Top tips til tidsstyring

Konstant mangel på tid og overarbejde gælder både freelancere og virksomheder. Dette påvirker ikke kun produktiviteten og motivationen, men også helbredet. Heldigvis er der nogle få måder at komme ud af det på. I dagens artikel vil du opdage, hvad der mindsker produktiviteten i enhver virksomhed. Du vil også lære nogle effektive metoder til tidsstyring og få indsigt i nyttige værktøjer og apps til arbejdsgange.

Top tips til tidsstyring – indholdsfortegnelse:

1. Hvad disorganiserer arbejdet?
2. Tidsstyringsteknikker
3. Få fordel af værktøjer til arbejds- og opgavestyring

Hvad disorganiserer arbejdet?

I dag bruges der mere og mere tid på arbejde. Overarbejde og stak af ordrer er blevet den nye norm. Polakker og grækere er blandt de travleste i verden – ifølge OECD bruger de næsten 2.000 timer om året på arbejde, langt foran tyskerne, der arbejder 600 timer mindre om året. Desværre betyder hårdt arbejde ikke nødvendigvis produktivitet. Det illustreres af, at polakker scorede 70 % lavere end tyskerne i test af arbejdseffektivitet.

Hvad disorganiserer arbejdet? Først, 9 små ting, der tager tid og lammer enhver virksomhed:

1. At sende endeløse e-mails – hvis du lige har sendt en tredje e-mail som svar, så send ikke en anden. Bedre endnu, ring til personen eller mød dem personligt,
2. Lyde notifikationer om nye e-mails – det er en god idé at svare regelmæssigt, men ikke alle er værd at blive distraheret fra arbejdet,
3. At bruge “svar til alle” muligheden,
4. At skrive rapporter, der ikke tjener til at træffe beslutninger og forbedre virksomheden,
5. At producere rapporter, som ingen vil læse,
6. At flytte beslutninger til ledere,
7. At sætte op endeløse møder,
8. At udsætte prioriteter,
9. At planlægge møder, der varer længere end 45 minutter – den mængde tid er tilstrækkelig. Det rundes alt for ofte unødvendigt op til en hel time.

Det er konklusionen af en undersøgelse af Matt Krzysiak, der blev udført i hans virksomhed, da han overtog som præsident for National Motor Club. Dertil kommer unødvendigt administrativt arbejde, at tage sig af ting, der ikke er en del af vores jobbeskrivelse, at lave personlige opkald, læse avisen og løbe ærinder.

Hjemmearbejdsplads tilstand gør det ikke lettere med al den hjemlige travlhed. Sociale netværk, spise og drikke kaffe, besøge venner og udsætte opgaver til “om et øjeblik”. Lyder det bekendt? Du kan håndtere disse bekymrende problemer ved at udvikle enkle vaner og sætte en venlig arbejdsplan op.

Tidsstyringsteknikker

1. Pomodoro-metoden

En af de mest kendte teknikker, der kan hjælpe, er Pomodoro-metoden, der stammer fra den klassiske tomatformede køkkentimer. Metoden involverer at skrive alle de opgaver, du skal udføre, ned på et stykke papir, vælge en, indstille timeren til 25 minutter og arbejde på opgaven i hele den tid. Du skal være fuldt fokuseret uden distraktion fra Facebook eller tekstbeskeder.

Hvis opgaven efter 25 minutter stadig ikke er færdig, så tag en 5-minutters pause og gå derefter tilbage til den, og indstil dit ur til endnu 25 minutter.

Men efter 2 timers sådant arbejde (4 Pomodoro) vil hjernen have brug for en pause, så tag en 30-minutters pause, gå en tur, lav dig en kop te eller se noget tv-serie. Dette er en simpel og effektiv metode til at forbedre tidsstyring. Den er populær over hele verden.

2. 5S-teknikken

En anden anbefalet teknik er 5S, som hjælper med at organisere arbejdspladsen og øge produktiviteten. Den reducerer også virksomhedens driftsomkostninger og forbedrer kvaliteten af de fremstillede varer og tjenester.

5S har været populær i årtier blandt japanske virksomheder og består af fem principper:

• udvælgelse – fjern alle unødvendige genstande fra postkassen,
• segregering – tildel et sted til nødvendige genstande; de skal være lette at finde og lægge væk efter brug, så organiser dem med værktøjskasser, skiltning eller farvede etiketter (besked katalogisering),
• rengøring – rengør dit arbejdsområde dagligt, og fjern kilden til forurening (slet SPAM og afmeld unødvendige nyhedsbreve),
• standardisering – fastlæg standard arbejdstider (sæt specifikke tidspunkter, hvor du svarer på e-mails),
• selvdisciplin – gør det til en vane at følge de ovenstående 4 trin.

3. Scrum

Har du en whiteboard og farvet papir ved hånden? Mød Scrum, en tidsstyringsmetode til organisering af arbejde, der ofte bruges af startups og udviklere. Scrum er en metode, hvor projekter og opgaver skrives på stykker papir og fastgøres til kolonner på en whiteboard. Kolonnerne angiver successive elementer i processen (f.eks. “planlagt”, “i gang”, “testet”, “haste at færdiggøre”, “færdig”).

I den første kolonne opretter du en kø af opgaver, der er prioriteret. Derefter skriver du ved siden af hver opgave, hvor mange timer der forventes til dem (ved at bruge forskellige farver på kortene kan du opdele dem i kategorier). Kortene fastgøres derefter fra venstre mod højre, efterhånden som arbejdet skrider frem til “færdig” sektionen.

