7 fordele ved personlig revision og hvordan man udfører den

Den personlige revision har ét mål – den skal indikere processer i organisationen, der fungerer godt, og dem der er dysfunktionelle. Alt dette gøres for at korrigere processer i organisationen. En veludført HR-revision giver svar på strategiske spørgsmål relateret til personaleledelse og angiver retningen og metoderne for realiseringen af den personlige funktion. Desuden letter den beslutningstagning ved ansættelse og giver retning til planlægningsprocesser samt hjælper med at forme personlige karriereveje. I betragtning af at betydningen af menneskelige ressourcer på arbejdsmarkedet i de seneste år gradvist er steget, bliver gennemførelsen af HR-revisioner mere og mere populær og almindelig

Personlig revision – indholdsfortegnelse:

1. Hvad er en personlig revision?
2. Omfanget af personlig revision
3. Fordele og risici relateret til en personlig revision
4. Sammenfatning

Hvad er en personlig revision?

Værktøjet, der bruges til at diagnosticere og vurdere menneskelige ressourcer, er en personlig revision, nogle gange kaldet en HR-revision. Denne type revision kan gennemføres uafhængigt eller være en del af andre revisioner, for eksempel ledelsesmæssige eller organisatoriske. Personalerevision kan defineres som en målrettet proces (aktivitet) rådgivende eller overvågende i natur, der består af forskning og vurdering af menneskelige ressourcer og den personlige funktion. Hovedformålet med kontrollen er at fastslå overensstemmelse mellem den nuværende tilstand og de planlagte og accepterede organisatoriske standarder.

Blandt de vigtigste træk ved en personlig revision er:

• objektiv vurdering foretaget af revisor og forbedret personlig funktion
• forbedring af en anvendt løsning, som den primære forudsætning for revision
• forskning og vurdering af accepterede standarder, etableret måde at udføre på
• samarbejde mellem revisoren og ledere samt medarbejdere både på højere og lavere niveau
• gennemførelse med brug af de rette værktøjer designet til at indsamle information og deres analyse
• præsentation af objektive beviser, information af kvantitativ og/eller kvalitativ karakter, der er verificerbar
• forberedelse af alle indsamlede data i form af den endelige rapport, der kan danne grundlag for planlægning og implementering af korrigerende handlinger

Revisionen bør gennemføres på en etisk måde og med behørig hensyntagen til loven. Desuden bør revisoren i sine aktiviteter ledes af professionalisme, nøjagtighed, upartiskhed og uafhængighed i meningsdannelsen.

Omfanget af personlig revision

Blandt de grundlæggende spørgsmål, der kontrolleres af revisoren, er kompetencer og motivationer hos medarbejdere, effektivitet og omkostninger ved arbejdet, tilstand og struktur af ansættelse samt niveauet for medarbejderomsætning.

Den personlige revision kan gennemføres på niveauet for individ, gruppe, hele organisationen og den personlige funktion. Flere områder kontrolleres i forhold til det kontrollerede niveau.

Revision på individuelt niveau. Emnet for undersøgelsen: individuelt arbejdspotentiale, organisatorisk adfærd, arbejdsresultater.

Revision på gruppeniveau. Emnet for undersøgelsen: interaktion inden for arbejdsgrupper og uformelle grupper, gruppens arbejdspotentiale, adfærd og arbejdsresultater, sammenhæng i gruppen, interpersonelle relationer, rolle og styrke af lederskab, teamets livscyklus, faktorer der påvirker gruppens funktion og de opnåede resultater.

Revision af den personlige funktion. Emnet for undersøgelsen: strategier, metoder og teknikker til menneskelige ressourcer management, processer i personaleorganisation, effektiviteten af personalestyring, rekruttering af medarbejdere, systemet for vurdering og belønning, muligheder for faglig udvikling, medarbejderomsætning og administrative operationer.

Uanset typen og omfanget af personlig revision er den nødvendige betingelse for den rette gennemførelse af processen forberedelsen og overholdelsen af de rette procedurer, der bør tage hensyn til alle normer, standarder og specifikationen for den givne branche. Proceduren bør fastsætte målet, emnet og omfanget af den personlige revision samt standarder for undersøgelse og vurdering og ansvarsområdet for de personer, der deltager i revisionen, identifikation af den nuværende tilstand, verifikation og fortolkning af resultaterne samt forberedelse af en endelig rapport, der indeholder evaluering og anbefalinger.

Fordele og risici relateret til en personlig revision

Som allerede nævnt er kendetegnene ved en HR-revision dens uafhængighed, upartiskhed og omfattende undersøgelse, der muliggør vurdering af alle menneskelige ressourcer i organisationen.

De vigtigste fordele ved gennemførelsen af revisionen er:

• bestemmelse af det reelle bidrag og engagement fra medarbejdere i realiseringen af organisationens hovedmål
• en stigning i ansvarlighed og professionalisme hos HR-medarbejdere
• harmonisering af aktiviteter inden for menneskelige ressourcer
• justering af interne regler til ansættelsesregler
• omkostningsrationalisering ved at øge effektiviteten af de anvendte procedurer
• overblik over det personlige informationssystem

Udover fordelene kan en personlig revision medføre nogle trusler. Det er en risiko relateret til forskningen, der vedrører interdisciplinariteten af den personlige funktion, og objektive begrænsninger i forhold til vurdering og måling, som kan resultere i et falsk billede af resultaterne. Andre risikofaktorer er relateret til kulturen, procedurerne og kompetencerne hos de personer, der bestiller og gennemfører revisionsprocessen. Desuden kan objektiviteten af revisionen blive påvirket af forventningerne fra det ledende team, der måtte ønske at få positive kontrolresultater. Derfor er det så vigtigt at overholde regler og procedurer samt at sikre en pålidelig og gennemsigtig gennemførelse af hele processen.

Sammenfatning

Evnen til at konfigurere en personlig revision er en chance for at justere den rette sammensætning af de studerede områder til den specifikke funktion og organisation af den givne virksomhed. Revisionen bør betragtes som et vigtigt værktøj, der letter praksis for menneskelige ressourcer management i en organisation uanset dens størrelse, struktur og aktivitetsområde. Resultaterne kan blive en vejviser, der viser den effektive realisering af den personlige funktion i organisationen og styrkelsen af HR-afdelingens image i forhold til hele virksomheden.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.