Projektplanlægning – 5 ting du skal vide, før et projekt starter

Projektplanlægning tager tid. Nogle projekter kræver, at flere, andre alle teammedlemmer deltager i forberedelsesprocessen. Så hvordan forbereder du dig på en sådan udfordring og styrer projektet glat fra start til slut? Læs vores artikel for at finde ud af det.

Projektplanlægning – indholdsfortegnelse:

1. Et solidt brief – et godt udgangspunkt
2. Teamarbejde
3. Tidsplan
4. En realistisk vurdering af situationen
5. Specifikke opgaver
6. Projektplanlægning – Resumé

Et solidt brief – et godt udgangspunkt

At betragte processen med at formulere et brief som endnu en bureaukratisk tåbelighed er en fejl. Et brief er livsnerven i ethvert projekt, det er en velovervejet plan, der fungerer som et kort, der fører projektteamet og dets klient lige til skatten.

At oprette et brief kræver også involvering af de personer, der går sammen om at påtage sig projektet. Derfor er det et perfekt tidspunkt til at etablere omfattende kommunikationskanaler for samarbejde.

Teamarbejde

Af og til viser det sig at være betydeligt vigtigt at vælge en teamleder. Medmindre det er den person, der ved at igangsætte projektet bliver dets leder, er det bedst at skabe en situation, hvor lederen og de andre teammedlemmer etablerer en omfattende opdeling af ansvar. Takket være dette bliver kommunikationen klar, og dens indflydelse mærkes hurtigere.

Selv hvis kun nogle præcise detaljer vedrørende kommunikationen efterlades, vil der være dem, der ikke ved, hvad de skal gøre. De kan forsøge at redesignere masterplanen utilsigtet ved at implementere kaotiske ændringer eller forårsage forsinkelser.

Tidsplan

Et brief er én ting. En tidsplan er lige så betydningsfuld. Igen, arranger omhyggeligt rækkefølgen af arbejdet:

• efter at have tildelt ansvar, fastsæt individuelle deadlines for hvert teammedlem,
• fastsæt (realistiske og fleksible) datoer for gennemførelsen af specifikke projektfaser,
• etabler en sekvens for plan B – i tilfælde af at det viser sig, at et givet teammedlem ikke vil “komme videre” uden forudgående handlinger udført af et andet teammedlem.

En realistisk vurdering af situationen

Analyse bør også forblive en nøgleprioritet. Du kan ikke påbegynde et tidskrævende projekt med forventning om at afslutte det hurtigere end forventet. Tværtimod er det bedre at antage, at du vil være i stand til at afslutte et givet omfang af aktiviteter senere end ifølge dagsordenen.

Gennem detaljeret analyse kan du finde ud af, at du må give slip på nogle mål, ændre andre og endda tilføje et par til briefet og tidslinjen.

Specifikke opgaver

Ideelt set bør du delegere ansvar blandt teammedlemmerne på en måde, så hver person ved, hvad de skal gøre eller hvordan de skal tackle en given opgave. Desuden kan en meget uønsket situation opstå, når teammedlemmer håndterer ikke deres opgaver og forårsager utilsigtet kaos i projektets arbejdsgang.

Projektplanlægning – Resumé

Projektimplementering er altid en alvorlig opgave. Mange variable bestemmer dens succes. Dog kan arbejdet i høj grad lettes, hvis du formår at udføre effektive og velovervejede handlinger, selv før projektet går i gang.

Læs: Projektforventninger og hvordan man opfylder dem.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook og Twitter.