Tidsstyring i projekt | #43 Kom godt i gang med projektledelse

Effektiv tidsstyring i et projekt er afgørende for dets succes. Ifølge en PMI-undersøgelse fra 2021 bliver dog kun 55% af projekterne færdige til tiden. Ofte står projektledere over for problemer på grund af urealistiske tidsplaner, mangel på fleksibilitet eller upassende værktøjer. Tidsstyring handler trods alt om planlægning, overvågning samt kontrol af projekttid, mens projektlederen er ansvarlig for at sætte mål og fastlægge prioriteter for at sikre, at opgaverne bliver afsluttet til tiden.

Tidsstyring i projekt – indholdsfortegnelse:

1. Introduktion
2. Hvad er tidsstyring i et projekt?
3. Tidsstyringsproblemer i projektet
4. Metoder til tidsstyring i projektet
5. Pareto-metoden
6. ABC-metoden
7. Eisenhower-metoden
8. Sammenfatning

Introduktion

Projekter skal færdiggøres inden for en bestemt tidsramme, ifølge en fast tidsplan, for ikke at pådrage sig tab og udgøre en trussel mod organisationen. At flytte deadlines genererer ekstra omkostninger, påvirker andre opgaver i virksomheden og fører til en ophobning af opgaver og en hurtig stigning i projektkompleksitet. Så hvordan kan man komme godt i gang med tidsstyring i et projekt allerede i planlægningsfasen?

Hvad er tidsstyring i et projekt?

Tidsstyring i et projekt handler om:

• planlægning,
• overvågning, og
• løbende overvågning af tidsrammen for individuelle opgaver og delmål.

Projektlederen bør sætte mål og fastlægge prioriteter for at sikre, at projektet forbliver på tidsplanen. Til dette formål bør projektlederen omhyggeligt planlægge hver fase af projektet, tage højde for den tid, der er nødvendig for hver aktivitet, og de mest sandsynlige forhindringer for deres gennemførelse.

Tidsstyringsproblemer i projektet

De mest almindelige tidsstyringsproblemer i et projekt er:

1. Urealistiske tidsplaner – især når man arbejder med et nyt team eller inden for et højrisikoområde, kræver det erfaring at skabe en præcis tidsplan og sætte realistiske milepæle, og det er meget vanskeligt; derfor er det almindeligt at lave tidsplaner under projektplanlægning, som er umulige at gennemføre inden for den tildelte tid.
2. Mangel på fleksibilitet – Mangel på fleksibilitet er en tidsramme, der er sat for stramt, mangel på tid til implementering af nye teammedlemmer, eller mangel på en beredskabsplan for nedetid på grund af mangel på råmaterialer eller forventet markedsinteresse.
3. Utilstrækkelige værktøjer – Projektledere anvender ofte utilstrækkelige tidsstyringsværktøjer, hvilket fører til fejl i estimering af opgavernes varighed og afhængigheder.

Metoder til tidsstyring i projektet

For at undgå disse problemer eller reducere den tilknyttede risiko for projektfejl, bør projektlederen tage et nærmere kig på projektets tidsstyringsmetoder og værktøjer: Pareto-metoden, ABC og Eisenhower-metoden.

Pareto-metoden

Den italienske videnskabsmand Vilfredo Pareto dyrkede ærter i sin have. I den forbindelse bemærkede han, at så meget som 80% af ærtefrøene findes i 20% af bælgene. Da han primært var interesseret i økonomi, fandt han snart ud af, at dette princip også gjaldt for andre områder af livet. For eksempel, i hans tid tilhørte 80% af jorden i Italien 20% af befolkningen.

Det blev snart klart, at anvendelsen af Pareto-metoden er virkelig bred, især inden for erhvervslivet. Den hjælper blandt andet med at identificere:

• De vigtigste opgaver, der skal udføres i projektet, samt
• Den type opgaver, der oftest forårsager forsinkelser,
• De mest almindelige årsager til forsinkelser, uanset opgavetype.

Pareto-metoden er baseret på antagelsen om, at 20% af aktiviteterne producerer 80% af effekterne. I praksis betyder det, at for at undgå forsinkelser bør projektlederen fokusere på:

• At identificere de 20% vigtigste opgaver i projektet og sikre, at de bliver udført først,
• At opdage de opgaver, der forårsager forsinkelser, og forstå deres årsag,
• At definere de 20% mest almindelige årsager til forsinkelser og arbejde på at eliminere dem.

Pareto-metoden visualiseres ofte ved hjælp af et Pareto-diagram. Det kombinerer et søjlediagram med et linjediagram, hvor:

• På X-aksen er årsagerne til forsinkelser markeret, arrangeret i rækkefølge fra de mest almindelige,
• På Y-aksen er antallet af deres forekomster og procentdelen af det samlede antal forsinkelser,
• Linjegrafen gør det nemt at identificere, hvilke årsager til forsinkelse der falder ind under de vigtigste top tyve procent.

ABC-metoden

ABC-metoden involverer at mærke opgaver i henhold til deres vigtighed – A, B og C klasser. Klasseopgaver:

• A – er de vigtigste og kræver mest opmærksomhed,
• B – er vigtige, men mindre presserende,
• C – er irrelevante og kan udsættes.

Dette gør det muligt for projektlederen at fokusere på de vigtigste opgaver og ikke spilde tid på at koncentrere sig om de mindre vigtige.

ABC-metoden er enkel at anvende og let at forstå. Den er særligt nyttig i projekter med mange opgaver, der har lignende vigtighed.

Eisenhower-metoden

Eisenhower-metoden, også kendt som Eisenhower-matrixen, er måske det mest anvendte værktøj til at prioritere opgaver, mål og endda hele projekter. Metoden involverer at opdele opgaver i presserende og ikke-presserende, vigtige og uvigtige, og derefter fokusere på dem, der både er presserende og vigtige.

Den præsenteres normalt med to krydsende linjer, der opdeler arket i kvarterer.

	PRESSERENDE	OPDATERET
VIGTIG	Skal gøres med det samme	Skal planlægges snart
Ugyldig	Skal delegeres eller udføres, når tiden tillader det	Skal afvises

Projektlederen bør finde ud af, om opgaverne er presserende og vigtige, kun presserende, kun vigtige, eller hverken presserende eller vigtige overhovedet. På den måde kan man fokusere på de vigtigste opgaver og ikke spilde tid på dem, der bringer lidt til projektet.

For effektivt at bruge Eisenhower-matrixen skal man regelmæssigt opdatere status for de opgaver, der er placeret i den. Dette skyldes, at en opgave ofte springer til kategorien af de mest presserende natten over.

Sammenfatning

Tidsstyring i et projekt påvirker kvaliteten og succesen af projektet, så projektlederen bør kende og bruge værktøjer som Pareto-metoden, ABC-metoden og Eisenhower-metoden, og holde status for alle opgaver i projektet opdateret. For at gøre dette bør han konstant kommunikere med alle involverede parter og justere tidsplanen for at imødekomme ændringer, der måtte opstå.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.