Hvad er rollen af informationssystemer i menneskelige ressourcer management?

Human resource information systems er et effektivt værktøj, der anvendes af langt de fleste moderne organisationer. I den moderne teknologis tidsalder er det svært at forestille sig HR-ledelse uden IT-support. I hvilken grad disse systemer er tilpasset en organisation afhænger af dens størrelse, kompleksiteten af dens processer, dens tilgang til brugen af moderne værktøjer samt dens ressourcer og kapital. Implementeringen af IT-systemer eller moderniseringen af eksisterende systemer kræver ikke kun økonomiske udgifter, men også organisatoriske, personale- og mentale ændringer samt kendskab til programmet. Derfor, før du beslutter dig for at implementere sådan software, skal du analysere og forberede dig på de nødvendige ændringer.

Informationssystemer i human resource management – indholdsfortegnelse:

1. Elementer af informationssystemer
2. Brugervenlighed af informationssystemer i HRM
3. Fordele ved at bruge informationssystemer
4. Sammenfatning

Elementer af informationssystemer

Et informationssystem er en del af informationsteknologi (IT), der bruger computer værktøjer. For at et system kan kaldes IT, skal det bestå af computerhardware, software, telekommunikation og medarbejdere.

Hardware er et sæt teknisk udstyr, der muliggør transmission, modtagelse og behandling af information. Hardware består af udstyr som input-enheder (tastatur, læsere, mus), output-enheder (skærme, printere, scannere), processorer og hukommelse. På grund af den hurtige udvikling af moderne IT-løsninger ændrer hardware sig konstant og bliver hurtigt forældet. Det mest bekvemme og populære hardware, der anvendes i personaleledelse, er en personlig computer (bærbar) og en smartphone.

Software er en samling af programmer, instruktioner, implementerede grænseflader og integrerede data, der muliggør behandling af data til det formål, som brugeren angiver. Ved hjælp af softwaren opbygges grundlæggende værktøjer som forskellige databaser, der fungerer som samlinger af indbyrdes relaterede data. Medarbejderdatabasen inkluderer al information om medarbejdere, modeldatabasen muliggør simulering af konsekvenserne af beslutninger og evaluering af medarbejdere. Videnbasen muliggør derimod vidensstyring, undersøgelse af medarbejderadfærd og implementering af træningsprogrammer.

Telekommunikation involverer at forbinde arbejdet mellem flere computere og terminaler. Computere kan forbindes på regionalt, nationalt eller globalt niveau. En sådan løsning gør det muligt at skabe virtuelle organisationer og implementere fjernarbejde. Telekommunikation fungerer baseret på telefon-, fiberoptiske, men også trådløse og endda satellitnetværk.

Medarbejdere er det vigtigste og mest værdifulde element i informationssystemet. Personalet, der betjener systemet, består af programmører, arkitekter, ledere og brugere. For at systemet kan fungere effektivt, er det nødvendigt at træne og introducere medarbejdere til nye opgaver. Små virksomheder bruger normalt ekstern teknisk support. De større ansætter IT-specialister til at overvåge driften og den løbende modernisering af systemet.

Brugervenlighed af informationssystemer i HRM

Før du beslutter dig for at bruge et informationssystem, skal du udføre en analyse af organisationen og især de medarbejderes behov, der er ansvarlige for HRM-politikken. Besvar spørgsmålet om, hvorvidt og i hvilken grad systemet vil lette deres arbejde, og om de implementerede aktiviteter vil være mere effektive. Det vil også være nyttigt at udføre en økonomisk beregning for en specifik situation. Det er værd at huske, at nytten af informationssystemer afhænger af rollen og placeringen af HR-afdelingen i virksomhedens struktur.

Fordele ved at bruge informationssystemer

Human resource information systems, der er tilgængelige på markedet, adskiller sig med hensyn til funktionalitet. Men det er deres unikke egenskaber, der påvirker deres implementering og brug. Korrekt implementering af HRIS har flere målbare fordele såsom

• Besparelser. Afkastet af investeringen er langsigtet, men efter noget tid er de økonomiske resultater af systemimplementeringen synlige. Det centraliserede system muliggør integration af mindre processer til én, hvilket fører til en betydelig stigning i arbejdseffektiviteten. Modulet til professionel udvikling reducerer logistiske omkostninger i forbindelse med organiseringen af træning.
• Forbedret kommunikation. Den centraliserede database reducerer den såkaldte “kommunikationsstøj” ved at give et uændret sæt informationer til alle medarbejdere i organisationen. At reducere fejl forårsaget af arbejde med forkerte data reducerer også omkostningerne og eliminerer forkerte beslutninger.
• Analyse og rapportering. Sammenstillings-, sorterings- og fortolkningsfunktioner gør det muligt at analysere data enkelt og hurtigt, og de opnåede oplysninger er ikke udsat for fejl. Hurtig adgang til rapporter giver ledere mulighed for at træffe mere præcise personale beslutninger.
• Øget produktivitet. Systemets funktioner strømliner arbejdet relateret til for eksempel sporing af tidskort eller analyse af medarbejderfastholdelse og -omsætning. Avancerede informationssystemer automatiserer de mest kedelige opgaver.

Informationssystemer – sammenfatning

Information til human resource management, som behandles i informationssystemet, er især vigtig. Takket være denne specifikke vidensbase er det muligt effektivt at styre personale gennem tilstrækkelig planlægning, organisering, ledelse og kontrol.

Information om organisationen og dens omgivelser bestemmer, hvordan de rigtige bemandingsbeslutninger træffes. Det stigende antal problemer inden for human resource management i de seneste tider gør implementeringen af et IT-styringssystem til en af de vigtigste betingelser for succes på dette område. Korrekt brug af systemet kan være en af de vigtigste faktorer, der fører til en virksomheds konkurrencefordel.

Læs også: Typer af HRIS-software.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.