har afgivet flere ordrer hos dig. Du behøver ikke at udstede en separat faktura for hver ordre. I dette tilfælde kan du bruge en sammenfattende faktura. Selvfølgelig, for at gøre denne løsning fordelagtig for dig, må de enkelte ordrer ikke strække sig over tid. Hvorfor? Du skal huske, at du kun vil modtage pengene efter noget tid efter udstedelsen af fakturaen. Derfor, hvis du venter for længe med at udstede en sammenfattende faktura, vil pengene blive krediteret til din konto for de afsluttede ordrer.

I praksis kan du planlægge en sammenfattende faktura hver bestemt periode, for eksempel en uge eller en måned. I slutningen af ugen eller måneden samler du alle de ordrer, du har lavet for den kunde, og forbereder en enkelt sammenfattende faktura. Du kan også bruge denne type faktura, når en kunde har afgivet en ordre, men senere tilføjet noget andet. I dette tilfælde behøver du ikke at skrive to separate fakturaer, men du kan inkludere begge ordrer i sammenfatningen.

Kreditnota

En kreditnota er en type kreditfaktura. Den bruges typisk, når en kunde har returneret et produkt, betalt for et produkt, men ønsker at annullere ordren, eller modtaget beskadiget eller forkert størrelse varer, som involverer en prisreduktion som kompensation. Du kan også udstede denne note, når du ønsker at give en kunde en ekstra rabat, efter at deres ordre er blevet afsluttet og betalt. Den er også anvendelig, når en faktura indeholder en forkert og oppustet totalværdi, hvilket kræver justeringer.

En kreditnota betyder, at sælgeren skylder penge til køberen. Det er en bekræftelse fra sælgeren på, at han eller hun har givet køberen en form for kredit. Køberen kan bruge denne kredit til fremtidige køb eller anmode om en refundering.

Debetnota

Dette er den type korrigerende faktura, du sender til en kunde, når du begår en fejl i at undervurdere værdien af solgte varer eller tjenester. En debetnota betyder, at kunden udover fakturaens beløb også skylder dig det beløb, som noten blev udstedt for. Forskellen mellem en kredit- eller debetfaktura og en almindelig faktura er, at du sender den almindelige faktura, når varerne eller tjenesterne er solgt. Kredit- eller debetfakturaen optræder derimod efter den almindelige faktura er blevet udstedt for at korrigere de beløb, der vises på fakturaen.

Momsfaktura

I lande, hvor der er moms (merværdiafgift), er en meget almindelig type faktura moms fakturaen. Den dokumenterer salget af varer og tjenester fra enheder, der er momspligtige. Dette er generelt flertallet af virksomheder, der opererer i sådanne lande. Interessant nok, selvom der ikke er moms i dit land, hvis du sælger varer eller tjenester til lande, hvor der er moms, kan du være forpligtet til at udstede en faktura, der inkluderer moms.

Læs også: 5 almindelige faktureringsfejl

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.