4 trin til at designe og gennemføre en effektiv tabletop-øvelse

Det hele sker gennem tale, deling og at finde løsninger, snarere end, som i tilfælde af feltøvelser, at gøre eller agere. I en sådan form er det afgørende at lære og se, om de teoretiske bestemmelser oversættes til faktiske nødsituationer. I denne artikel vil du lære, hvilken værdi tabletop-øvelser kan bringe til en organisation, hvornår det er værd at gennemføre dem, og hvordan man kører dem korrekt.

Grundlæggende regler for gennemførelse af en tabletop-øvelse

En tabletop-øvelse er et møde, der har til formål at designe procedurer at følge og foranstaltninger at tage under en nødsituation. Afhængigt af typen af organisation kan det involvere at skitsere måder at reagere på et cyberangreb, en naturkatastrofe som et jordskælv eller et pludseligt terrorangreb. Det kan også have et mere afslappet omfang, såsom at finde ud af, hvordan man håndterer tabet af essentielle teammedlemmer eller den pludselige fremkomst af en konkurrent på markedet.

Uanset graden af nødsituation har tabletop-øvelser én ting til fælles: et færdiglavet scenarie med specifikke foranstaltninger at tage og deres progression. Uden scenariet giver det ikke mening at gennemføre en TXT. Dette skyldes, at hovedformålet med disse øvelser er at kontrollere, om de teoretiske bestemmelser, der gælder i organisationen, afspejles i virkeligheden, og om der skal foretages ændringer. Så hvis din organisation ikke har en defineret handlingsplan i tilfælde af en nødsituation, bør det første skridt være at skrive et sådant scenarie.

Øvelserne finder sted i et afslappet miljø for at give alle teammedlemmer mulighed for frit at definere deres roller i reaktionen på bestemte situationer og diskutere bekymrende emner uden frygt eller skam. Her handler det ikke om konkurrence og at teste, om medarbejderne kan handle under pres, men om at lære og arbejde som et team.

Hvilken værdi bringer gennemførelsen af en tabletop-øvelse?

At gennemføre en tabletop-øvelse er ikke så tidskrævende som en feltøvelse, men det kræver stadig at dedikere tid og samle individuelle teammedlemmer. Du skal afsætte nogle ressourcer, men hvad du får til gengæld er mange fordele, ikke kun for organisationen, men også for teammedlemmerne.

Værdien for organisationen, som TXT kan bringe

• At verificere procedurer under et afslappet møde er langt at foretrække frem for “live” test under en krise
• Mulighed for at forfine regler, lukke huller og implementere korrigerende handlinger
• Mulighed for at forbedre teknikker til nødhåndtering
• Styrke båndene mellem individuelle teammedlemmer
• Verificere, at medarbejderne kender og følger de teoretiske bestemmelser i protokollerne

Værdien for teammedlemmerne, som TXT kan bringe

• Mulighed for at arbejde igennem din rolle i et afslappet format
• Bedre betingelser for at huske de næste skridt i håndteringen af en specifik situation
• Mulighed for at stille spørgsmål, udvide din viden
• At køre scenarier og tests letter fremkomsten af forslag til ændringer eller forbedringer af individuelle optegnelser

Hvordan gennemfører man en tabletop-øvelse?

1. Identificer formålet med at gennemføre en tabletop-øvelse

Planlægning af en tabletop-øvelse bør starte med at definere det mål, du ønsker at opnå efter den er gennemført, og hvordan du planlægger at anvende de opnåede resultater. For nogle vil det centrale spørgsmål involvere at uddanne de teammedlemmer, der har misset muligheden for at analysere de forskellige bestemmelser i planerne før. Andre vil finde i det en chance for at vurdere, om de teoretiske principper afspejles i virkeligheden. Uanset hvad dit hovedincitament er for at gennemføre sådanne øvelser, er de bundet til at bringe langt flere fordele, end du planlægger.

2. Udpeg de involverede personer og definer deres rolle i øvelsen

Selvom tabletop-øvelsen er statisk og udføres i form af en afslappet gruppe samtale, er der stadig visse regler at følge. Du skal udpege de personer, der vil deltage i øvelsen, og tildele dem specifikke roller. Andre personer kan observere og følge scenariet, men for at undgå kaos bør de ikke deltage aktivt under selve øvelsen. Observatører kan også give deres synspunkter, hvilket kan være nyttigt under evalueringen og dokumentationen af øvelsen, så det er værd at sætte tid af til at stille spørgsmål og komme med forslag lige efter TXT.