Scrum giver dig mulighed for at spore fremdriften af projektet, genkende nye udfordringer, overvåge deadlines og observere, hvor mange opgaver der er tilbage. Dette er meget praktisk både i organiseringen af tid og i håndteringen af kunden.

4. Kvadratsystemet

Den kvadratsystemmetode er baseret på prioritering af tildelte opgaver. Ifølge denne teknik opdeles et stykke papir i fire lige bokse. Hver boks svarer til fire kategorier af opgaver:

• hasteopgaver – vigtige (1) og uvigtige (2) – skrives i de øverste kvadranter,
• ikke-hasteopgaver – vigtige (3) og uvigtige (4) – placeres i de nederste kvadranter.

Haste- og ikke-hasteopgaver er dem, der skal tages hånd om hurtigst muligt, men uden at holde sig til en specifik dato (f.eks. at lave et telefonopkald). Haste- og vigtige opgaver er deadlines, der hurtigt skal overholdes (f.eks. at betale et abonnement).

Tak til dette system ved vi, hvilke opgaver der skal gøres først, og hvilke der kan vente. Dette er et perfekt supplement til listen over aktiviteter, der er planlagt til at blive udført hver dag. Denne kombination muliggør endnu mere effektiv tidsstyring.

5. 80/20

En anden teknik er at udføre opgaver i henhold til Pareto-princippet (også kaldet 80/20). For næsten et århundrede siden observerede Vilfredo Pareto, at 80% af varerne er i hænderne på kun 20% af befolkningen. Det blev snart opdaget, at disse proportioner gælder i forskellige livsområder. Eksempler: 80% af indtægterne genereres af 20% af kunderne, 20% af virksomhedens tjenester genererer 80% indtægter, 80% af tiden bærer vi 20% af det tøj, vi har i vores skab, og så videre.

Ifølge denne metode er det nok at udføre 20% af opgaverne for at opnå 80% af resultaterne. Tricket er at skelne, hvilke opgaver der præcist er, og “sifte hveden fra klid”. Naturligvis er dette princip ikke fejlfrit – forholdene kan variere 90/10, 70/30, 97/3 osv.

Pareto-princippet er en tidsstyringsmetode, der hjælper dig med at fokusere på de vigtigste spørgsmål ved at holde dig til din dagsorden og undgå at tale udenom.

6. Et minut eller to

Den sidste og simpleste teknik er David Allens 2-minutters regel. Den er fantastisk til arbejde og hverdagens opgaver. Ifølge dette princip, hvis en handling tager ikke mere end 2 minutter at udføre, bør den gøres med det samme. Hvis du udsætter det, kan det blive en stor byrde i fremtiden. Denne metode er den nemmeste at implementere af alle, men den giver de bedste resultater på ingen tid.

Desuden øger den niveauet af tilfredshed. At fuldføre flere opgaver på en dag, selv små, er givende og forstærker afslutningen af de efterfølgende.

Desuden er her to praktiske retningslinjer, der er værd at følge:

• Vent ikke på en større mængde fritid – at udsætte alt er normalt ikke den bedste idé; i ferier ønsker vi at hvile, og nogle gange opstår der uventede situationer,
• Planlæg kun 60% af tiden – vi overvurderer ofte vores evner; når vi planlægger en opgaveliste, så list prioriteterne, prøv at forudse uventede hændelser og kryds tidsædere ud.

Få fordel af værktøjer til arbejds- og opgavestyring

Udover at bruge tidsstyringsteknikker er det også en god idé at udnytte alle de værktøjer til arbejdsstyring, der er skabt for at optimere vores daglige processer.

Google Docs

Det er et gratis Google-værktøj til at oprette, dele og redigere filer (tekstfiler, regneark, præsentationer, formularer), både offline og online. Det fungerer på din telefon, tablet eller computer. Hvad mere er, værktøjet er kompatibelt med Word-filer – så du behøver ikke at købe software – og er integreret med Google Drive (15 GB).

Office Online

Den gratis version af Microsoft Office er en opfølgning på et kraftfuldt online managementværktøj, der giver dig mulighed for at oprette, gemme og dele dokumenter, regneark, præsentationer og notesbøger. Office Online inkluderer Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, OneNote Online, OneDrive (15 GB), Outlook.com postkasse, kalender og kontakter.

Dropbox

Dropbox er et sikkert system til deling og opbevaring af filer, sikkerhedskopiering og synkronisering af filer mellem computere. Det giver dig mulighed for at uploade, se og downloade data både gennem en almindelig browser og gennem en dedikeret applikation installeret på din computer.

ColorNote

Den simple Android-app – CollorNote giver dig mulighed for hurtigt og nemt at redigere noter, påmindelser, e-mails, beskeder, indkøb og opgavelister. Denne app giver dig mulighed for at organisere dine noter efter farve, låse adgangskoder og oprette sikkerhedskopier.

Apps til tidsstyring

I den moderne livs travlhed kan det være utrolig svært at holde styr på alt, hvad du skal fuldføre. En effektiv tidsregistreringsapp vil ikke kun hjælpe dig med at få større kontrol over din dag, men vil også gøre dit team mere produktivt og forbedre dets ansvarlighed.

Og hvad er dine måder at styre tid effektivt? Kender du andre interessante tips, regler eller applikationer til tidsstyring? Tøv ikke med at se og dele kommentarer.