Projektbudgetstyring – hvordan gør man det ordentligt?

Projektbudgetstyring betyder at administrere og overvåge de finanser, der er relateret til forretningsprojekter. Dette er det mest direkte, endda åbenlyse svar. Men for at få et bredere perspektiv, lad os tage et skridt tilbage og stille os selv spørgsmålet: hvad er et projektbudget?

Det er de samlede omkostninger ved alle aktiviteter, arbejdsstyrke, opgaver og materialer, som vil føre dig til det endelige projekt. Derfor bør du omhyggeligt planlægge dit projekt, før du dykker ned i finanserne. Hvordan gør man det ordentligt? Gode projektstyringsværktøjer vil helt sikkert hjælpe.

Projektbudgetstyring – hvordan gør man det ordentligt?

Det er vigtigt at have et projektbudget, fordi dette vil give dig en god forståelse af, hvordan tingene (og udgifterne!) skrider frem. Du vil have kontrol over alle aktiviteter og straks vide, hvornår omkostningerne vil stige for højt. Denne viden vil helt sikkert støtte dine beslutninger gennem hele processen og gøre dig klogere, mens du planlægger de næste projekter.

For at gennemføre projektbudgetstyring, definer projektets omfang

Hvordan kan du tælle dit projektbudget uden at kende detaljerne i dit projekt? Det er her, definitionen af projektets omfang kommer til hjælp. At definere omfanget af et projekt betyder at dokumentere en liste over specifikke projektmål, teammedlemmer, milepæle, opgaver, leverancer, funktioner, funktioner og deadlines. Det vil også inkludere eventuelle større projektmål, leverancer og mål for at hjælpe med at måle succes. Mange PM-værktøjer vil hjælpe dig med at organisere alt dette. Et af dem er Firmbee.

Estimationsmetoder

Okay, du har din plan, så hvordan starter du med at tælle pengene? Estimationsmetoder kan hjælpe. En kort opsummering af dem kan findes nedenfor. Beslut, hvilken der er passende for dig & dyk dybere ind i emnet.

Bottom-up estimering

Dette er en teknik til at estimere individuelle opgaver og derefter kombinere dem til et samlet projektestimat. På dette tidspunkt bør du allerede vide, hvilket teammedlem der er ansvarlig for hvad (hvis ikke – tjek vores løsning), du kan bede hver person, der udfører en opgave, om at give dig estimaterne. De er bestemt i en bedre position til at estimere en opgave, som de vil arbejde på. Efter at du har et omkostningsestimat for arbejdet på det lavest mulige detaljeringsniveau, skal du aggregere dem for at nå frem til samlede beløb.

Top-down estimering

Her forsøger grupper af erfarne ledere eller eksterne eksperter at estimere budgettet for projektet. Du kan også bruge information fra et tidligere, lignende projekt. Denne teknik bruges ofte i de meget tidlige faser af et projekt, når der ikke er meget information tilgængelig. I modsætning til bottom-up estimering, vil du denne gang estimere varigheden af leverancer og/eller større leverancer.

Analog estimering

Udtrykket analog estimering kommer fra det faktum, at du bruger et lignende tidligere projekt til at estimere varigheden eller omkostningerne ved dit nuværende projekt. Det bør være en blanding af historisk information og ekspertvurdering. Derfor er det så vigtigt at følge dit projektbudget hver gang du leverer noget.

Parametrisk estimering

Parametrisk estimering er en statistikbaseret teknik, der hjælper dig med at beregne det forventede beløb af finansielle ressourcer eller tid, der kræves for at afslutte et projekt. Med parametrisk estimering vil der være brug for lidt mere matematik, men bare nogle grundlæggende færdigheder, så vær ikke bange! Se på dette eksempel:

Lad os sige, at dit projekt inkluderer at interviewe 300 personer. Hvert interview indeholder 10 multiple-choice spørgsmål, og tidligere erfaring har vist, at de tager 20 minutter at administrere. Den samlede indsats for denne opgave vil være:

Antal interviews × 20 minutter = 6000 minutter = 50 timer

Nu, fra din tidligere erfaring, tjek hvor meget en time af arbejdsstyrken koster. Færdig!

Automatiser processen

Husk, du behøver ikke at gøre alt selv ved hjælp af noter eller lommeregnere. Projektstyringssystemer kan beregne budgettet for dig baseret på projektets omfang og hjælpe dig med at gemme og organisere informationen. Firmbees finansmodul giver dig mulighed for at sætte et projektbudget, beregne medarbejderomkostninger, spore dine indtægter og udgifter gennem hele processen. Efter projektet er afsluttet, overføres informationen automatisk til fakturaer. Også information om, hvad du skylder andre, vises.

Tjek Firmbee og spor rentabiliteten af dine projekter:

Kan du lide vores indhold? Deltag i Facebook-fællesskabet for at holde kontakten!