Hvad er et organisationsdiagram?

Alligevel er der et element af ekstrem betydning, som du måske har udeladt – den effektive struktur, som en virksomhed eller organisation etablerer. Denne struktur består af afhængigheder og ansvar, der effektivt visualiseres af det såkaldte organisationsdiagram. Nedenfor forklarer vi, hvad dette værktøj præcist er, samt påpeger, hvilke fordele dets brug bringer til virksomheder og institutioner, der opererer i forskellige industrier.

Org diagram – eller hvad?

Et org diagram er ikke bare en simpel, ligefrem tegning, men et komplekst ledelsesværktøj til at skildre – men vigtigst af alt forstå – strukturen i en given virksomhed, institution eller anden enhed. Det er en grafisk visualisering af hierarkiet (fra det højeste til det laveste niveau), opdelingen af ansvar samt forbindelserne mellem forskellige enheder (forskellige teams eller individer).

Det er et nyttigt middel for medarbejdere (især dem der lige er startet), da det hjælper dem med at se strukturen i en virksomhed eller institution ved klart at definere rollerne for hver enhed og deres ansvarsområder og kompetencer. Det kan også være praktisk for udenforstående (såsom potentielle investorer eller partnere), der ønsker at vide, hvordan en virksomhed eller institution fungerer. Essensen af et organisationsdiagram ligger derfor i at sikre gennemsigtighed og effektiv ledelse af de tilgængelige ressourcer.

Hvad indeholder org diagrammet?

Der findes forskellige typer værktøjer beskrevet (fra hierarkiske, til funktionelle, til matrix, dvs. fokuseret på igangværende projekter). Præcis hvilke elementer der er inkluderet afhænger af den specifikke sag (især størrelsen på enheden og den industri, den opererer i). Ofte inkluderer det dog information om sådanne elementer som:

• ledere – i den øverste del af visualiseringen placeres de vigtigste lederpositioner, der er ansvarlige for at træffe nøglebeslutninger vedrørende hele virksomheden eller institutionen. Her optræder normalt personer som præsidenten, vicepræsidenten, generalledere (for områder som HR, marketing, udvikling, salg osv.), og nogle gange topledere,
• individuelle divisioner eller afdelinger – hver afdeling (f.eks. marketing, HR, IT, salg, jura og compliance osv.) er repræsenteret ved en separat blok, og i den er der individuelle stillinger og roller (inden for afdelingerne kan der også være teams, der er ansvarlige for et specifikt område, f.eks. kommunikation, performance og outreach teamet i marketingafdelingen),
• Opdeling af stillinger – inden for hver afdeling eller division er de specifikke stillinger, der findes i virksomheden eller institutionen, også opført (fra direktører til senior- og junior-specialister, til praktikanter og trainees), ofte med deres tildelte ansvar,
• kommunikations- og underordningslinjer – som en del af den grafiske repræsentation af strukturen angives det også, hvem der er ansvarlig for at rapportere om sine aktiviteter, og til hvem en sådan rapport skal indsendes,
• nøgle/legende – en grafisk visualisering inkluderer ofte også en nøgle eller legende, der forklarer betydningen af forskellige symboler og linjer, der anvendes i diagrammet. Dette gør det nemt for alle brugere at se strukturen og forstå betydningen af alle de forskellige elementer.

Hvorfor skal en virksomhed have et org diagram?

Hvad godt gør det at forberede et organisationsdiagram? For det første kan medarbejdere på denne måde lettere forstå deres plads i strukturen – de ved, hvad deres opgaver er, hvem de præcist er ansvarlige overfor (både inden for de grundlæggende og højere niveauer) og hvem de kan henvende sig til i tilfælde af et problem.

Desuden, hvis de har brug for støtte fra en person fra en anden afdeling, kan de selv tjekke i org diagrammet, hvem der er ansvarlig for et bestemt område og være sikre (i de fleste tilfælde) på, at de har henvist spørgsmålet til den rette person. På denne måde hjælper klart definerede kommunikations- og ansvarslinjer med at undgå forvirring og arbejdsstop. Samtidig gør den beskrevne grafiske visualisering det også muligt at identificere områder, hvor der er huller eller for meget arbejdsbyrde, hvilket muliggør en mere effektiv fordeling af aktiviteter.

Org diagram – opsummering

Givet de ovenfor nævnte fordele kan vi trygt sige, at det ville være en skræmmende og ekstremt vanskelig opgave at lede en virksomhed, institution eller anden enhed uden et org diagram. Kommunikationen ville være mere trukket ud, beslutninger ville være mindre velovervejede (på grund af manglende fuld viden om den interne struktur og relationer), og ressourcer ville blive anvendt på en ikke-optimeret måde.

Et org diagram letter ledelsen, samtidig med at det muliggør en forståelse af virksomheden eller institutionen som helhed og identificerer områder, hvor forbedringer og ændringer kan implementeres for yderligere vækst og succes. Således bør hver virksomhed og institution – selv en lille – tage sig af at skabe et præcist og (vigtigt) opdateret org diagram.

Hvis du kan lide vores indhold, så bliv en del af vores travle bier-fællesskab på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.