Hvordan samarbejder man med kunder, mens man arbejder hjemmefra?

Men denne type ændring er ikke kommet uden udfordringer, især på grund af manglen på direkte kontakt med forretningspartnere. Nedenfor forklarer vi, hvordan man arbejder med kunder i en æra med udbredt fjernarbejde for at sikre, at du opnår de samme resultater som før.

Konstant kontakt – grundlaget for et succesfuldt samarbejde med kunder

En af de vigtigste aspekter ved at arbejde med kunder er at holde kontakten med dem hele tiden, så de til enhver tid ved, hvilken fase arbejdet er i, får svar på spørgsmål med det samme eller ikke har bekymringer om det endelige resultat. I tilfælde af fjernarbejde kan direkte kontakt nemt erstattes af regelmæssige online møder (på den valgte instant messenger), udveksling af e-mails eller telefonopkald.

For begge parter er denne type mulighed en betydelig bekvemmelighed, da det sparer tid og økonomiske ressourcer (f.eks. brugt på rejser til partnerens lokaler) – samtidig med at man opnår det samme resultat. I denne henseende kan det være særligt nyttigt at fastsætte en fast dato for møder (f.eks. ugentligt, hver anden uge, månedligt) afhængigt af behovene og formen for samarbejde med kunden. På denne måde sikres kontrol over aktiviteterne sammen med konstant feedback.

Sætte fælles mål – at tage sig af begge sider i samarbejdet med kunder

For både onsite og fjernarbejde er det vigtigt klart at definere målene og forventningerne fra begge parter. Derfor er det nødvendigt, før man arbejder med en kunde (og starter implementeringen af aktiviteter), grundigt at diskutere krav, arbejdsomfang og forventede resultater – og vigtigst af alt, afslutningsdatoer og milepæle. Dette vil undgå unødvendige misforståelser, muliggøre at du kan følge med i fremskridtene og sikre, at det endelige produkt leveres som forventet.

For dette formål er det værd at dele forskellige typer dokumenter, prototyper eller mockups regelmæssigt, så den ene part kan holde styr på arbejdet, og den anden part kan modtage konstant feedback (forslag til ændringer, godkendelse af udviklingsretningen osv.), der vil forbedre implementeringen af aktiviteterne.

Online værktøjer – for at fremskynde de implementerede processer

For at lette samarbejdet med kunden, mens man arbejder på afstand, er det også værd at bruge særlige projektstyringsværktøjer (såsom Firmbee). Sådanne løsninger gør det muligt for alle autoriserede at holde styr på fremskridtene i arbejdet, udveksle information, kommunikere, dele filer, planlægge møder og udføre flere andre processer for at strømline den daglige kontakt.

På denne måde kan du nemt styre projektplanen, tildele opgaver, overvåge deres gennemførelse og opretholde kontinuerlig kommunikation. Det bliver en stor bekvemmelighed for alle involverede i emnet og vil minimere antallet af spørgsmål og tvivl, der opstår.

Hurtig svartid – for at inspirere tillid

For at sikre effektivt samarbejde med kunder på afstand, bør du også huske at forsøge at være tilgængelig for dine partnere og ikke forsinke med at svare på deres beskeder (med work-life balance, selvfølgelig). Hvis du ikke er i stand til at give et fuldt svar med det samme, så lad dem vide det, og sørg for, at du har modtaget beskeden og vil vende tilbage med feedback så hurtigt som muligt. At gøre dette vil styrke din partners tillid til dig og dit team og også minimere mulige bekymringer om de igangværende aktiviteter.

Desuden hjælper det at vise interesse og empati over for de angivne behov, lytte og forstå de forskellige perspektiver og reagere på forventninger (især vedrørende rettelser eller retninger for videre udvikling) med at opbygge varige relationer. Givet karakteren af det fjerne miljø, er det værd at nærme sig disse aspekter med passende opmærksomhed og omhu.

Samarbejde med kunder – opsummering

Samarbejde med kunder, mens man arbejder på afstand, kan være lige så frugtbart som onsite arbejde, der involverer ansigt-til-ansigt kontakt – så længe du sikrer, at din partner bliver taget sig af ligesom før (omend i en anden form). Du vil uden tvivl blive hjulpet af forskellige typer instant messaging og værktøjer, der er udviklet med sådanne situationer i tankerne (især til at lette opbygningen af fjernrelationer).

Ikke desto mindre, husk at det afgørende er at forblive fleksibel over for rapporterede behov og klar til at tilpasse sig ændrede situationer. At stræbe konstant efter at forbedre dine processer for at sikre kvalitetsservice – uanset placering, kontaktformer og måden, du udfører dine pligter på – er nøglen til effektivt samarbejde med kunder.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.