Timeboxing – hvorfor du bør bruge det?

Får du nogensinde den følelse, at der er dage, hvor opgaver og pligter knuser dig i din kamp mod tiden, mens du prøver at opretholde et fokus, der svinder ind med et spark af en morgenkaffe? Vi har en løsning på det, der hedder Timeboxing. Og nej, vær ikke bekymret, du skal ikke kæmpe med den store hånd på et ur, godt, ikke bogstaveligt. Alt hvad der kræves, er denne korte artikel, så hvis du føler behov for råd om tidsstyring og er villig til at lære en teknik kaldet timeboxing, så søg ikke mere.

Timeboxing – indholdsfortegnelse:

1. Hvad er timeboxing?
2. Hvordan fungerer timeboxing?
3. Konscentration er nøglen
4. Det er ikke værd at spilde din tid
5. Tag kontrollen tilbage
6. Selvdisciplin – det kan læres
7. Hvornår er det bedste tidspunkt at bruge denne metode?

Hvad er timeboxing?

Timeboxing er en teknik udviklet af IT-branchen for at forbedre tidsstyring og øge effektiviteten på arbejdet. Hvis dette er, hvor du kæmper, vil du finde denne metode nyttig. Ideen er at få så meget gjort som muligt inden for en foruddefineret tidsramme, og alligevel så lidt som muligt – for at holde din produktivitet høj.

Hvordan fungerer timeboxing?

Først og fremmest handler det om at sætte en specifik dato for afslutningen af et projekt og udføre det inden for den ramme. Hvis du ikke lykkes med at afslutte, så drop opgaven og gå videre til den næste. Gå tilbage til det en anden dag eller senere, og sæt en anden realistisk deadline, du kan overholde.

For eksempel, hvis vi har tre opgaver at udføre på arbejdet, vurderer vi, hvor meget tid vi har brug for at fuldføre dem, og på dette grundlag sætter vi tidsrammer. Hvis vi ikke formår at afslutte opgave A inden for en given periode, udvider vi ikke vores arbejde på den, men går videre til opgave B i henhold til antagelsen. Opgave A lægges i ‘to do’-boksen, og vi vender tilbage til den, når cyklussen er overstået.

Konscentration er nøglen

Hvordan gør det arbejdet mere effektivt? Den afgørende færdighed at mestre er ikke at blive distraheret af de opgaver, der er for hånden. Når vi har en forudbestemt mængde tid, bruger vi ikke den på småting som at tjekke e-mail, skrive et svar til en kollega i det næste rum eller tage et kig på, hvad der foregår på sociale medier. Hver lille detalje kan distrahere fra den primære opgave, mens det at skabe tidsbokse hjælper os med at undgå disse faldgruber og komme videre med vores arbejde.

Det er ikke værd at spilde din tid

En anden fordel er ikke at spilde for meget tid på en given opgave. Der er dage, hvor vi ikke er i topform, mindre kreative end normalt eller bare har en dårlig dag. Vi bruger ofte for eksempel en time på noget, der normalt ville tage os 15 minutter. Dette er ineffektivt, og sjældent tilfredsstiller sådanne handlinger os. Så kommer timeboxing til undsætning.

Du afsluttede ikke din opgave på de 40 minutter, du satte? Intet problem, den samme mængde tid (eller mindre, hvis du startede projektet) kan afsættes til det næste dag – du vil sandsynligvis være i bedre form så, og det problem, du kæmpede med i dag, vil være en leg i morgen.

Tag kontrollen tilbage

Med timeboxing-metoden er du bedre udstyret til at kontrollere større projekter. Du kender sikkert følelsen, når du arbejder på en stor opgave, og du begynder at fokusere på detaljer, muligvis endda for meget. Ved at gå så dybt ind i et projekt distancerer du dig samtidig for meget til stadig at se det større billede af projektet og mister det overordnede overblik over din opgave.

Der er ingen vanskeligheder med dette, hvis du laver noget, du selv har planlagt – du har ret til at ændre dine planer og afvige fra den oprindelige plan. Bekymringer opstår, når du for eksempel forbereder noget på kommission for en klient, der har en specifik idé om et givet projekt. Så er der en sandsynlighed for, at du vil skabe noget, som din klient vil afvise.

Hvorfor spilde tid på at gøre noget to gange, når du kan undgå det? Ved at arbejde i henhold til timeboxing-teknikken implementerer vi hver fase af projektet fra begyndelsen, hvilket gør, at vi holder os til de indledende antagelser og stadig opretholder et overordnet syn på den opgave, der er for hånden.

Selvdisciplin – det kan læres

Denne teknik har, udover de tidligere nævnte fordele, en bonus, der er praktisk i hverdagen. Dette skyldes, at den ikke kun forbedrer vores effektivitet, men også lærer os selvdisciplin og ordentlig tidsstyring, så vi ikke spilder tid på unødvendige eller irrelevante ting, hvis vi ikke ønsker det.

Hvornår er det bedste tidspunkt at bruge denne metode?

Timeboxing fungerer bedst i flermodulære projekter eller opgaver, der tager lidt tid, og du kan passe dem ind i den samme tidsramme. Det er også værd at implementere i tilfælde af pligter, der har forudsigelige tidsrammer for afslutning.

Men man skal huske, at viden om teknikken alene ikke er alt. Fra den erfaring, jeg har fået til denne artikel, kan jeg skrive, at uden ordentlig fokus vil du ikke være i stand til at holde tidsboksen. Du skal tage dig af det rette niveau af fokus og ikke lade dig distrahere af eksterne faktorer, såsom en notifikation på din telefon, en kaffeinvitation fra en kollega eller en hurtig tjek af din e-mail. Nydelser og andre småting kan gøres efter afslutningen af tidsboksen – tilfredshed garanteret (og bekræftet empirisk af forfatteren af denne tekst)!

Hvis du vil holde kontakten, så bliv en del af vores Facebook-fællesskab.