Et vigtigt element i hele bestræbelsen er udnævnelsen af den rette leder/facilitator. Du kan beslutte dig for nogen fra dit team eller hyre en professionel til denne opgave. Uanset hvad, bør det være nogen, der ikke kun kender scenariet og virksomhedens regler samt opgaverne for de enkelte teammedlemmer meget godt, men også har de specifikke interpersonelle kvaliteter til at gennemføre øvelsen korrekt.

Facilitatoren bør vide og beslutte omhyggeligt, hvornår man skal følge og hvornår man skal lede gruppen. Den vigtigste egenskab, man også bør have, er evnen til at skabe komfortable betingelser for kreativ diskussion og at lede debatten for at holde den på sporet. En etableret tabletop-øvelsesleder vil føle gruppen og opretholde en sund balance mellem sløvhed og strenge regler.

3. Identificer et specifikt scenarie

Scenariet bør svare til den potentielle trussel, der er mest reel for organisationen. Meget afhænger af typen af virksomhed, men også placeringen af hovedkontoret. En sådan handlingsplan kan adressere forekomsten af en orkan eller et andet element, men også specificere de næste skridt til håndtering af et massivt hackingangreb.

Uanset hvad dit mål er, bør scenariet definere og beskrive en ret realistisk situation i detaljer. Det skal inkludere spørgsmål til enkeltpersoner for at sætte dem i den rette tankegang og kontrollere, at de træffer de rigtige beslutninger. Dette skyldes, at hvert teammedlem skal vide, hvem de skal kontakte i tilfælde af en krise, hvilke handlinger der er essentielle, samt hvilke resterende ressourcer der skal prioriteres og beskyttes. De skal blive bekendt med det generelle scenarie før det planlagte møde, så de kan forberede sig godt.

Scenariet skal inkludere et specifikt manuskript, men det er værd at satse på en vis fleksibilitet her. Måske vil yderligere punkter ændre sig i løbet af diskussionen, og teammedlemmernes tilgang vil kaste nyt lys over hele situationen. I sådanne tilfælde er det bedst for lederen ikke at afbryde diskussionen, lade den flyde og let afvige fra det oprindelige manuskript for at skabe et bedre, opgraderet et.

4. Husk den afsluttende analyse

Øvelserne får teammedlemmerne til at forstå deres roller og tester, om de kender de forskellige bestemmelser for korrekt at reagere i tilfælde af en nødsituation. Men den reelle værdi af tabletop-øvelsen kommer fra analysen af denne diskussion og ligger i muligheden for at foretage forbedringer og forbedre allerede eksisterende løsninger. Derfor er det lige så vigtigt at analysere hele begivenheden efter øvelsen allerede har fundet sted og lave en rapport baseret på det. Disse oplysninger kan forbedre beredskabsplanen og verificere hullerne i den.

Er tabletop altid den rigtige løsning?

Naturligvis har hver tilgang til risikostyring og beredskab sine fordele og ulemper. De resultater, de leverer, formes af flere fremtrædende variable, miljøer og omstændigheder og mennesker. Det samme gælder for tabletop-øvelsen. Uden tvivl giver denne øvelse dig mulighed for at teste de eksisterende retningslinjer og evaluere miljøet og menneskerne. Det giver dig også mulighed for at lære om forslagene fra andre teammedlemmer.

Det er også en fantastisk lærings- og spørgemulighed, der ikke involverer mange ressourcer og ikke er for arbejdsintensiv. Desuden kan sådanne øvelser også finde sted på afstand, så de vil fungere godt for organisationer med forskellige lokationer rundt om i verden.

Men det betyder ikke, at denne metode er en ideel løsning, den har også sine ulemper. For det første vil en afslappet atmosfære og teoretisk snak aldrig afspejle den virkelige begivenhed, hvor selv godt forberedte medarbejdere kan fejle, da stress og behovet for at handle hurtigt tilføjes. Under en tabletop-øvelse kan du kontrollere, at alle kender deres rolle, men du vil ikke altid opdage alle fejlene i planen. Nogle af dem vil kun vise sig under virkelige situationer, ikke under teoretiske diskussioner.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.